論交通運輸行業辦公室管理方法與藝術

李輝平

【摘 要】 就辦公室管理方法來言，近年來各行各業也相繼出臺了很多措施，并且通過嘗試也藝術性地、巧妙地運用在辦公室管理實踐上來，并取得了一些可喜的成效。然而，在交通運輸領域，辦公室管理目前仍舊需要深化和改進其策略。本文將就交通運輸行業辦公室管理方法與藝術有關問題及其對策進行分析與探討。

【關鍵詞】 交通運輸；辦公室；管理方法；保障機制

在當今社會中，面對全面建設小康社會的新形勢和貫徹落實科學發展觀的新要求之下，交通運輸的進一步發展走以提升系統協調能力為主的內涵式發展道路的改革勢在必行。究其原因，

（1） 這是滿足國民經濟和社會發展總體需要，特別是滿足經濟社會向循環經濟、綠色經濟、生態經濟、知識經濟發展的基本需要；

（2） 這是符合經濟社會可持續發展對交通運輸的總體要求，建立安全、高效、經濟、協調、綠色的交通運輸體系；

（3） 交通對資源的占用、對環境的破壞及交通傷亡等要控制在國家允許范圍內，實現資源、環境、交通的和諧統一。

在這種局勢下，交通運輸行業的辦公室管理尤為重要。一方面，辦公室工作不應與室外交通運輸工作脫節；另一方面，辦公室工作還要推動交通運輸工作正常發展，并給與其以指導。為了規范辦公室管理，提高工作效率，實現利益最大化，達到責任到人的目的，作為交通運輸行業的“中樞機構”，辦公室的管理尤為重要。

因此，交通運輸行業需要以下管理方法。

1） 實現責任到人的辦公理念，交通運輸業包括陸路運輸、水路運輸、航空運輸、管道運輸和裝卸搬運5大類。所以，在辦公中，分門別類責任到人是實現管理的重要方式，從而推動各種運輸方式在發展過程中按照比較優勢進行分工與協作，使運輸結構和運輸布局不斷趨于優化。在每一個運輸機制下進行管理，既可以責任逐級有序下放，也不會出現無人問津的現象。

2） 二是從各部門制定的年度工作計劃與要點及一些專項工作文件中提煉需要各部門負責的具體工作及進度要求；

3） 三是根據歷年工作經驗以及政府上級或者現實需要總結出何時需要完成什么工作。

當然，管理藝術也尤為重要，在交通運輸行業中，我們依舊要學習其他企業的管理精神，主要體現在創新與獎勵兩方面，其中工作創新是核心。用發展的眼光來看，工作中面臨的任務問題都能通過硬件投入或軟件改進得到解決。辦公室工作人員要敢于面對困難，深入分析問題存在的原因，探討解決問題的途徑。“創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達不竭的動力”。創新運用于交通運輸行業辦公室工作，能極大地提高辦公室工作效率。具體體現在：

（1） 工作設備創新。打造信息化、自動化的工作平臺能明顯提高辦公室工作效率，如配置較為先進的電腦、打印機、復印機、傳真機、掃描儀、刻錄機、照相機、錄像機、投影儀、錄音筆、移動硬盤等。

（2） 工作技能創新。辦公室系統要不斷提高網絡運用水平，大力推進無紙化辦公，充分運用QQ、E-mail等公共網絡資源及自主開發的校園政務系統、手機短信平臺、專業管理軟件等專用資源，達到“無紙勝有紙，無聲勝有聲”的境界。

（3） 工作思路創新。辦公室工作人員要解放思想，實事求是，開拓進取，敢于突破“只防出錯、不求出新，只求保險、不擔風險，只循陳規、不探新路”的思維定式，敢于克服唯書唯上、照搬照套的行為慣性，不斷尋求工作新思路，不斷探索工作新方法，不斷總結工作新經驗，努力開創工作新局面。

（4） 工作知識創新。當今社會，科技發展日新月異，辦公室的設施設備必然會隨之更新換代，工作手段也必然會推陳出新，這就要求辦公室工作人員與時俱進，不斷學習。辦公室工作人員要多學習其他部門及行業的優秀管理行為，積極組織參加行業的專業培訓與交流，要建立集中學習與研討的制度，從而不斷提高辦公室工作人員的整體水平。

（5） 工作方法創新。處理好對上與對下的關系，既服務好領導，又服務好基層；處理好被動與主動的關系，準確把握辦公室工作的規律性、靈活性、前瞻性；處理好繼承與創新的關系，在繼承好傳統、好做法的同時，不斷在實際中探索新方法、新途徑；處理好大事與小事的關系，大事不含糊、小事不輕為、抓大不放小；處理好做人與做事的關系，老老實實做人、踏踏實實做事。

激勵機制是保障，具體體現在：

（1） 物質激勵。根據調查研究，交通運輸行業辦公室工作人員年齡偏輕，有些甚至是剛剛參加工作的大學畢業生，沒有積蓄，而結婚生子、人情往來、贍養父母、買房買車等一些實際問題都將接踵而來，這些都需要員工的工作收入來支撐。對員工的物質回報是對員工最基本的，也是最直接的激勵。客觀地講，交通運輸辦公室工作人員在交通運輸行業中是屬于素質較高、任務較重、貢獻較大的群體，其收入整體上應處于中上水平。在辦公室內部，收入的多少又應與具體崗位和工作質量掛鉤，引導辦公室工作人員勇挑重擔，力創佳績。

（2） 榮譽激勵。交通運輸行業辦公室工作人員學歷較高，絕大多數都具有本科學歷，近年來，碩士、博士也大有人在，屬于典型的知識分子。知識分子的身份使得他們非常看重單位、領導、同事對他們的理解、信任、表揚與肯定。如果在分配評獎評優指標時應對辦公室有所傾斜，有條件的還可設立一些單項獎勵；在設立兼職組織時，如服務質量考核小組，應將辦公室相關工作人員作為主要成員納入，肯定其在業務上的權威和核心地位；在員工開展具體業務時，應給予相關工作人員足夠的空間，鼓勵獨擋一面地開展工作，鼓勵創新，允許在可控范圍內出現失誤。

（3） 教育激勵。交通運輸行業辦公室工作人員屬于知識型員工，非常看重自身知識的不斷更新與綜合素質的不斷提升。集團應根據需要選派相關工作人員參加職業資格證書方面的培訓 ，提升辦公室工作人員的業務能力；應提供機會讓辦公室工作人員外出參觀學習或經驗交流，開闊辦公室工作人員的工作視野；應鼓勵辦公室工作人員申報各級各類科研課題，甚至在集團內部建立科研基金，增強辦公室工作人員的研究能力；應鼓勵辦公室工作人員在職攻讀學位，予以報銷部分費用，提高辦公室工作人員的理論水平。

（4） 成就激勵。交通運輸行業辦公室工作人員綜合素質較高，他們不僅僅將工作作為謀生的手段，而且當作事業來追求。馬斯洛需要層次理論指出，人的最高層次的需要就是“自我實現”的需要。就辦公室工作人員而言，成就感主要來自兩個方面，一是職位晉升，二是工作成績。對于表現出色，工作突出的，集團應及時予以提拔；對員工負責的工作，集團應極力予以支持，創造良好的條件，幫助員工得心應手地開展工作。

結束語：

在交通運輸行業發展的今天，辦公室管理也必須樹立科學的發展觀，轉變傳統的發展方式，從而在整體上使交通運輸行業從單一的數量、規模、速度型變為速度、規模、效益相統一；從單純重視交通經濟效益轉向經濟社會效益和環境效益相統一；從資源粗放消耗型變為資源集約使用型；由各方式各自發展向協調發展轉變；向生態、環保、安全型轉變。

參考文獻

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