借用信息化建設創(chuàng)新檔案工作

李鐵軍

創(chuàng)新是知識經濟時代社會發(fā)展的主流趨勢，創(chuàng)新是社會各項事業(yè)興旺發(fā)達的不竭動力及源泉。以計算機為代表的高科技將人類帶入了一個嶄新的時代……-信息時代，檔案工作要與時代同步發(fā)展，必須開拓創(chuàng)新，而加快檔案信息化建設是信息時代檔案管理現(xiàn)代化的需要，也是創(chuàng)新檔案工作的重要內容。

樹立檔案信息觀是創(chuàng)新的前提

信息時代的到來，知識和信息越來越成為比資產更重要的資源，檔案部門作為社會信息業(yè)的組成部分，正面臨著機遇和挑戰(zhàn)，樹立“檔案是信息資源的觀念”非常重要。現(xiàn)代檔案工作人員如何看待信息技術，如何認識信息網(wǎng)絡的功能，這是衡量信息觀念與否的一個具體標準，同時要求我們要牢固地樹立“信息就是財富”的觀念，積極主動地去挖掘、搜集、利用有利于檔案工作開展的各種信息，敏銳地感受社會信息的變化，從而更好地開展檔案工作。隨著社會信息化進程的加快，信息資源已成為人類經濟活動、社會活動的戰(zhàn)略資源，早在1984年，鄧小平同志就提出“開發(fā)信息資源，服務四化建設”。檔案信息化建設可以將檔案信息資源合理配置、科學管理，使其實現(xiàn)數(shù)字化、標準化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡化，以滿足社會各方面對檔案信息的需要。檔案作為一種信息資源，可以為科學研究、文化建設、加強管理服務，也可以為宣傳報道、業(yè)務咨詢提供信息保障，樹立“檔案是信息資源的觀念”，認識檔案是信息資源的重要性，為開創(chuàng)檔案工作的新局面創(chuàng)造良好的條件。

加強檔案信息專門人才的培養(yǎng)是創(chuàng)新的關鍵

檔案信息化，必然使檔案工作者改變傳統(tǒng)的思想觀念，按照檔案工作現(xiàn)代化的要求，自覺學習和更新知識，運用現(xiàn)代技術和信息技術于檔案管理工作的實踐，不斷創(chuàng)新檔案管理工作。因此，要有針對性地培養(yǎng)一批既能熟練應用計算機技術、信息技術、網(wǎng)絡技術，又熱愛檔案事業(yè)的專門人才，以滿足檔案信息化建設的需要。要努力學習信息知識，提高信息能力；掌握各種檔案工作信息源以及信息檢索工具、檢索方法等方面知識；培養(yǎng)信息獲取和開發(fā)利用的能力、信息選擇能力、信息預測能力、信息加工、開發(fā)、傳輸、存儲、調閱和吸收等能力；能對信息進行綜合分析，整理排序，歸類處理，充實檔案數(shù)據(jù)庫。隨著信息技術、現(xiàn)代科學技術和數(shù)字化技術的快速發(fā)展，作為現(xiàn)代檔案信息服務主角的檔案工作者，不再是以往的檔案管理員，必須具有創(chuàng)新意識和科研能力，創(chuàng)造新知識信息，努力培養(yǎng)自身具有更深層次、更高的綜合素質。因此，現(xiàn)代檔案人員應由一般的管理者變?yōu)闄n案信息專家，由傳統(tǒng)的“檔案保管者”變?yōu)椤皺n案信息資源的管理者和傳播者”，成為檔案信息建設的行家里手。盡快建立以管理型人才為基礎，復合性人才為重點的高科技人才為骨干的檔案干部隊伍體系，滿足檔案信息化建設的需要。

不斷豐富檔案信息資源是創(chuàng)新的基礎

檔案信息化建設是國家信息化工作的一部分，而檔案信息數(shù)字化又是檔案信息化建設的核心內容，檔案信息數(shù)字化對加快信息化建設具有重要意義。檔案信息資源數(shù)字化是數(shù)字檔案館建設的基本條件和前提，無數(shù)字化檔案資源庫，數(shù)字檔案館就沒有發(fā)揮其職能的物質基礎：沒有檔案資源數(shù)字化，檔案智能化服務、檔案信息網(wǎng)上傳遞就無從談起，檔案對外開放與國際接軌進行信息交流，實現(xiàn)信息資源共享也很難達到預期的效果。檔案信息化中的“信息”實質上是指“檔案信息資源”，它是檔案信息本身和支持檔案信息運動的物質基礎，那就要求我們積極主動地去挖掘、搜集各種有價值的信息，敏銳地感受社會信息的變化；運用一定的技術手段創(chuàng)造適宜的社會條件，將其視為一種社會資源加以開發(fā)和利用。那么，檔案信息資源作為檔案信息在活動中的基本資源，在量的積累上要達到一定高度，經過整合之后能普遍地應用于社會生活的各個領域，不斷豐富和完善檔案資源建設，使檔案信息不斷“數(shù)字化”，是檔案工作追求的價值目標，也是創(chuàng)新的基礎。

更新管理手段改善服務方式是創(chuàng)新的目的

由于計算機技術和網(wǎng)絡技術的普遍運用，出現(xiàn)了大量的電子文件與數(shù)字檔案，這些新型檔案管理無法運用傳統(tǒng)的模式和管理手段來實施。因此，必須創(chuàng)新管理手段，建設現(xiàn)代化的檔案管理與服務系統(tǒng)。

通過檔案信息化，檔案的日常管理、分類、查詢等工作都可以由信息系統(tǒng)來完成，通過計算機錄入大量的檔案信息并編制各種專題目錄，真正實現(xiàn)檔案資料方便快速檢索，實現(xiàn)手工檢索向計算機檢索的全面過渡，從而大大提高了檔案檢索的效率；全面啟動檔案館館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫建設；建設互聯(lián)互通的現(xiàn)行文件、檔案信息發(fā)布平臺和查詢利用系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息資源社會共享，最大限度地發(fā)揮檔案館的社會服務功能。

加快檔案信息化建設是創(chuàng)新的重要內容

加快檔案信息化基礎設施建設。建設數(shù)字化檔案館，就要加強庫房建設、館藏建設、檢索工具建設、規(guī)章制度建設、專兼職檔案干部隊伍建設及檔案服務利用工作等。加強檔案管理現(xiàn)代化軟硬件基礎設施和檔案信息應用系統(tǒng)建設。尤其是推進計算機管理檔案，提高計算機和網(wǎng)絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。

加強檔案資源的數(shù)字化建設。檔案資源數(shù)字化是檔案信息資源建設的一個重要方面，也是檔案信息化建設迫切性所在。目前，大量電子文件的產生推動了檔案信息化建設，檔案現(xiàn)代化管理，其重點應放在對電子文件的收集歸檔與管理上，既要努力收集到歸檔單位以前產生的、屬于歸檔范圍的電子文件，又要切實實現(xiàn)與辦公自動化的有效接軌，及時接收各歸檔單位新產生的電子文件，為歸檔單位和利用者提供服務；檔案館要根據(jù)檔案管理的要求，加強對收集歸檔的電子文件進行有效管理。研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法，對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導，保證各單位產生的有價值的電子文件真實、完整、有效。最后實現(xiàn)檔案信息處理計算機化，信息存儲數(shù)字化。

加強檔案信息網(wǎng)絡建設。通過軟件系統(tǒng)對所有檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、檢索、利用、編研等各個方面能夠實行計算機的有效管理、控制，實現(xiàn)檔案工作自動化。該系統(tǒng)是以檔案館為中心，覆蓋歸檔單位的應用系統(tǒng)。

扎實推進檔案數(shù)據(jù)庫建設。數(shù)據(jù)庫是網(wǎng)絡的信息資源，數(shù)字檔案館必須加強數(shù)據(jù)庫建設。首先加強文件目錄數(shù)據(jù)庫建設，然后開展對重要檔案的數(shù)字化建設，建設高質量、高水平的全文信息數(shù)據(jù)庫，最后將所有館藏檔案全部數(shù)字化。總之，檔案工作部門要抓住信息化建設的大好機遇，與時俱進，全面開發(fā)檔案信息資源，積極探索信息時代檔案工作的新思路，以開創(chuàng)新時期檔案工作新局面。