企業檔案管理工作中存在的問題及對策分析

李朝軍

摘 要：自從我國實現改革開放，尤其是加入世貿組織以來，國家的經濟發展速度非常快，這種快速體現在經濟發展的各個層面上。目前，我們國家擁有數量龐大的各種性質以及規模的企業單位。然而我們在注重單位的經濟效益的時候，往往在一定程度上忽略了其中的一項關鍵工作，檔案管理。在當今時代，做好檔案管理工作對我們獲取效益來講有非常大的促進作用，基于這種背景環境，重點的分析介紹了當前形式下，如何做好此項工作，目的是為了更好的促進經濟發展，促進人們生活水平的提升。

關鍵詞：企業檔案管理；問題；對策

檔案是國家機關、社會團體及個人在社會活動中直接形成的，作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，檔案學是一門社會科學。社會功能和社會使命是檔案存在與發展的依據，檔案對社會的發展具有某種或多種積極的甚至不可缺少的作用。

1 當前管控活動中面對的不利現象

1.1 管控思想較差

首先是思想認知不是很清晰。一些單位并未將該項活動放到應有的層次上去看待，認為檔案并不是單位的一項具體活動，其并不知道開展該項管控活動的意義是什么，如何去開展。第二是不關注。一些單位并未意識到其在當今時代的重要意義，覺得該項活動只不過是搜集過去的一些資料等，花費較大的人力資金等，也不具有實際效果，是一種沒有實際意義的活動，并不是很關注。第三是不具有主觀思想，過分的看重外在，不關注具體的內容，重視其晉級活動，不關注它的實際效益，之所以晉級，主要是為應付機構的測評，并未認真地對其進行過分析。

1.2 管控組織不堅強

首先是組織欠缺穩定性，在很多單位，該項活動并沒有專門的工作者進行，一般是辦公室工作者來進行，而且因為經常性的變動，不具有專業性，如果遇到不明白的問題也不去探索，使得管控活動非常的混亂。其次，管控品質較差。關鍵體現在以下的幾點，第一，工作者知識了解一些常見的內容，對于其具體點信息，比如類別等不是很清楚，此時就會發生不利現象。

1.3 管控思想不先進

首先是管控體系不先進。現在該項管控活動還是以人工為主，其信息的搜集以及編制都是靠人工來開展的，很少使用電腦等，使得其品質不高，而且不便于查詢。第二是資金欠缺。很多基層單位的資金不是很充足，用到檔案的搜集以及保存等方面的資金非常少，進而干擾到該項活動的有序進行。

1.4 管理不能與服務保持一致

首先是其類別不是很多，一些單位只是看中對戶籍等信息的搜集，并不關注聲像等材料，使得單位的該項活動并不綜合。其次，資源存在流失的現象。因為沒有保存好或者是別的一些要素的干擾，導致其有斷代的問題。一些工作者決定自己保管比較便捷，不想將其統一的交付，使得很多關鍵的材料出現了損壞等問題。再次，過分的看重保管，不關注使用。很多基層單位在活動的時候，不重視檔案資料具體的作用，不愿或不習慣通過檔案資料為企業戰略發展、為企業管理提供服務，以此來提升效率，使得很多資源被浪費。

2 針對現象提出的應對方法

2.1 提升認知水平，落實責任體系

首先要提升認知能力，要切實的意識到該項活動的關鍵意義，將該項活動當成是一項基礎活動來對待，將其放到一定的高度上分析，在規定的時間中開展檢查活動。其次，要具有責任思想。主管機構要積極的向負責人報告該項活動的具體細節以及出現的不利現象，加大投入力度，營造優秀的氛圍，切實擔負起承上啟下、內外聯系、協調各方的重任；要經常組織檔案管理人員學習檔案法律法規，樹立檔案工作的責任感，提高做好檔案工作的自覺性。

2.2 做好培訓活動，提升綜合素養

一要選準用好檔案管理人員。將那些較細心勤快、熱愛檔案管理工作的人員選配到檔案管理員的崗位上來，企業及上級部門要從政治上愛護、生活上關心他們，鼓勵他們要干一行、愛一行、專一行，充分激發他們的潛能和熱情。在崗位調整時，要考慮到保持檔案管理員隊伍穩定的重要性，盡量少調整檔案管理員，確保該隊伍的專業性。其次要開展好業務培訓活動。要積極選送檔案干部參加檔案部門組織的業務培訓，鼓舞其積極的進行學習工作，而且要從時間和資金上做好保證工作，提升工作者的具體操作水平。要結合單位的該項活動的規定，在適當的時機開辦培訓活動，培養適應新時期檔案工作發展要求的人才。三要組織觀摩學習。采取“請進來、走出去”的辦法，一方面請檔案主管部門的領導和業務專家上門指導，另一方面，組織檔案管理人員到一些單位參觀學習檔案管理先進經驗和具體操作技能，進而帶動該項活動朝著更加積極的方向進步。要形成基層企業與上層辦公室在檔案管理工作中相互協作、和諧發展的格局，定期或不定期地深入企業檢查指導檔案工作，發現問題，要及時通報，督促整改，力促規范。

2.3 做好管控活動，提升品質

一要規范歸檔材料收集工作。要制定、完善、健全收集制度，嚴格按照文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限的規定收集；要創新收集手段，運用事前監控收發文件、登門尋求等形式，做到廣泛收集和重點收集相結合；要把握時間要求，遵循各類檔案的形成規律，適時收集；要豐富收集范圍，既要收集紙質載體，又要收集照片、錄音帶、錄像帶等磁介質載體以及各種具有保存價值的實物。二要規范檔案整理工作。要嚴格按照各類檔案管理要求進行整理，做到組卷合理、案卷（件）內文件排列有序、案卷標題簡明、保管期限準確、案卷（件）封面、卷內文件目錄、案卷（件）裝訂結實美觀。三要規范檔案管理工作。要實行各種門類、載體檔案集中統一管理，方便檔案的保管和利用；要積極改善檔案保管環境和物質條件，落實檔案庫房、辦公用房和閱檔室三分開，全面配置防潮、防濕、防火、防蟲等安全保管和保護設備；要嚴格按照《檔案借閱制度》開展檔案借閱工作，對逾期不還、丟失、破損或發生失竊、泄密事件的，必須依法嚴肅查處。

2.4 積極的變革思想

一要提高科技含量。要積極應用企業檔案管理軟件，實現檔案信息輸入、檢索、利用等工作的現代化，為迅速、準確和全方位的檔案信息服務奠定基礎。二要狠抓檔案編研工作。在努力編篡好大事記、組織機構沿革、文件匯編等常規性編研材料的同時，主動了解單位工作動態，調查檔案利用需求，深層次、多角度、全方位地開發檔案信息資源，變被動服務為主動服務，事后服務為超前服務。三要改進檔案服務措施。要研究利用工作的規律和特點，不斷完善檢索手段，建立多途徑、多形式、多載體的檢索體系，突破傳統單一、狹窄的案卷目錄“一本賬”的狀況。

2.5 合理的使用，切實提升利用率

不論述何種形式的檔案，都是有一定的意義的，可以為目前的活動帶來一定的參考價值，一些時候還可以發揮非常重要的意義，因此，管控工作者要了解其特殊的性質，做好維護活動，確保其能夠發揮實際意義，進而合理的為單位的發展貢獻力量。為了盡快的確保單位的檔案開發活動上升到合理的地位上，不應過分的看重硬件裝置，要重視軟件體系，要做好日常活動的記錄工作。

3 結束語

總的來說，檔案管控活動是單位非常關鍵的一項活動，是單位總的管控活動中非常關鍵的一個組成部分。開展好該項活動，對于帶動單位的進步有非常積極的意義，單位必須高度的關注該項管控活動，確保人員安定，同時還要融合其特征，管理好，并且使用好該項內容，為單位的運作活動貢獻力量，進而帶動單位的運作活動朝著更加穩定的方向發展邁進。