Excel表格和頁面設置之新手指南

遠渡重洋

經常有不太熟悉Excel格式設置和排版操作的朋友，會羨慕我打印的Excel工作表美觀漂亮，而他們自己雖然努力嘗試好多次，但打印效果時常都不如人意，有時還會浪費紙張。其實，只要我們熟練掌握以下一些基本的Excel表格和頁面設置技巧，相信很快也可以排版打印出更漂亮的Excel工作表。

選擇不同邊框 讓表格更漂亮

在Excel工作表當中，如果我們要顯示或打印包含表格邊框的數據區域，通常都是先選中所有的單元格，然后單擊“開始”標簽下的邊框設置按鈕，在下拉菜單中選擇“所有框線”，為單元格同時設置黑色的內、外邊框線，操作雖然非常方便，但是線條的樣式卻是千篇一律，不太漂亮。

如果我們想要設計更為漂亮的表格邊框，則可以執行該菜單下方的“其他框線”命令，打開“設置單元格格式”對話框，通過“邊框”標簽下的相關設置選項，為表格的內、外邊框選擇不同的線條樣式和顏色，以增強表格的顯示效果（如圖1）。

繪制斜線表頭 讓表格更專業

適當地使用一些斜線表頭可以讓表格更專業。但通常的方法只能在表頭單元格中插入一條對角線，太簡陋。借助自選圖形可以手工繪制需要的斜線表頭。

首先，應根據具體的表頭內容，調整表頭單元格的行高和列寬。然后依次單擊“插入/形狀/直線”，將鼠標移到表頭單元格中，按住鼠標左鍵，從斜線的起點拖放到終點，即可畫出一條表頭直線。如果起點和終點有點偏差，可將鼠標移到直線的起點（或終點）處，鼠標由十字形變成雙箭頭后，即可按住鼠標向任意一個方向調整直線位置。使用類似的方法繪制另外兩條表頭斜線。雙擊該直線打開“格式”選項卡，按住Shift鍵，依次單擊各條線段，即可全選它們。執行“形狀輪廓”命令，設置表頭斜線的粗細，一般要與表格的外邊框保持一致，這里為1.5磅（如圖2）。

接下來，單擊“直線”工具左側的“文本框”按鈕，在表頭單元格的目標位置單擊鼠標，輸入第一個字“星”，并適當調整其字體、字號等格式。單擊該文本框邊框，在“形狀填充”下將文本框的填充色設置為“無填充顏色”，在“形狀輪廓”下將文本框的邊框設置為“無輪廓”。然后按住Ctrl鍵不放，拖動文本框，可以快速復制我們需要的各個文本框。之所以把表頭文字分成一個一個獨立的文本框，是為了最大限度地利用有限的表頭空間，此方法在Word當中，也同樣適用。

調整頁面布局 讓打印更美觀

當我們開始排版Excel工作表的時候，首先應根據文檔的具體內容，執行“頁面布局”下的“紙張大小”和“紙張方向”命令，選擇合適的紙張大小和方向，默認的紙張大小為A4（常用紙張尺寸見表1，單位厘米），方向為縱向。

如果要打印的表格有多頁，則需要拖動選中要重復的標題行，并單擊“打印標題”按鈕，在“頁面設置/工作表/頂端標題行”文本框中，就會顯示要重復的標題行，類似于Word當中的表格標題行重復命令（如圖3）。如果我們只要打印部分表格內容，還可以先拖動選定該區域，并單擊“打印區域”按鈕，以設置具體的文檔打印區域。

單擊“頁面設置”對話框下方的“打印預覽”按鈕（也可以執行“Office按鈕/打印/打印預覽”命令），可以打開“打印預覽”窗口（如圖4），查看文檔的實際打印效果。勾選“顯示邊框”項，可以顯示文檔的上、下、左、右以及頁眉、頁腳的位置示意線，將鼠標指向該示意線，當光標從放大鏡圖標變成雙箭頭圖標時，拖動鼠標可以自由改變它們的位置。我們也可以單擊“頁面設置”按鈕，打開“頁面設置/頁邊距”對話框，設置具體的數值。如果經過調整，發現當前的頁面布局存在問題，還可以再次打開“頁面設置”對話框進行修改。

總而言之，只要我們能夠掌握一些基本的排版技巧，并恰當地運用它們，在打印文檔之前，充分利用打印預覽功能，及時發現隱藏其中的排版問題并加以修正，相信用不了多久，你也可以打印出更加漂亮的文檔。