試論原始地質檔案的整理歸檔

鄧春秀

摘 要：原始地質檔案是地質勘查、科學研究工作中取得的第一手數據資料，是編寫最終成果地質報告的基礎和依據。做好原始地質資料立卷歸檔工作，是實現地質檔案標準化、規范化、科學化管理的基礎。

關鍵詞：地質檔案 原始地質檔案 整理 歸檔 電子檔案

地質檔案是指在地質勘查、科學研究等活動中形成的科學技術檔案，包括區域地質調查、固體礦產地質、石油地質、海洋地質、水文地質、工程地質、環境地質、地球物理、地球化學、遙感地質、地質測繪、實驗測試、探礦工程、地質科學研究等檔案，是地質工作的成果，廣泛應用于地球科學研究、礦產資源勘查開發、國防建設、基礎建設、城鄉建設、環境保護、防災減災等國民經濟建設和社會發展的各個方面，是一種重要的基礎性、公益性資料信息。

《地質資料管理條例》把地質資料分為原始地質資料、成果地質資料和實物地質資料三類。其中，原始地質資料又稱原本地質檔案，是地質勘查、科學研究工作中取得的第一手數據資料，是在地質勘探活動中形成的原始記錄、中間成果和最終成果，是編寫最終成果地質報告的基礎和依據。筆者依據中華人民共和國檔案行業標準DA/T 41—2008《原始地質資料立卷歸檔規則》（以下簡稱《規則》）探討原始地質資料立卷歸檔方法，以實現地質檔案標準化、規范化、科學化管理。

一、原始地質檔案歸檔范圍

原始地質資料是指在進行地質工作時，直接形成和采集的，反映地質現象或地質體的，以各種載體類型存在的原始記錄、中間性解譯資料、最終地質工作成果、原稿等。包括：成果、底稿、底圖類；測繪資料類；野外地質觀察類；勘探工程及現場試驗類；采樣測試鑒定類；試采類；儀器記錄及動態資料類；航遙影像類；中間性綜合資料類；技術管理文件類等十類，來源十分廣泛。從工作領域來說，涉及地質調查、遙感地質、礦產地質、水文地質、工程地質、農業地質、環境地質、地球化學、地熱地質、海洋地質、地質災害、地球物理、探礦工程、工程測繪、實驗測試等諸多方面。根據地勘單位實際工作情況和地質檔案歸檔要求，制定本單位《原始地質檔案歸檔范圍和保管期限》，做到有章可依。

二、原始地質檔案歸檔責任者

地質調查工作結束時，由該項目技術負責人組織該工作項目的科技人員對本項目形成的科技文件材料根據立卷歸檔辦法要求，進行及時全面的清理，確保原始地質資料真實、可靠、準確、全面。立卷人應是項目科技人員，熟悉了解項目工作情況，嚴格按照《規則》和本單位制定的《歸檔范圍和保管期限》歸檔。立卷完畢，項目技術負責人按照應歸檔的范圍，根據立卷辦法審查，合格后在審查人一欄簽字，以示負責。

立卷歸檔工作應在項目結束3個月內完成，同時需在檔案管理部門指導下完成，手續完整后向檔案室或資料管理部門移交，移交清單應一式兩份。

三、原始地質檔案歸檔要求

（一）立卷單位

立卷原則：一個地質項目為一個建檔單位。

1.一個礦區，一次或多次工作后，完成一個報告所取得的全部科技文件材料立一檔。

2.一個礦區，多次工作，每完成一個階段就編寫一個地質報告，每一個報告的科技文件材料立一檔，有幾個報告立幾檔。

3.同一礦區、同一單位調查后編寫幾個礦種的報告，每一個報告的科技文件材料立一檔，有幾個報告立幾檔。

4.階段性完成或階段停止的地質工作，也應立卷歸檔，并在備考表中注明工作中斷的原因和原始地質資料可供利用的程度。

（二）立卷方法

1.收集資料：按照項目工作規范要求的內容和已確定的應歸檔的科技文件材料種類和數量，收集齊全，包括收集的地質資料已為地質工作所利用，并轉化為該地質工作原始地質資料。需要強調的是各年度設計書、設計圖、插圖紙質和數據必須齊全，實物地質帳單必須提交，若沒有實物，則提交證明，加蓋公章。

2.資料分類：分類工作依據立卷歸檔規則規定的立卷分類要求進行，將同類科技文件材料放在一起。

3.排序：將同類別的科技文件材料按有機聯系和形成時間的先后進行排序。文字在前，圖件在后。不同類別的資料按《規則》中的類別依次排列。

4.編號

（1）案卷號：一個項目的全部科技文件材料為一卷（檔），案卷號（檔號）由檔案室確定。

（2）件號：類內以件為單位，四位數，從1開始編流水號，一件一號，采用阿拉伯數字表示。例如：0001。

（3）類別代字（代號）：一類一個代字或代號，用漢字或字母。為別為底（D）、測（C）、觀（G）、探（T）、樣（Y）、錄（S）、像（X）、綜（Z）、文（W），共十類。

（4）檔號：由案卷號+類別代字（代號）+件號組成。例如，案卷號為10100，類別為底圖類，件號為10，檔號為10100D0010。

（5）序號：以件為單位，按《規則》中的類別依次大流水，從1開始編流水號，一件一號，采用阿拉伯數字表示。

5.整理（紙質文件材料）

（1）成冊科技文件材料：幅面建議小于A4幅面；單冊厚度一般不宜超過20mm，編扉頁和目錄，扉頁應包含題名、責任人及完成時間等，目錄每冊一個；用線訂左側或上方裝訂，去金屬物；編頁碼，從正文開始，封皮、封底、扉頁、目錄四項不編，記錄本中空白頁去掉，原來硬的外皮去掉，加貼外封皮、封底。

（2）圖件：大幅軟質圖件按規定折成 A4幅面（一般不再折成16 開大小）， 圖面向里，橫向手風琴式，圖簽折在外。先縱折，后橫折。不同尺寸的科技文件材料盡量折疊為統一幅面。不宜折疊的圖件應平放或卷放，在立卷檔案備注中說明。

（3）照片：立卷歸檔的照片應有文字說明，文字說明要注明拍攝時間，攝影者姓名等，一般用相冊保存。底片的編號要與照片一致。若無底片，數據也應保存，有文字說明。

6.建目錄。地質檔案文件目錄必須填寫完整、準確無誤，一般采用WORD格式填寫，其具體格式見《規則》附錄A。

7.填寫檔號章。每一件原始地質檔案應在右上角加蓋檔號章，圖件在責任欄（圖簽）附近加蓋檔號章。檔號、序號按上述編號方法要求填寫。

8.裝盒。將整理好的地質資料按其數量多少裝盒（一般不再使用裝袋），數量多的檔案可以分裝多盒。

9.填寫卷盒。檔案盒正面、側面的案卷號應填寫案卷流水號及盒號，分裝多盒的檔案，檔案盒應體現不同的盒數。例如，10100的第四盒，案卷號為：10100-4。案卷名稱應填寫報告全稱，編制單位為報告的提交單位，起止時間為資料的最早時間和最遲時間，采用8位數表示。檔案盒樣式可參照 GB/T 11822有關規定。

（三）電子文件的整理

地質工作過程中產生的電子數據均應歸檔，電子文件應盡量與紙質文件相一致，重要資料可通過掃描等方式形成電子文件。

電子文件的數據組織形式，應根據資料類別、數據成果特點、成果單元構成形式或參考利用方式而定，以方便地質檔案管理和利用。編號與紙質相同。電子數據的件號可為一個文件，也可為一個文件夾，能說明獨立的材料為原則。電子數據以電子文件夾形式組成，在根目錄下建立一級子目錄，子目錄名為案卷號、項目名稱，地質檔案文件目錄放在一級子目錄下；在一級子目錄下建立二級子目錄，二級子目錄名為資料類別代號；在二級子目錄下建立三級子目錄，三級子目錄名為資料類別代號加件號。

存儲電子文件應采用利于長期保存的高質量載體，載體應無劃痕、斑點、霉變、變形等損傷，應能在通用讀取設備上正確讀取且不攜帶病毒。電子文件所提供的信息應齊全、完整、準確。電子文件一般不加密。

電子文檔應裝入盒內，并附有標簽。標簽上應填寫盤號、項目名稱、資料內容、形成單位、形成日期。不得在光盤盤片及磁帶上貼標簽。

（四）歸檔時的保密管理

地質檔案是地勘單位的核心機密，是體現地勘單位核心價值與核心競爭力的重要支撐，也是地勘單位在巨大的市場競爭環境下的安身立命之本，做好檔案的保密工作十分重要。原始地質檔案的保密工作應做好以下工作：

1.確定密級。根據《中華人民共和國保守國家秘密法》（2010年）和《涉密地質資料管理細則》（2008年）規定，填寫涉密登記表，確定原始地質資料是否涉密，并確定密級和保密期限。

2.標識密級。對涉密文件和圖紙蓋保密章，填寫密級和保管期限等。涉密章樣式參照《涉密地質資料管理細則》。對涉密文件檔案盒正面蓋“部分涉及國家秘密”或“全部涉及國家秘密”章。

對極為重要的文件或密級在機密以上的涉密檔案，應單獨裝訂保存，嚴禁與非密級檔案材料進行混卷裝訂，避免造成檔案在利用中出現涉密擴散問題。