淺談如何加強高校工會檔案管理工作

王耀萍　王麗娟

摘要：工會檔案管理是高校檔案管理工作的重要組成部分。新形勢下，高校工會檔案管理工作存在一些問題和不足。結合高校工作實際和檔案工作規律，探討了加強高校工會檔案管理工作的途徑。

關鍵詞：教代會；工會檔案；管理

一、工會組織在高校的地位和作用

教職工代表大會由廣大教職工通過民主推薦，依程序推選出能夠充分表露民意的代表構成。堅持教職工代表大會制度是黨委領導下的教職工民主管理、民主監督的一項重要制度。通過教代會廣泛征求教職工的意見和建議，發揮教職工的主人翁作用，調動廣大教職工的積極性和創造性，推動學院的改革發展。工會是教職工代表大會的工作機構，在組織推進學院的民主管理、民主建設、民主監督工作中負有重要責任，通過堅持教代會制度的不斷完善和落實，發揮教代會的職能作用，意義重大。

工會能夠在學校的重大事情決策上、在廣泛聽取教代會意見和建議的基礎上，參與學校變革和發展中的重要事項，審議決定廣大教職工切身利益的事項，民主評議和監督指導干部，參加和監督教代會決定的執行等。如在學校的基建工作中教代會就可以發揮民主決策的功能，這樣就會減少學校決策者的失誤。在教師的培訓、校園文化建設等方面，主要發揮教代會民主督促職能。堅持深入實際，密切聯系群眾，傾聽和反映教職工的呼聲和合理要求，發揮工會的橋梁作用，逐步實現維護教職工合法權益的法制化、規范化。堅持和完善以教代會和校務公開為基本形式的民主管理制度，體現教職工民主參與、民主決策、民主監督、民主評議的權利。把教職工的意愿和合理要求體現在相關的政策和措施中，積極維護教職工的合法權益。

二、高校工會檔案管理的范圍及作用

高校工會檔案是指高校工會從事保障教職工權益，為教職工排憂解難和開展各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料。它是學校全心全意依靠教職工辦學、教職工民主管理職權落實情況的信息庫，是高校工會、教代會工作（活動）的記述、保存、備查的重要信息資源。它可以為高校工作建設提供借鑒和依據，同時為維護教職工的合法權益提供一個信息服務平臺。

工會檔案形成于工會組織的成立、發展過程及工會開展的各項工作。有效的工會檔案管理，對促進高校工會組織工作起到十分重要的作用。

1.高校工會檔案能為學校決策提供依據。工會是聯系學校黨委和教職工的橋梁和紐帶。工會組織參與學校的決策，是學校民主管理的重要方面，工會檔案可以全面總結學校在建設發展過程中的經驗、教訓，為領導者做出正確的決策提供科學依據。

2.高校工會檔案是提高工會工作整體水平的保證。利用工會檔案中紀錄的工會組織的發展歷程、先進教職工的事跡、學校的民主政治建設等寶貴的信息資料，發掘工會檔案的潛在效益，更好地總結工會的工作經驗，從而不斷提高學校工會的工作效率和水平。

3.高校工會檔案是維護教職工民主權力和切身利益的需要。工會檔案中以長期的保管期限保留著的重要的資料之一就是關于學校民主管理、民主監督等方面的資料，例如教代會、會員代表大會、校務公開、教職工座談會等內容的資料，其中涉及教職工切身利益的諸如職工工資、崗位津貼、職稱評定、職務聘任等方面的方案、規章制度、合理意見建議等卷頁都是教職工行使民主權力的重要依據。

三、高校工會檔案管理中存在的問題

隨著高校改革的不斷深入，高校工會工作領域不斷擴大，如困難幫扶工作、女工保障工作、群眾糾紛排查等，這些工作中形成的資料既是工會開展工作的真實紀錄，也是今后工會開展相關工作的借鑒資料。但檔案管理工作還存在著若干問題，主要體現在以下三個方面。

1.工會干部對工會檔案的重視不夠。在具體的實際工作中，檔案管理受學校制度、資金設備、人員知識素質等因素的限制，常常遇到這樣或那樣的困難。也有少部分人對高校工會檔案管理工作缺乏正確的認識，他們甚至錯誤地認為工會檔案管理工作做得好與壞都無足輕重。對高校工會檔案管理工作的重視程度不夠，是目前高校工會檔案管理工作發展的桎梏。

2.檔案管理制度不健全，工作不規范。有些工會組織沒有專門的檔案保管室，硬件和基礎設施及其薄弱。此外，在各高校尚未形成健全的檔案管理制度，致使工作人員工作不規范，效率低下，根本無法達到現代人們對高校檔案信息的需求。

3.沒有充分利用檔案資源。檔案管理的目的在于方便日后的查詢、使用。運用計算機對文件進行接收、查找、存貯借閱、歸還等檔案的歸檔管理工作極為高效，不但可以實現信息共享，還可以為檔案資源的再利用提供有利的平臺。

四、加強高校工會檔案管理工作的措施

高校工會是構建和諧校園、提高教職員工凝聚力的重要部門，做好工會工作，必須加強工會檔案管理工作。新形勢下，如何做好工會檔案管理工作，考慮工會工作實際，結合高校工作實際，遵循檔案工作規律，提出以下工作思路和措施：

1.強化工會檔案管理工作意識，為工會檔案管理工作提供保障。高校工會領導要認識到工會檔案是具有特殊價值的信息資源，要給予高度的重視，加大人財物的投入，為檔案管理者提供良好的工作條件。

2.加強工會隊伍建設，提高檔案管理人員的素質。高校工會要配備相對穩定和具有較高素質的檔案管理人員，根據需要及時調整補充檔案管理人員，要有計劃地對他們進行業務培訓和到學校檔案館進行參觀實踐，讓他們了解檔案材料的收集、分類、編號、裝訂等全過程，掌握最新的現代化管理手段，不斷提高工會檔案管理人員的綜合素質。

3.建立健全工會檔案管理的工作制度。高校工會要盡快建立健全工會檔案管理工作制度，特別是要對收集內容、收集程序、方式等作出明確規定，以確保收集的準確、完整。要明確分工，建立檔案管理人員的崗位責任制，各項工作責任落實到個人。要加強工會檔案管理監督檢查工作，及時了解其歸檔文件的收集、整理和管理情況，使檔案管理工作制度化、規范化。

4.大力開發工會檔案的信息資源。檔案管理的根本目的在于有效利用，要善于發現、總結和廣泛收集同行業工會的信息資料，做好檔案的編目、檢索工作，加強信息的開發利用，實現資源共享，讓工會檔案能夠準確、快捷地為工會工作的開展提供優質的服務。工會檔案的信息資源包括：（1）上級工會組織的信息資源。其內容應包括：國家政策、上級工會組織和學校黨委下發的關于工會的各類文書資料、目前熱點問題等。（2）工會工作基本信息。工會工作基本信息應該是工會工作狀態的具體體現，是工會檔案信息工作的重點。其內容包括：制定的各類規章制度、工作總結、工作計劃、通知、文件、統計報表等；工會組織召開的會員代表大會、教代會的有關資料；組織開展的勞動競賽、評選各級各類先進集體、先進個人的材料；工會會員、工會干部情況資料；工會組織機構情況資料；工會開展的文體活動、民主政治建設文化生活等圖片、影像資料；院務公開、征集教職工意見情況資料；工會組織及會員獲上級工會組織授予的先進表彰文件、獲獎證書（照片）等。（3）同級工會、基層分工會生成的信息資料。包括同級工會組織之間的學習、調研，有關工作經驗交流和介紹等信息資料，基層分工會教職工科研競賽信息資料、文體活動信息資料、請示、工作總結、工作計劃、召開二級教代會形成的各種文書資料等。

總之，高校工會檔案管理工作要與學校的中心工作和學校工會的工作有機地結合起來，不斷提高管理水平，發揮服務功能，有效促進高校工會各項工作的順利開展，有利于教代會在高校管理中作用的發揮。

參考文獻：

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