圖書館管理的主要方法和分類

謝虹

摘 要 圖書館的核心部門是業務部門，其機構設置形式主要按圖書館的職能設置的部門，即根據圖書館文獻收集、整理和提供使用等職能建立部門，如采訪部、編目部、流通部、參考咨詢部、圖書典藏部、特藏部、業務研究輔導部等。圖書館管理的一個重要內容是對所屬機構的管理，主要包括部門的劃分和設立，各部門關系的確定，職能、職權和業務工作的分工，人員編制、技術力量的配備與協調等。機構設置的目標是提高工作效率，最精簡的、職責分明的、合理的機構設置可以使圖書館成為一個有機的整體，更有效地實現其目標。

關鍵詞 圖書館 管理 方法 分類

圖書館管理的一個重要內容是對所屬機構的管理，主要包括部門的劃分和設立，各部門關系的確定，職能、職權和業務工作的分工，人員編制、技術力量的配備與協調等。機構設置的目標是提高工作效率，最精簡的、職責分明的、合理的機構設置可以使圖書館成為一個有機的整體，更有效地實現其目標。圖書館的組織機構由業務機構和行政機構兩大部分構成：業務機構主要執行文獻的選擇、收集、加工、整理、存儲、提供使用等職能；行政機構主要是為圖書館業務工作提供條件，支持和保證業務工作的完成，負責秘書、外事、公共關系、人事、財務、安全保衛、物資供應、醫療衛生、行政管理等工作。

圖書館的業務工作是由很多相互聯系的工作環節組成的，一般包括文獻的收集、整理、典藏和服務。文獻收集是整個圖書館工作的基礎。圖書館員首先要明確本館的收藏原則、收藏范圍、收藏重點和采選標準，了解本館館藏情況、文獻的種類與復本數、各類藏書的利用率和使用壽命、哪些書刊可剔除、哪些書刊要補缺等，此外還需掌握出版發行動態。然后以采購、交換和復制等各種方式補充館藏。文獻整理包括文獻的分類、主題標引、著錄和目錄組織等內容。文獻分類不僅為編制分類目錄和文獻排架提供依據，也便于圖書館統計、新書宣傳、參考咨詢和文獻檢索等。

文獻主題標引是根據文獻內容所討論的主題范圍，以主題詞來揭示和組織文獻的。文獻分類和主題標引是揭示文獻內容的重要手段，文獻著錄則是全面地、詳盡地揭示文獻形式特征和內容特征的主要手段，它便于讀者依據該文獻的各種特征確認某種文獻，獲得所需文獻的線索。圖書館員把各種款目有序地組織成圖書館目錄，以揭示圖書館館藏，圖書館目錄是檢索文獻的工具，也是打開圖書館這個知識寶庫的鑰匙。文獻典藏主要包括書庫劃分、圖書排列、館藏清點和文獻保護等。其中，文獻保護是一項專門技術，包括圖書裝訂、修補、防火、防潮、防光、防霉和防蟲以及防止機械性損傷等。圖書館服務工作是一項開發利用圖書館資源的工作。它包括發展讀者、讀者研究、文獻流通和推廣服務、館藏報道、閱讀輔導、參考咨詢和文獻檢索、讀者教育等等。

圖書館的核心部門是業務部門，其機構設置形式主要按圖書館的職能設置的部門，即根據圖書館文獻收集、整理和提供使用等職能建立部門，如采訪部、編目部、流通部、參考咨詢部、圖書典藏部、特藏部、業務研究輔導部等。各個職能部門還可根據圖書館的規模、任務、文種等設置不同層次的下屬部門，如編目部還可分中文編目、外文編目等部門。在國際上采用較廣的是按職能設置機構，但通常用于管理普通圖書的圖書館業務。

按文獻學科的類別設置的部門，如自然科學、人文科學、社會科學等部門。這種方式也較多地適用于有關圖書的各項業務。按文獻的語言文字設置的部門，如中文部、西文部、日文部、俄文部等。按文獻類型設置的部門，如期刊部、地圖部、善本部、專利文獻部、視聽資料部等。這種類型的機構大多綜合承擔多種職能，如期刊部往往是兼負責期刊的采集、編目、分類、典藏、流通服務等。按讀者群體劃分的部門如兒童服務部、老年服務部、大學生圖書館、教師參考部、殘疾人服務部等。按服務工作的范圍或地區設置的部門，如公共圖書館或 大學圖書館 的分館、流動書車等。按技術設備設置的部門，如縮微復印室、計算機應用室、視聽室等。

由于各個圖書館在類型、性質、任務、規模、領導方式、館藏組織等方面都會有所不同，機構設置也多不盡相同。小型圖書館和專業圖書館多采用單一的形式設置，大型圖書館則通常綜合運用多種形式設置機構。在國際上，大中型圖書館一般設置技術工作部門、公眾部門、行政管理部門等。圖書館文員一般會在自己的職位上做很長時間，也可以在有一定的工作經驗以后轉去其它的機構擔任文員，但總的來說，文員的晉升還是比較緩慢的，一些優秀的文員會晉升為機構的辦公室主任，負責常規事務的管理。圖書館文員不需要有太高的學歷，文科或秘書相關專業的大專或職業高中畢業生都可以擔任圖書館文員的職位。在學校學習期間，他們會學習計算機、財會、商業和秘書相關的課程。因為經常要與辦公室其它工作人員溝通或做報告，文員必須要有很強的文字和口頭表達能力。

在借書處借給并且收集書，期刊，錄像帶和其他料。在計算機上進入并且不斷改進贊助人的記錄。處理包括書，視聽的材料和計算機軟件的新材料。種書，出版物，根據規定的程序和其他項目和返回給架子，文件的他們，或者另一個指定存儲區。為贊助人放館藏資料，包括書，期刊，帶子盒子，盲文體積和照片。指示贊助人關于怎樣使用參考源，卡片目錄，并且使信息系統自動化。檢查返回的狀態和到期日地位的書，并且計算任何適用的罰款。記錄允許贊助人借書和其他材料的新贊助人和問題借款人身份證。回答日常詢問，并且呈交對圖書館管理員需要專業幫助的贊助人。堅持收到，儲存，發布，并且返回的項目的記錄和文件目錄卡根據系統使用。發出通知并且為丟失或者過期的書接受好的支付。經營小的分部圖書館，在離開場所圖書館管理員監督人的指導下。準備，商店，并且挽回分類和目錄信息，講稿或者與儲存的資料有關的其他信息，使用計算機。

進行文書活動，打字，字處理，復印和寄出材料和郵件分類。時間表和監督辦公室職員，志愿者和學生助理。提供給圖書館管理員在書，期刊，雜志，報紙和視聽和其他材料的收藏品的飼養內的幫助。操作并且保養視聽的設備。評論記錄，例如微縮膠卷和問題卡片， 為了鑒定過期的材料和有過失的借款人的標題。選擇代替請求的標題材料在不可獲得以下標準。采取行動處理破壞性或者問題贊助人。修改書，使用修理帶子，粘貼，以及刷子。交付并且挽回項目往返于部門手工或者使用推車。通過檢查價格使獲得書，小冊子，期刊和視聽的材料變得容易，估計花費，并且準備合適的定貨單。在為郵寄給盲的圖書館贊助人郵寄集裝箱，詞綴地址標簽和用帶的安全的集裝箱方面放書。

圖書館一些主要業務部門的職責范圍是采訪部門或文獻收集部門，根據圖書館的性質、任務和讀者需求，制訂館藏建設方針和文獻收集計劃，進行文獻選擇收集文獻和驗收登記，充實館藏，建立科學的館藏體系，并開展文獻資料的采購協調。文獻編目部門，對進館文獻資料進行分類、編目、加工、組織目錄、揭示和報道館藏，建立館藏目錄體系。文獻典藏部門，負責基本書庫、保存本書庫或存貯書庫的組織管理，辦理圖書的出庫和歸架， 負責書庫內文獻資料的保護工作。外借閱覽部門，負責讀者調查登記，發放借閱圖書的證件，辦理館藏書刊的外借和閱覽，開展館際互借，負責書刊流通與利用的原始統計，管理各個閱覽室和出納臺。指導讀者使用圖書館目錄，宣傳推薦圖書，指導讀者閱讀。未設置典藏部門的圖書館，還負責書庫的組織管理和圖書保護。

館際互借部門為個人或集體讀者提供館際互借服務，辦理互借手續。未設館際互借部門的圖書館，互借工作一般由外借閱覽部門負責。書目參考部門，主要負責編制各種專題書目索引，解答讀者咨詢，指導讀者使用書目、索引、文摘及其他各種工具書。情報研究部門，通過編寫或提供綜述、述評、專題研究報告和其他情報研究成果，為有關部門、個人或集體讀者的科學研究、規劃、決策提供服務。期刊部門負責期刊的收集、登記、加工、裝訂、保存、復制、 閱覽、外借的全過程工作。未設期刊部門的圖書館，期刊的各項工作分別由采編、外借、閱覽等有關部門負責。特藏部門負責珍本、善本、手稿和其他特藏資料的管理與流通。業務研究輔導部門主要負責本館、本系統或本地區圖書館業務改革、發展的研究和經驗交流，負責對本系統或本地區所屬圖書館的業務輔導工作。

圖書館學情報學研究部門負責本館、本系統或本地區所屬圖書館的圖書館學、情報學研究課題的選擇、組織、鑒定、推廣工作以及實際研究工作。計算機技術應用部門負責本館、本系統或本地區圖書館計算機技術應用的規劃 和網絡組織，以及應用與開發等。在國際圖書館界，對于大學的圖書館系統以及類似系統是集中還是分散設置機構，一直是個熱門論題。許多圖書館的經驗表明，最好的做法是文獻收集和整理工作應集中，服務應分散；一個系統的所有圖書館都是該系統的組成部分，各項工作宜統籌安排。

總之，圖書館是文獻信息資源的集散地、是傳播文獻信息資源的樞紐，在館藏建設上圖書館的思想政治教育作用，目的是要引導和幫助讀者樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，打下科學理論的基礎，確立為建設有中國特色社會主義而奮斗的政治方向，從事圖書館的管理人員，時刻不要忘記圖書館的思想政治教育宣傳陣地的職能和自己服務育人的神圣職責。

（作者單位：貴州省威寧縣威寧民族中學）