現階段中職學校檔案管理工作面臨的問題與對策

楊柳紅

摘 要：現階段，由于國家加大對職業教育的建設和改革力度，中職學校正面臨著重大的變革，作為中職學校工作重要組成部分的檔案工作也面臨著嚴峻的挑戰。對此，筆者結合多年檔案工作經驗，分析了當前中職學校檔案管理工作面臨的問題，并提出了現階段加強中職學校檔案工作的對策。

關鍵詞：中職學校 檔案管理 問題 對策

中圖分類號：G64 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）03（c）-0226-02

現階段，由于國家加大對職業教育的建設和改革力度，中職學校正面臨著重大的變革，作為中職學校工作重要組成部分的檔案工作也面臨著嚴峻的挑戰。對此，筆者結合多年檔案工作經驗，就中職學校檔案管理工作探討如下。

1 中職學校檔案管理工作的重要作用

1.1 學校檔案是樹立學校形象的依據，良好的學校形象有利于中職學校的招生與學生的就業

學校不僅是產生學校檔案的主體，而且是檔案發揮使用價值的重要場所。學校檔案產生于學校形成、發展、變化的全過程，又貫穿于學校教育教學工作及其組織、管理的各個方面，它真實地記錄了學校的教學、管理、運行的發展軌跡，是學校的重要信息資源。通過分析學?，F存檔案，可以全面掌握學校教育教學工作等方面的沿革和演變情況，更好地總結學校自身形象和價值觀建設的得失、成敗，因而它是樹立學校自身形象的依據?，F階段，中職學校最大的困難在于招生，這是由中職學校所處的社會地位決定的。良好的學校形象，將大大增強學校的吸引力，有利于學校的招生和學生的就業。

1.2 學校檔案是學校的寶貴信息資源，豐富的檔案資料可以更好地為教學科研服務

學校檔案大部分記錄和保存著學校教育教學經驗和成果，記錄了教職員工為學校的發展所作出的貢獻和先進事跡，反映了學校總體的教學水平，是學校教職工的勞動結晶。充分利用學校的檔案信息，不僅能實現學校檔案潛在的經濟效益和社會效益，更能為教學科研服務，提高教育教學水平。

2 中職學校檔案管理工作面臨的問題

2.1 中職學校檔案管理工作缺乏強有力的制度保障，造成中職學校檔案管理不規范

2008年，國家教育部和國家檔案局聯合制定并發布《高等學校檔案管理辦法》。全國各地市也根據實際情況制定了本地區中小學校檔案管理辦法。這些檔案管理辦法，是高等學校、中小學校開展檔案管理工作的制度依據。然而，在這看似完善的學校檔案管理辦法中，卻獨獨缺了針對中職學校的檔案管理辦法，這不能不說是一種缺失。據有關部門的解釋是，中職學校的檔案管理工作參照《高等學校檔案管理辦法》執行。誠然，中職學校與高等學校在專業設置、學生就業等方面有許多相似之處，蛤中職學校在培養目標、培養方式等方面與高等學校存在很大不同，如高等教育注重理論與實踐相結合，而中職教育更注重實踐等，這就決定了中職學校檔案必然與高等學校檔案存在很大的不同。簡單地以《高等學校檔案管理辦法》指導中職學校檔案管理工作，勢必造成中職學校檔案管理上的不規范。

2.2 中職學校檔案管理工作缺乏有效的監督檢查機制，造成中職學校檔案管理混亂

中職學校主管部門是教育行政管理部門（如市教育局），而其檔案業務的主管部門則是檔案行政管理部門（如市檔案局或檔案館等），中職學校檔案管理工作受檔案行政管理部門和教育行政主管部門雙重領導。教育行政管理部門作為學校的主管部門，多注重管理學校教育教學工作，并經常對教育教學工作進行檢查評估等，而對學校檔案業務工作管理得較少，更談不上對學校檔案管理工作進行監督檢查和指導了。檔案行政管理部門不是學校的主管部門，只在業務上對學校檔案工作有管理與指導的職責，加之檔案行政管理部門并未規定學校須定期向省或市一級檔案館移交檔案，導致對學校檔案管理工作缺乏有效地監督檢查。一些檔案行政管理部門對于學校存在的檔案違法行為，往往只進行現場指導糾正，而對于不及時歸檔、歸檔不全、歸檔不合要求、檔案面臨危險等檔案違法行為卻不予監督和追究。中職學校的主管部門不“管”檔案工作、“管”檔案工作不是主管部門的現實，最終使得學校檔案管理工作處于無部門“管”的狀態，從而缺乏有效的監督檢查機制，造成中職學校檔案管理混亂。

2.3 中職學校領導對檔案管理工作重視不夠，致使檔案管理工作缺乏強有力支持

就目前的中職學校檔案管理現狀來看，大部分學校的領導對檔案管理工作不重視，對檔案管理的意義認識不足。多年來，由于對教育改革的狹隘認識，導致檔案事業建設降低到教育改革的附屬地位。學校領導經常以一種對當前教育改革是否有用的實用主義來衡量檔案事業，而這一觀念又恰恰違背了檔案的價值屬性。因為檔案是歷史的產物，不能產生直接的教改成績或效果，檔案往往是到檢查評估利用的時候才顯出它的價值。學校領導對檔案管理工作不重視，必然導致檔案管理工作缺乏有效的考核獎懲等管理機制，同時也必然不重視對檔案室軟硬件建設的投入，從而導致學校檔案管理工作缺乏強有力支持。

2.4 中職學校檔案管理缺乏專業的檔案管理人員，導致檔案管理工作開展難度大

專業的檔案管理人員缺乏，現有的檔案管理人員業務水平低下是中職學校普遍存在的問題。現階段，中職學?；旧隙荚O有一名專職檔案管理人員，但真正科班出身的為數不多，有的是臨時配備或半路出家的。即使是科班出身的檔案管理人員，多數是身兼數職，既擔任教學、班級管理工作，又擔任行政管理工作，導致檔案管理人員能花在檔案管理工作上的時間實在是少之又少。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業出身的或者不經過培訓就上崗，不具備最基本的檔案管理業務知識，檔案管理手段落后；有些檔案管理人員，年齡大、學歷低、思想觀念陳舊，不但創新意識不強，而且工作的積極性不高，這些問題嚴重制約著中職學校檔案管理工作的發展。

3 現階段加強中職學校檔案管理工作的對策

3.1 制定中職學校檔案管理辦法，規范中職學校檔案管理

近幾年，隨著國家加大對職業教育的改革和投入力度，職業教育取得了前所未有的發展。職業教育的改革與發展，必然給中職學校檔案管理工作帶來許多新情況、新問題。然而，國家和有關部門至今卻尚未出臺有關中職學校檔案管理的相關辦法和規定，這與國家大力發展職業教育是不相適應的。為此，建議國家教育行政管理部門、檔案行政管理部門聯合起來，邀請教育界、檔案界、企業方面專家以及中職學校檔案管理工作者代表等有關人士，一起商討制定《中職學校檔案管理辦法》。《中職學校檔案管理辦法》的制定、發布和實施，將大大促進職業教育的發展，將為中職學校檔案工作提供法規依據，對推進中職學校檔案管理工作制度化建設，提高檔案工作服務于教學、科研、管理的能力和水平，具有十分重要的意義。

3.2 行政部門加大對中職學校檔案管理工作的監督檢查力度，確保檔案管理規范化

當前，針對中職學校檔案管理工作缺乏有效的監督檢查機制的實際，建議教育行政管理部門將中職學校檔案管理工作作為學校管理工作的一項重要內容，列入日常檢查、學期常規考核，納入校長的崗位職責，并定期聯合檔案行政管理部門對中職學校檔案管理工作進行監督和檢查。對中職學校檔案管理工作進行監督和檢查的內容應包括：學校是否建立有檔案工作或檔案管理制度；檔案保管條件是否符合要求；對檔案破損、變質、下落不明或泄密等情況，是否及時采取有效措施；應立卷歸檔的文件材料是否按要求歸檔；借閱利用檔案是否按時歸還；在保管或利用檔案中是否有隨意涂改、撕毀、丟失檔案情況；以及其他違反檔案法律法規的行為等。行政管理部門在監督檢查檔案工作過程中，對在檔案管理工作中做出突出貢獻的學?；騻€人，應給予表彰與獎勵，而對違反檔案法律法規的學校或個人，則應給予追究相應責任。只有這樣，才能真正對學校檔案工作起到監督作用，從而確保檔案管理規范化。

3.3 大力宣傳檔案工作，加強檔案法律法規的學習，增強中職學校領導干部及教職員工的檔案意識

檔案管理是學校發展的重要組成部分，學校各級領導應充分認識到檔案是具有特殊價值的信息資源。作為信息資源的一個重要組成部分，它在學校發展的過程中起著不可替代的作用。它是廣大教職員工智慧和經驗的結晶，是學校今后發展不可或缺的重要依據，是一個成功學校的寶貴財富。因此，必須大力宣傳學校檔案工作的重要性，加強對檔案法律法規的學習，切實增強中職學校領導干部和教職員工的檔案意識。首先，學校檔案部門充分利用黑板報、櫥窗、?？?、校園網、廣播等多種形式，注意結合各類教育教學評估的契機，加強對檔案工作的宣傳，讓學校更多的領導干部和教職員工了解檔案、重視檔案、支持檔案工作，充分調動全體師生積累檔案、保護檔案的積極性和自覺性，形成人人關心支持檔案工作的良好氛圍。其次，要認真學習《檔案法》等檔案法律法規，使學校領導和廣大教職員工都認識到學校檔案的重要性，堅決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實用主義短期行為。扎扎實實地搞好學校檔案工作，建立起嚴密并切實可行的檔案管理制度，按《檔案法》等檔案法律法規要求，規范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。最后，要加強對檔案工作的領導，主要領導應親自過問檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實際問題，按上級檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機構，集中統一管理全校各種門類和載體的檔案。各職能部門均應確定一名兼職檔案工作人員，負責收集部門的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學校的各種資料齊全完整。

3.4 加強中職學校專門檔案人員配備，提高檔案管理人員素質

為使學校檔案管理工作高效有序，首先要配備一名思想好、責任心強、熟悉學校工作、懂得職教辦學規律、有較好的政治素質和較強業務能力的同志來負責，健全工作人員崗位責任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料報送保密制度，嚴格按規章辦事。其次要注意加強檔案管理人員自身業務素質建設，搞好檔案業務培訓。最后要加強檔案管理人員的繼續教育，提高綜合素質。針對新檔案管理人員，有必要定期開展檔案管理工作的基礎知識及基本技能的培訓；針對老檔案管理人員，需要定期補充有關檔案管理的新知識、新方法。檔案管理人員的業務水平和綜合素質直接影響檔案工作的質量，檔案管理人員應提高認識水平，強化繼續教育，加強制度建設，建立相關運行機制。

總之，學校檔案工作是學校管理水平、發展軌跡、文化積淀、辦學特色的真實記錄和見證，在學校管理中起著舉足輕重的作用。我們必須改進工作思路，拓展工作對象，創新工作手段，豐富學校檔案資源，提高檔案資源開發利用工作的質量和效率，使其更好地服務于學校、服務于社會。

參考文獻

[1]吳開森.新時期中職學校檔案管理工作現狀與對策[J].考試周刊，2011（65）.

[2]馮永彩.中等專業學校檔案管理工作現狀分析與對策[J].山東檔案.