提高企業(yè)辦公室管理人員整體素質(zhì)

田寶石

一般地講，辦公室管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)越高，則辦公室管理工作的質(zhì)量也越高，相反的，則越低，可以說，辦公室管理人員的水平?jīng)Q定著辦公室管理工作的水平。但目前企業(yè)辦公室因?yàn)榉N種原因還存在著一些管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高的問題。因此，如何提高辦公室管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)就成為當(dāng)前企業(yè)辦公室急需解決的問題。企業(yè)辦公室作為企業(yè)管理的基層單位，是學(xué)院工作的窗口。辦公室管理人員的水平?jīng)Q定著辦公室管理工作的水平。該文詳細(xì)分析了提高企業(yè)辦公室管理人員素質(zhì)的途徑。

加強(qiáng)學(xué)習(xí)意識(shí)，提高個(gè)人修養(yǎng)

學(xué)習(xí)是接受新事物的重要途徑，事業(yè)要發(fā)展、素質(zhì)要提高就必須樹立終身學(xué)習(xí)的理念，勤于思考，善于總結(jié)，不斷提高自身各方面修養(yǎng)，以適應(yīng)事業(yè)發(fā)展的新形勢(shì)，適應(yīng)現(xiàn)代化建設(shè)的新要求。一要加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，辦公室人員要具備辨別政治是非和理論聯(lián)系實(shí)際的能力，要熟悉現(xiàn)階段企業(yè)改革發(fā)展的基本思路和方針、政策，還要具有堅(jiān)定的政治信念。二要加強(qiáng)法律法規(guī)學(xué)習(xí)，具備很強(qiáng)的依法行政觀念和較強(qiáng)的依法行政能力。辦公室是綜合部門，不僅要自己學(xué)法、懂法，而且要督促其他部門依法辦事，提高整個(gè)單位的依法行政水平。三要加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)。除具備扎實(shí)的業(yè)務(wù)功底、一定的組織管理能力和社會(huì)交往能力外，還要會(huì)熟練地使用和操作辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，不斷加快知識(shí)更新和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)積累。四要完善知識(shí)結(jié)構(gòu)。既要掌握一定的科學(xué)文化知識(shí)，又要熟悉政治理論和政策法規(guī)：既要有干好辦公室工作的專業(yè)知識(shí)，又要有行政管理、公共關(guān)系學(xué)等相關(guān)知識(shí)：既要了解當(dāng)前國(guó)際問題和世界格局，又要了解國(guó)情，了解我國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)、科技文化等，知油情、曉企情，符合復(fù)合型人才的要求。辦公室工作需要大家的團(tuán)結(jié)協(xié)作，開拓進(jìn)取、吃苦耐勞，只有樹立了埋頭苦干、不計(jì)名利、甘于寂寞和奉獻(xiàn)精神，才能從事業(yè)中找到支撐點(diǎn)、獲得成就感。

提高服務(wù)意識(shí)，注重服務(wù)的主動(dòng)性

辦公室作為貫徹領(lǐng)導(dǎo)決策、反饋群眾意見、綜合協(xié)調(diào)內(nèi)外、督促檢查工作的中樞機(jī)構(gòu)。服務(wù)意識(shí)是每一位工作人員在平時(shí)的工作中所必須具備的。在具體的工作中首先要變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。要立足于改革和發(fā)展的大局，圍繞中心工作，增強(qiáng)工作的主動(dòng)性、預(yù)見性和計(jì)劃性，凡事想的遠(yuǎn)一點(diǎn)，謀的深一點(diǎn)，既想領(lǐng)導(dǎo)之所想，更要想領(lǐng)導(dǎo)之未想，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供素材。逐步實(shí)現(xiàn)由事務(wù)型服務(wù)向政務(wù)型服務(wù)轉(zhuǎn)變。通過辦文、辦會(huì)、辦事這三個(gè)重點(diǎn)環(huán)節(jié)，為領(lǐng)導(dǎo)把好工作程序關(guān)、文件質(zhì)量關(guān)和依法行政關(guān)。要牢固樹立為改革服務(wù)、為發(fā)展的思想，強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí)，發(fā)揚(yáng)銳意進(jìn)取、勇于創(chuàng)新的精神，根據(jù)新形勢(shì)新任務(wù)的要求，積極主動(dòng)地想問題、謀思路，不但要善于發(fā)現(xiàn)問題、提出問題，更要在求真務(wù)實(shí)和創(chuàng)造性的執(zhí)行中解決問題。

提高協(xié)調(diào)能力。確保政令暢通

綜合協(xié)調(diào)能力的高低是辦公室工作人員綜合素質(zhì)的重要體現(xiàn)。綜合協(xié)調(diào)貫穿于辦公室工作的各個(gè)方面，這個(gè)作用發(fā)揮的好不好，關(guān)系到工作能否高效運(yùn)轉(zhuǎn)。辦公室工作是承上啟下的橋梁和紐帶，要按照各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和要求思考、籌劃、安排和處理問題，協(xié)調(diào)各方面關(guān)系，統(tǒng)一思想，形成共識(shí)。更要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)抓工作部署，抓科學(xué)決策，抓工作落實(shí)，同領(lǐng)導(dǎo)保持一致，確保政令暢通。做好協(xié)調(diào)工作，要求我們必須了解全局、熟悉生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，按程序辦事，提高辦事效率，在日常工作中體現(xiàn)創(chuàng)新。圍繞本單位工作重點(diǎn)，既要按部就班，踏實(shí)工作，又要未雨綢繆，獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。在重大問題的處理上，要增強(qiáng)敏銳性，發(fā)揮“主心骨”作用。重大會(huì)議、重大活動(dòng)的安排上，要不斷提高工作計(jì)劃性，做到長(zhǎng)計(jì)劃，短安排，計(jì)劃性和靈活性相結(jié)合。辦公室工作無小事，既要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致地做好每一個(gè)環(huán)節(jié)的工作，又要努力防止和克服求穩(wěn)怕變、求穩(wěn)怕亂的思想，以創(chuàng)新的精神，深入研究新情況，不斷解決新問題，努力拓寬新思路。

樹立協(xié)作意識(shí)，形成管理團(tuán)隊(duì)

辦公室工作好壞，體現(xiàn)著人員間配合與協(xié)調(diào)與否，只有經(jīng)常進(jìn)行溝通、主動(dòng)配合，思想上同心，目標(biāo)上同向，工作上同干，才能做到同舟共濟(jì)，形成合力，體現(xiàn)整體形象，發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，增強(qiáng)整體戰(zhàn)斗力。在管理上要推行人性化管理，其目的就是通過最大限度發(fā)揮個(gè)體作用，形成整體活力，更好的推進(jìn)工作。為此，要從三個(gè)方面加以認(rèn)識(shí)。一要挖掘潛能。辦公室工作具有特殊性和較強(qiáng)的專業(yè)性，從人員文化素質(zhì)、年齡結(jié)構(gòu)、身體條件、辦事能力、性格特點(diǎn)上分析各有不同。堅(jiān)持以人為本、推行人性化管理，就是通過認(rèn)真了解每一個(gè)人的想法，掌握每一個(gè)人的特點(diǎn)，發(fā)揮每一個(gè)人的特長(zhǎng)，激發(fā)每一個(gè)人的潛能，使每一個(gè)崗位人員個(gè)體作用得以充分展示和發(fā)揮，促進(jìn)工作不斷創(chuàng)新。二要激發(fā)活力。辦公室是服務(wù)、協(xié)調(diào)的綜合機(jī)構(gòu)，涉及的事務(wù)紛繁復(fù)雜，從事的工作枯燥繁瑣。唯有在辦公室采取“人性”的方式方法強(qiáng)化管理，努力營(yíng)造尊重勞動(dòng)、尊重知識(shí)、尊重人才、尊重創(chuàng)造的氛圍，為人的全面發(fā)展創(chuàng)造良好的政策環(huán)境、工作環(huán)境和生活環(huán)境，才能讓每一個(gè)人愛崗敬業(yè)，愉快的工作，充分展現(xiàn)自己的才能，始終保持健康向上、積極進(jìn)取的精神面貌。三要推進(jìn)工作。管理的目的在于優(yōu)化，在于更好。一個(gè)服務(wù)優(yōu)、效率高、運(yùn)轉(zhuǎn)正常的辦公室，能夠充分體現(xiàn)人員水平、展現(xiàn)整體形象、密切干群關(guān)系、擔(dān)負(fù)起黨和群眾的橋梁紐帶作用。在辦公室推行人性化管理，要充分尊重個(gè)人，積極引導(dǎo)個(gè)人在集體中充分發(fā)揮能力，努力為推進(jìn)辦公室各項(xiàng)工作，塑造良好形象，堅(jiān)持可持續(xù)發(fā)展，做出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

開展培訓(xùn)活動(dòng)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

從單位來講，要加強(qiáng)各種形式的培訓(xùn)活動(dòng)。一是積極派出辦公室管理人員參加相關(guān)的培訓(xùn)班等；二是單位內(nèi)部可以定期舉辦一些辦公室管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，請(qǐng)富有經(jīng)驗(yàn)的老辦公室管理人員講述一些辦公室管理工作中常常出現(xiàn)的一些問題或讓大家相互討論、進(jìn)行交流：三是鼓勵(lì)辦公室管理人員從事專業(yè)理論研究，多參加一些社會(huì)上的專業(yè)交流活動(dòng)，開闊視野，將辦公室管理工作做好。

樹理信息意識(shí)，適應(yīng)時(shí)代要求

信息是領(lǐng)導(dǎo)的“耳目”，積極收集和報(bào)送各種信息資料，為領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解和掌握情況，做出科學(xué)決策提供較好的服務(wù)。在認(rèn)真研究形勢(shì)、鉆研業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，快捷、及時(shí)、有針對(duì)性地，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的重點(diǎn)問題、事關(guān)大局的重要情況、重要的社情民意，重大突發(fā)性事件，做出反應(yīng)，準(zhǔn)確反饋信息。信息工作是在認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，主動(dòng)查找不足中進(jìn)行的，要針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策之所需，站在全局的高度，多方面、多層次對(duì)問題進(jìn)行研究，廣開思路，收集信息，使其盡量全面地反映工作的復(fù)雜性與迅變性。真實(shí)性是信息的生命，要實(shí)事求是，喜憂兼報(bào)。要加強(qiáng)對(duì)信息的宏觀綜合，提煉出有參謀、咨詢、決策價(jià)值的高質(zhì)量信息。要善于發(fā)現(xiàn)新信息，把握事物發(fā)展的趨勢(shì)，搶占先機(jī)，為領(lǐng)導(dǎo)正確判斷形勢(shì)，科學(xué)決策提供高質(zhì)量的信息參考服務(wù)。