Excel服務器在油田井下物資管理業務中的應用

趙五洲　唐偉　葉斌

摘 要：Excel服務器是2003年出現的一種技術，它將Excel表格和數據庫技術結合，使企業能夠利用普通的Excel表格界面完成業務數據填報、自動傳遞、統計等業務流程工作，通過工作流機制和web-數據庫的結合，十分適合構建企業級信息管理系統。

關 鍵 詞：信息管理系統；Excel服務器；物資管理

一、引言

在青海油田物資管理業務中，長期以來一直采用傳統的手工單據處理方式，業務辦理人員工作勞動強度大，錯誤率較高且效率低下，對后期的臺帳建立和審核過程十分不利。開發一種簡單易用，并具有統一管理界面的信息管理系統十分必要。

二、Excel服務器技術在信息管理系統建設方面的優勢

Excel服務器是2003年出現的一種技術，它將Excel表格和數據庫技術結合，使企業能夠利用普通的Excel表格界面完成業務數據填報、自動傳遞、統計等業務流程工作，通過工作流機制和web-數據庫的結合，十分適合構建企業級信息管理系統[1]。

1.熟悉的操作界面

Excel服務器靈活利用出現了近20年的Excel表格界面完成數據的輸入，表單界面可高度自定義以完成不同部門和企業的需要。

2.靈活的業務設計

搭建完整的企業級業務數據流是企業級數據庫應用的基礎工作之一。通過設計Excel服務器的工作流機制，可使Excel表單按規定流轉傳遞，并能實現自動匯總數據。

3.便捷的工作平臺

Excel服務器本身就是一個網絡應用程序，它不僅能夠實現局域網級別的數據傳遞，也可以通過互聯網實現應用。業務人員即使不在傳統辦公地點也可以通過網絡完成表單填報，從而實現遠程填報和表單處理。

4.消滅信息孤島

進入信息化社會以來，層出不窮的信息技術和軟件使企業在信息管理方面邁入快速、方便的時代，但眾多軟件由于設計的差異，使得數據接口難以統一，造成了各自為政的局面。Excel服務器通過“外部數據源”的功能，實現了外部數據集成，達到消滅信息孤島的目的。

5.信息管理去專業化

Excel服務器[2]是一個二次開發平臺，人們不需要達到很高的IT技術水平就可以利用這一平臺開發出自己的信息化管理系統，并且該信息系統能夠隨著企業的發展隨時調整、增加和刪除系統組件，避免了傳統信息管理系統重復開發造成的資金和人力資源浪費。

三、實際應用

1.業務

青海油田公司是中國石油天然氣集團公司所屬的從事石油天然氣工程技術服務、生產技術服務和基地服務業務，兼營其他配套業務的綜合性服務公司。隸屬于青海油田的井下作業公司（以下簡稱公司）利用Excel服務器技術成功完成了物資管理系統的開發。

利用統一的公司門戶網站作為系統入口，在物資管理方面涵蓋了公司內部的所有業務部門和業務人員，實現了物資從申請、審核、審批、發放、平庫、臺帳建立、結算的業務流程無紙化辦公。

在開發的過程中，業務流程的梳理是關鍵的步驟。從企業的實際情況出發，采取跟蹤已有業務表單走向的方式梳理業務流程是一個切實可行的方法：以企業內部物資申請業務為例，該業務的流程可以簡單歸納為：申請、審批、單據、出庫、平庫、臺帳增減和結算。在業務辦理的過程中，涉及多個申請部門和審批部門，申請和審批業務最后匯總到物資管理部門進行統一的出、入庫和庫存臺帳管理，申請人領取物資后由財務部門完成臺帳和結算業務，至此流程結束。

在該業務流程中，涉及的部門眾多，但均圍繞一條以物資管理部門為主線的流程進行，而單據的走向即業務數據的流動方向，如圖1所示。

2.表單設計

青海油田物資管理信息系統的設計初衷是替代以往紙質單據，減少業務人員工作量，為方便業務人員快速學習使用，系統中的業務表單采用和紙質單據一致的外觀設計；嚴格限制了不同節點人員的填寫范圍和權限；增加了一些中間字段來方便后期數據統計的需要；審批環節由賬號密碼控制的方式完成。

經過試運行階段的結果分析，該方法起到了積極的推進作用。

3.填報

填報的具體內容分為選項和手動輸入兩大部分，根據不同的情況，由業務人員靈活選擇。填報人相關信息則通過Excel服務器中的權限控制自動帶入至表單信息中，審批過程涉及的審批人、審批意見、審批時間也采取了相同的方式自動錄入到表單中，實現單據的全程可查詢，便于企業業務管理。

4.數據

表單中的所有數據都存放于數據庫中，由于Excel服務器自身的限制，一些數據對比和存放需要通過中間數據來實現，實現過程可通過Excel服務器自帶的表間公式等工具實現。例如：在“申請數量”字段的填報過程中，由于審批過程中可能對該字段進行修改，修改內容只能小于原始填報數據，而該數量只能在同一處進行修改。該過程涉及數據對比、數據重寫等，若沒有“中間字段”的參與則無法實現在Excel表格的功能框架中實現數據對比，這也是Excel服務器在數據方面的實現難點。

四、結語

目前，石油行業內部的軟件開發能力薄弱，不具備開發代碼級的信息系統的技術水平，Excel服務器為我們提供了一種開發企業級信息系統的工具，該工具較之以往的軟件系統開發，具有易于掌握，內置工具豐富，應用范圍廣泛等優點，使用過程中涉及的表單需要仔細的斟酌，去繁從簡，應避免完全的照搬，軟件系統中涉及的數據項往往是實際表單數據的數倍之多，如何采取最簡便的方式實現業務的需要，是利用Excel服務器開發信息系統的關鍵過程。

雖然Excel服務器是一個便捷的系統開發工具，但是仍需要開發人員對傳統軟件開發的過程有一個良好的認識和基礎。

參考文獻

[1]北京勤哲軟件技術有限公司.勤哲Excel服務器精解[Z].

[2]王家榮.企業信息化進階[M].北京：電子工業出版社，2012（03）：6-7.

[3]甘利人.企業信息化建設與管理[M].北京：北京大學出版社，2001（12）：12-14.