淺議對高職院校圖書館辦公室秘書工作的基本要求

姜笑楠

【摘 要】秘書是高職院校圖書館管理隊伍中的重要成員，是對圖書館網絡建設、資源建設、人才培養等大量事務性工作起協助管理作用的管理者。

【關鍵詞】圖書館 秘書工作

高職院校辦公室是為保障學校各項管理活動的順利進行提供綜合性服務的辦事機構。在這個機構工作的秘書主要負責調查研究、收集信息、協調關系、綜合平衡等工作。通過信息的收集傳遞，起著承上啟下、溝通左右的樞紐作用；經過對信息的歸納整理，提出有關工作的建議和方案，供領導使用。從總體上講，高職院校辦公室秘書的工作，就是當好領導的參謀和助手，為學校領導掌握情況、制定和執行各項政策提供服務。他們工作的優劣，直接或間接地影響到學校工作的大局。

一、 圖書館秘書工作的角色定位

目前對秘書職能范疇的研究有所拓展，但傳統上還是把秘書定位為“收發員”，忽視其專業性，這種偏見大大的制約了圖書館秘書的發展。圖書館辦公室是中樞機構，秘書人員是連接館長和館員的紐帶，因此，重視高職院校圖書館辦公室秘書素質的問題，是確保高職院校圖書館辦公室工作質量的首要問題。

（一）服務者。服務對象的明確性要求館秘書必須為圖書館建設服務、為全院師生服務。高職院校是知識分子的集合體，教師的職稱、學科閱歷等都有所不同，還要面對性格各異、家庭背景各不相同的學生群體，使得服務對象又有很大的特殊性。幫助館員樹立為一線教師及學生服務的思想，牢固樹立服務意識，按照學院整體部署和教學資源的現狀，把館藏資源以最佳方式組合起來，充分調動師生利用館藏資源的主動性、積極性，提高圖書利用率，這樣就達到了服務的目的。

（二）協調能力。作為日常事務的協調管理者，其工作對應面較廣，既有與各處室之間、各系部之間的交流，又要與院（系）領導、系教學秘書聯絡，還要了解師生對館藏資源的意見和建議。具有承上啟下、溝通信息的作用，同時也擔負著圖書館的流通部、信息部、采編部等的協調管理，協助人事處做好工作人員的職業資格評聘工作；負責文件的收發、傳閱及有關文件的起草工作：以及文書檔案的收集、整理和歸檔工作。館秘書在協助館領導管理常規事務，保證系統的正常運轉方面，發揮了實實在在的協調管理作用。

秘書是需要與各種不同的人打交道，這也是秘書的一項基本工作。高職院校的辦公室也是學校的“窗口”，無論是對外交流，還是對內服務，秘書人員都需要具備一定的協調能力。在交往中，秘書人員要迎難而上，敢于面對和處理各種棘手的問題，還要能夠理智地與自己不喜歡的人打交道。同時，要具備很強的自控能力，不論發生了什么事，有什么挫折與煩惱，都要控制自己的情緒，保持克制的態度。

二、圖書館秘書的工作基本內容

（一）人才培養。信息技術的發展對圖書館的傳統工作模式、工作人員的傳統觀念提出了挑戰。因此必須加強人才培養建設，配備相當數量的計算機網絡人員、文獻資料二次開發人員，在爭取引進專業人才的同時，對原有的采編人員進行培訓。現在堅持館內上課和館外培訓相結合的方式，邀請業內專家到這里傳授經驗，并向學校爭取名額，讓更多的工作人員有機會參加館際之間的學術交流，開拓視野。

（二）網絡化建設。高職院校圖書館是大學生的第二課堂，如何切合主流方向進行網絡化建設是重要課題。我館先后組織館員到大連外國語大學、大連醫科大學等高校圖書館進行實地參觀學習，根據我校的規模和學科建設的實際，有的放矢，以實用性、安全性和穩定性為原則，逐步進行網絡化建設。

工作平臺特別強調的是圖書館的服務器，它存放大量的文獻數據，在進行動態管理方面要求較高。主要處理包括采編、流通、典藏、期刊管理、公共查詢、參考咨詢與信息開發、網上業務、館際互借、電子閱覽室管理等數據。還有書刊檢索、讀者信息查詢、新書通報、重要通知以及FPT服務等。

圖書館的主頁設有讀者指南、最新動態、新書推薦、電子資源下載等。通過主頁，可以檢索國內外有關信息。其中還設立了館長信箱用于圖書館與全校師生之間的交流。在數據庫的建設上，目前還要針對學科特點，充分發揮館藏的資源優勢，建設一批高質量、高水平的專業網絡數據庫，特別是學位論文數據庫、重點學科導航庫，為相關學科的教學、科研服務。

（三）文獻資源建設。圖書館要實行實體館藏與虛擬館相結合的建設模式，除了上面的網絡化資源建設之外，對實體圖書館藏的開發利用也是其工作重點，各項評估體系當中明確規定了紙質圖書的數量、范圍、專業類別等。根據本校師生的實際需要進行建設。

常用性文獻是指讀者經常使用的借閱頻率較高的文獻，圖書館應致力提高其擁有率，以滿足讀者經常性的閱讀需求。保障性文獻指不經常借閱的文件，但涉及面廣，是各個學科建設的需要，但涉及經費來源等原因，單純依靠增加本館文獻收藏來提高保障是不現實的，應通過館際協調合作、館際互借等途徑來提高文獻保障率。

隨著文獻生產電子化、數字化進程的加快普及，檢索性文件、參考性文獻的載體和傳播方式發生了重要變化，往往以鏡像數據形式存在。我館現在使用的就是萬方全文數據庫，但在重點學科專業庫建設方面還有所欠缺。應加大采購力度，使原始文獻和檢索性文獻在館藏虛擬化方向大步邁進。作為二級管理單位的圖書館，其文獻中心的重要性不言而喻，在數字化背景下也對圖書館秘書的工作提出更高的要求。必須立足崗位不斷進行業務學習，優化素質結構，具備良好的人文和專業素質，掌握現代管理知識，提高工作效率，堅持服務育人、以人為本，為學院的發展做一份努力。

【參考文獻】

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