加強企業(yè)科技檔案管理

李鐵軍

隨著企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，當(dāng)前傳統(tǒng)的科技檔案管理模式已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代化、信息化企業(yè)的發(fā)展要求。所有這些都對科技檔案事業(yè)的發(fā)展提出了更高的要求，需要迫切實現(xiàn)科技檔案的現(xiàn)代化管理。做好現(xiàn)代化科技檔案管理，要解決好以下幾個關(guān)鍵問題。

轉(zhuǎn)變觀念。解決好思想認(rèn)識問題

科技檔案是生產(chǎn)、科研、基建等活動的原始記錄，它是第一手材料。是企業(yè)全體員工從事生產(chǎn)經(jīng)營實踐活動的勞動結(jié)晶和智慧積累，是企業(yè)發(fā)展歷程的真實記錄和客觀評價。科技檔案是一種非常重要的資產(chǎn)，它除了具有企業(yè)無形資產(chǎn)的屬性外，還具有專有性、地域性等公共屬性。企業(yè)管理者認(rèn)識到科技檔案是一種非常重要的資產(chǎn)以后，就會千方百計去管理、保護(hù)、利用好這些資產(chǎn)。加強科技檔案的開發(fā)和運用，有利于提高企業(yè)核心競爭力，有利于企業(yè)以最小的資源消耗去換取較大的經(jīng)濟(jì)效益：有利于企業(yè)開發(fā)新產(chǎn)品、新工藝、提高產(chǎn)品在市場上的競爭力。同時，強化科技檔案的開發(fā)和運用，也是一種潛在的經(jīng)濟(jì)效益。為此，要解放思想，更新觀念，進(jìn)一步統(tǒng)一企業(yè)管理者及廣大職工群眾的思想認(rèn)識，把科技檔案管理工作列入企業(yè)管理的議事日程，并入財力、物力和人力，使其發(fā)揮出應(yīng)有的作用，推動企業(yè)管理，推動企業(yè)的快速發(fā)展。

加強科技檔案的管理

企業(yè)要設(shè)置專門的科技檔案室，配備專職檔案工作人員建立健全檔案工作規(guī)章制度，要將科技檔案管理作為一項重要內(nèi)容抓好。在科技檔案人員隊伍建設(shè)上，要大力引進(jìn)檔案、計算機(jī)應(yīng)用等相關(guān)專業(yè)管理人才。

企業(yè)科技檔案管理部門要負(fù)責(zé)對各職能部門的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，避免科技檔案由部門或個人分散保存，要確保科技檔案的完整、準(zhǔn)確和齊全。要實行總經(jīng)理負(fù)責(zé)、檔案部門和技術(shù)部門齊抓共管的機(jī)制。

要做好科技檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，大力加強科技檔案信息化建設(shè)，應(yīng)用現(xiàn)代化計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，對科技檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)，使科技檔案管理模式由傳統(tǒng)的檔案管理模式，逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的管理。

嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)程，做好科技檔案收集、整理、保管工作

國務(wù)院科學(xué)技術(shù)檔案工作條例？明確了科技檔案人員的職責(zé)、職權(quán)和工作規(guī)程，為科技檔案管理提供了法定的依據(jù)。在當(dāng)今瞬息萬變的知識經(jīng)濟(jì)大潮中，企業(yè)各自的檔案是獨有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請專利的知識和技術(shù)。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好，在市場競爭和信息流通的今天，很可能給企業(yè)造成無法挽回的損失。及時收集、整理科技檔案是檔案人員的重要工作，所以，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)支持科技檔案人員依法履行職責(zé)，企業(yè)各職能部門應(yīng)積極支持和配合科技檔案部門工作。科技檔案管理人員要本著對事業(yè)認(rèn)真負(fù)責(zé)的精神，根據(jù)各單位工作情況，把握時機(jī)，不斷調(diào)整，既保證科技檔案的正常使用，又能及時、完整、準(zhǔn)確的把需要歸檔的科技檔案集中到檔案部門，實現(xiàn)科技檔案的集中統(tǒng)一管理。

做好科技電子文檔資料的收集、整理和保管

目前，計算機(jī)技術(shù)越發(fā)展、應(yīng)用越普及，許多產(chǎn)品研發(fā)、工程技術(shù)、基建工程資料的設(shè)計、制作都是通過計算機(jī)進(jìn)行的，產(chǎn)生的電子文檔就越來越多。目前電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤等，對于它的完整性、真實性、版本等從外觀上看不出來，它的信息內(nèi)容“出錯”的概率和機(jī)會遠(yuǎn)高于紙質(zhì)檔案，如果保存的電子檔案有誤，將來在工作中可能要造成失誤。因此，在產(chǎn)品、工程設(shè)計資料交接時，除了要注重紙質(zhì)文件資料的交接，還要注重電子文檔的交接，而且檔案部門要有專門的設(shè)備、專門的人員負(fù)責(zé)收集電子文件。

搞好科技檔案信息化及網(wǎng)絡(luò)綜合應(yīng)用系統(tǒng)

企業(yè)要建立科技檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化信息管理中心，一要正確選用企業(yè)科技檔案管理軟件，其體系結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)功能、適用網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)、后臺數(shù)據(jù)庫、與辦公自動化系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口、以及科技檔案管理模塊等要符合檔案信息化建設(shè)的要求。二要做好科技檔案案卷級、文件級目錄數(shù)據(jù)庫的錄入、查詢和維護(hù)工作，通過查找目錄、原文傳輸及掃描等方式，實現(xiàn)科技檔案案卷、文件目錄檢索和全文查詢，使科技檔案管理模式由傳統(tǒng)的檔案實體保管，逐步建成科技檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化信息管理平臺。

加強學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高管理人員的素質(zhì)，調(diào)動檔案管理人員工作積極性

知識經(jīng)濟(jì)，信息時代為科技檔案管理工作提供了發(fā)展的空間，同時也帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是電腦、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)以及辦公自動化設(shè)備等應(yīng)用于科技檔案工作，科技檔案管理工作的方法和手段也發(fā)生了深刻的變革，正在從傳統(tǒng)的手工管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變。首先企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者要做好科技檔案管理工作的宣傳和教育工作，使檔案人員明白科技檔案工作的重要性，對工作有積極的認(rèn)識。其次科技檔案工作應(yīng)當(dāng)引進(jìn)競爭激勵機(jī)制，改變在檔案部門實際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，對現(xiàn)有人員實行公平競爭、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使科技檔案工作者清楚的認(rèn)識到自己的工作成績與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個人的工作活力，最大限度的發(fā)揮個人潛力，使科技檔案工作出現(xiàn)充滿競爭活力、開拓創(chuàng)新的新局面。

另外，科技檔案管理隊伍素質(zhì)的高低，決定著科技檔案事業(yè)的成效。因此，提高科技檔案工作者素質(zhì)，是加速科技檔案進(jìn)步，推動科技檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。首先要把住人才入口關(guān)，注意引進(jìn)招聘一些有文化專業(yè)知識，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實科技檔案隊伍。同時，加強現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時間內(nèi)一項刻不容緩的工作任務(wù)。當(dāng)前社會和經(jīng)濟(jì)生活處于快速發(fā)展時期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對科技檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。企業(yè)應(yīng)有計劃、有重點的加強科技檔案管理工作人員的學(xué)習(xí)與掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識，特別是計算機(jī)應(yīng)用能力培訓(xùn)，使科技檔案人員熟練掌握計算機(jī)基本知識、網(wǎng)絡(luò)知識和操作技術(shù)。不斷提高科技檔案人員知識水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，是科技檔案工作現(xiàn)代化的前提，也是實施以人為本，科教興檔的關(guān)鍵，是推動企業(yè)科技檔案現(xiàn)代化管理的動力和源泉。

總之，科技檔案管理是一門很深的學(xué)問。在當(dāng)今瞬息萬變的知識經(jīng)濟(jì)大潮中，企業(yè)要確立科技檔案是企業(yè)獨有的信息和知識觀念，企業(yè)必須加強自身基礎(chǔ)，大力開發(fā)利用科技檔案信息資源，提高整體管理水平，以便更好為企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展服務(wù)。