檔案室績效考核方法初探

陳姹

摘 要 本文基于檔案室日常業(yè)務(wù)工作實(shí)際，運(yùn)用馬克思主義政治經(jīng)濟(jì)學(xué)的價值概念抽象出千差萬別的工作任務(wù)的共同點(diǎn)進(jìn)行同質(zhì)比較，科學(xué)地計算出每個工作崗位的實(shí)際業(yè)績值，提高檔案員的工作熱情，把枯燥煩瑣的業(yè)務(wù)操作變成你追我趕的競爭游戲，推動檔案室工作獲得更高成效。

關(guān)鍵詞 價值 工時 績效考核 實(shí)效

中圖分類號：F270 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

檔案室的業(yè)務(wù)工作具有煩瑣、重復(fù)、枯燥的特點(diǎn)，容易使長期做檔案業(yè)務(wù)的員工產(chǎn)生厭倦和惰性。隨著現(xiàn)代企業(yè)管理的推進(jìn)，檔案室逐漸也被列入了績效考核的行列。績效考核對一個預(yù)期產(chǎn)生較好業(yè)績的組織而言是很有必要的。考核的方法很多，不同業(yè)務(wù)類型、不同層次的考核不盡相同。對于檔案室業(yè)務(wù)工作的考核，多年來一直都處于定性考核的階段，這種考核沒有真正激發(fā)檔案室的活力，沒有根本改變檔案室員工的工作狀態(tài)。

在一個單位中可能會有相同的崗位，但一個單位絕不可能都是同一個崗位，都做同樣的工作。一提到考核，許多人會強(qiáng)調(diào)，工作內(nèi)容不相同，怎么衡量誰干得多、誰干得少，更無法比較誰干得好、誰干得壞了。不同的工作內(nèi)容真無法比較嗎？為什么超市里的商品千差萬別，可最終總是能夠結(jié)算？超市中的商品能夠結(jié)算是因為在不同的商品中都包含著共同的價值——社會必要勞動時間。看上去不一樣的工作形式也有可以抽象出共同的可以對比的本質(zhì)屬性——價值，也就是包含在每一項工作中的必要勞動時間。某一項工作任務(wù)的必要勞動時間是依據(jù)本單位員工完成此任務(wù)達(dá)到一定的質(zhì)量而需要的平均時間來確定的，我們稱之為“工時”。

工時的確定不是隨意的，經(jīng)常重復(fù)的工作項目要以一定數(shù)量的實(shí)測數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)取出一項工作需要的平均時間，形成一個工時定額表。比如：檔案收集時需要編制交接清單，根據(jù)實(shí)測，每錄入一條記錄平均3分鐘，那么，歸檔交接記錄每一條的工時就是3分鐘。檔案業(yè)務(wù)中有相當(dāng)多的固定工作項目都可以確定工時。比如：裝訂、編目、裝盒、著錄、貼條形碼、入庫交接、檔案借閱等。檔案室也有不固定、不重復(fù)的工作項目，但量比較少，可以采用員工事前評估、協(xié)商的辦法確定工時后再實(shí)施工作項目。

獎金的發(fā)放不能用工時來計算，所以要把工時轉(zhuǎn)化為分?jǐn)?shù)才能形成與其它單位相同的獎金計算標(biāo)準(zhǔn)。將工時轉(zhuǎn)化得分的計算公式是：某員工的績效得分=130-K祝ㄗ罡吖な？該員工的工時）。工時最高的員工本月得分就是130（注：公司規(guī)定業(yè)績分130封頂，當(dāng)然也可以100分封頂，根據(jù)公司要求而定）。K是個在一定時期內(nèi)穩(wěn)定的常數(shù)。當(dāng)部門總?cè)蝿?wù)比較大時，需要增加競爭強(qiáng)度，K值應(yīng)趨大；當(dāng)部門總?cè)蝿?wù)小時，需要減弱競爭強(qiáng)度，K值應(yīng)趨小。從這個公式可以看出，本部門工時最高的員工是本部門的標(biāo)桿，其他員工的業(yè)績是通過計算與此員工的差距來體現(xiàn)的。

這種考核方法在一個檔案室經(jīng)過了六年的實(shí)踐檢驗，表現(xiàn)出以下優(yōu)點(diǎn)：

首先，這個方法真實(shí)地記錄了員工的業(yè)績，使得員工多年的業(yè)績可以清楚地累積，增強(qiáng)了從事瑣碎工作員工的成就感。 第二，它解決了不同工種不可以對比的難題，比較容易說服員工接受考核結(jié)果。

第三，它極大地鼓勵員工不斷提高工作效率。因為額定工時取的是完成一項工作任務(wù)所需要的平均時間，如果一個員工低于這個時間就是虧的，而高于這個時間就是賺的，所以，員工會不斷努力去縮短工作時間，提高工作效率。

第四，它實(shí)現(xiàn)了員工從推任務(wù)到要任務(wù)的轉(zhuǎn)變。因為，過去的考核是按崗位任務(wù)考核，崗位任務(wù)以外的臨時任務(wù)、緊急任務(wù)一般沒有員工積極響應(yīng)，但這種考核方法使得員工接受任務(wù)的積極性很高，當(dāng)一個崗位一個時期沒有任務(wù)的時候員工會有危機(jī)感，員工會要求主管為其找任務(wù)，甚至?xí)_發(fā)出新的工作任務(wù)，這樣就很好地分配了人力資源，擴(kuò)大或完善了本單位的業(yè)務(wù)面，形成水漲船高的競爭局面。

第五，打破了先進(jìn)輪流坐樁的傳統(tǒng)，讓真正有突出業(yè)績的員工當(dāng)先進(jìn)，讓其他員工口服心服。

第六，通過調(diào)節(jié)K常數(shù)可有效調(diào)節(jié)競爭強(qiáng)度，適應(yīng)單位總?cè)蝿?wù)的變化。

第七，由于每月員工的績效考核的程序是員工填寫業(yè)績申報表交主管、主管核實(shí)申報表、公示、溝通、定稿、發(fā)布、計算獎金、報人事部。員工在申報業(yè)績時并不知道自己在團(tuán)隊中會排在哪個位置，只有等到公示時才知道，所以，每個員工在每月一開始就不自覺地抓緊時間去完成每項工作任務(wù)，累積自己的業(yè)績，整個團(tuán)隊就會呈現(xiàn)一種你追我趕的工作氛圍，促進(jìn)了團(tuán)隊的發(fā)展。

當(dāng)然，一個方法有優(yōu)點(diǎn)就會有缺點(diǎn)。首先，它不能適用于工作任務(wù)大部分都不重復(fù)的單位，如果每項工作都不重復(fù)，都要適時定標(biāo)準(zhǔn)是不現(xiàn)實(shí)的。

第二，當(dāng)人們都去追求數(shù)量累積的時候，質(zhì)量控制成了一道難題，需要投入更多的資源去檢查和考核。

第三，當(dāng)人們都在不顧一切地完成個人任務(wù)時，協(xié)作就會被弱化，不利于團(tuán)隊整體工作的開展。

第四，業(yè)績最優(yōu)的員工和業(yè)績最差的員工的實(shí)際兌現(xiàn)差比較來看并不公平，因為通過測算，最差的員工如果只完成最好員工一半的工作量，獎勵差最多只有五分之一，這對先進(jìn)而言是不公平的。但是這個負(fù)作用被中國文化平衡了，結(jié)果是最優(yōu)秀的員工也愿意接受并且下一次仍然會努力工作，爭取第一。

第五，對于高技術(shù)含量的一次性工作任務(wù)，這套方法有些勉強(qiáng)，因為測定這種工作任務(wù)的額定時間需要專家組評審，很難拿出讓人口服心服的標(biāo)準(zhǔn)。

實(shí)踐證明，這種考核方法使檔案室員工的工作熱情得到了激發(fā)，工作效率大幅度增長，檔案室的整體績效有了很大的改觀。對于工作任務(wù)重復(fù)性較高的基層檔案室而言這確實(shí)是一個富有實(shí)效的績效考核方法。□

（作者：塔里木石化分公司檔案資料中心，大學(xué)本科學(xué)歷，館員，研究方向：石油化工建設(shè)項目文件管理及檔案室業(yè)務(wù)管理）