淺談如何做好新形勢下辦公室工作

汪平

面對鋼鐵行業產能過剩，產品供過于求，呈現低價格、高成本、低效益的嚴峻經營形勢。企業的辦公室是一個單位的綜合機構，具有承上啟下、上通下達、職能龐雜的特征，無論辦文、辦事、辦會，還是管理、服務、協調，任何一個環節出了問題，都會產生很大的影響。因此，面對新的形勢和任務，辦公室工作開展得如何，直接影響和制約著各項工作的推進。

一、提高認識，增強辦公室工作的責任感

辦公室處于協調機關各部門、連接領導和基層的樞紐地位，是機關的信息中心、服務中心、參謀中心、運轉中心和指揮中心，具有參謀、助手、協調、服務、把關、督辦等六大職能。擔負著上情下達、下情上報、對外交往和后勤服務等繁重工作，工作頭緒多、服務對象多、方方面面應酬多、事情多而雜。特別是隨著機構的變革和發展，很多部門撤并后，有些工作也移交到辦公室，辦公室的職能不斷拓展，任務日益加重。同時，經濟社會的快速發展也對辦公室工作提出了新要求。根據職能職責的要求，辦公室的每項工作都與企業生產經營或者與職工群眾有著密切聯系，工作上哪方面做的稍有不慎不周，就會產生不良影響。因此，辦公室的每項工作都必須考慮周全并迅速地圓滿完成，用一句話來說，辦公室工作就得“召之即來，來之能戰，戰則必勝。”作為辦公室工作人員首先就要認識到辦公室工作的特性，增強責任感、緊迫感，提高自覺性、主動性，不驕不躁，始終保持著高度的工作熱情。

二、明確重點，提高辦公室工作的效率

辦公室工作包括了文秘、調研、接待、企管、后勤事務、車輛管理等等，內容紛繁復雜。如果眉毛胡子一把抓，就會找不到頭緒，很容易顧此失彼。但是只要抓住了要害，抓住了主要矛盾，一切問題就會迎刃而解。我認為辦公室工作要在黨政領導下，堅持“一個原則”，實現“二個轉變”，抓好“三項工作”，具體說：

1、堅持“一個原則”。

就是要堅持上為黨政領導分憂，下為職工服務的原則。辦公室工作涉及日常事務、后勤服務等方面，很多具體的事情關系到干部職工的切身利益。因此，必須把服務企業中心工作和服務干部群眾作為工作的出發點和落腳點，把“參與政務”、“管理事務”、“搞好服務”三大職能統籌兼顧，合理安排，做到調研圍繞中心轉，協調圍繞領導轉，服務圍繞職工轉，信息圍繞決策轉，使工作目標更明確，重點更突出。

2、實現“二個轉變”。

一是實現思維方式的轉變。從原來的“領導交辦，辦就辦好”的思維方式向“怎樣去辦，怎樣辦好”的方式轉變，圍繞中心工作，統籌兼顧各項任務，做到工作有計劃、有安排、有檢查，保證工作有條不紊，落到實處。

二是實現工作方式的轉變。辦公室工作講的是團結協作，既要與兄弟部門協作，又要與外單位協作，很多工作僅僅靠一、兩個人單打獨斗是完成不好的，作為辦公室成員要思想上同心、目標上同向、行動上同步、事業上同干，齊心協力扭成一股繩，發揮整體優勢，創造一個良好的工作氛圍。

3、抓好“三項工作”。

一是抓好調查研究。辦公室要為領導決策提供服務，這就要求我們把調研工作作為一個重要任務來抓。想要當好參謀助手，必須深入職工群眾進行調查研究，將職工的意見和呼聲傳遞給領導及相關部門，為領導決策提供最準確、最真實的依據。

二是抓好制度管理。沒有規矩不成方圓，辦公室工作復雜多樣，沒有具體的規章制度是很難做好每項工作的，首先是要根據本單位的實際情況建立健全各項工作制度，做到工作有章可循；其次是合理分工，根據辦公室的工作職責，將辦公室分成文秘、綜合、后勤等各個崗位，制定每個工作人員的工作職責，落實責任，各施其職，各盡其責；第三是工作要有目標和計劃，要做到全年有工作要點，每季有工作安排，當月有情況通報。在制定目標時，要將總體目標與突破工作項目結合起來，同時要建立監督機制，提高辦事效率。對人們關心的熱點、焦點問題，要督辦督查，在規定時間完成；第四是建立激勵機制，嚴格督查考核。按照人員責任分工情況，將個人德、能、勤、績進行量化考核，將考核情況與獎金掛鉤。同時還應制定專項激勵措施，對臨時性和突擊性工作實行獎勵，充分發揮辦公室人員的積極和創造性。

三是抓好勤政樹形象。辦公室人員作為領導身邊的人，必須以高度責任感，加強自身的勤政建設，要做到“四勤”。一是腿勤，不怕多跑路，不怕多流汗，舍得花力氣，把工作做實做細；二是手勤，平時多寫多記，把看到的聽到的記下來，為起草文字材料積累素材；二是腦勤，勤學善思，注重研究問題，解決工作中的難點問題，為領導獻計獻策；四是嘴勤，多向領導匯報情況，多向科室和有關部門通報情況，加強溝通，密切協作，樹立廉潔高效的社會形象。

三、開拓創新，激發辦公室工作的動力

面對新形勢新任務，辦公室的工作不創新就難以適應，不創新就難以發展。只有堅持與時俱進、開拓創新，才能增加活力、激發動力，才能搞好辦公室的工作，才能真正發揮參謀助手作用。

一是在工作上要創新。辦公室常規性工作多，日常事務性工作多，工作創新就是要求我們善于在不變中求變，在常規中求新，在實踐中提高。要打破傳統的思維定勢，突破與形勢發展不適應的工作理念和工作模式，用新思想、新辦法和新途徑來解決工作中遇到的新矛盾和新問題，努力實現從被動服務，向主動超前服務的轉變；從搞好事務服務為主，向注重大局服務的轉變；從完成具體事項，向加強綜合協調的轉變；從單純辦公、辦事，向強化督促檢查、推（下轉第137頁）（上接第102頁）動決策部署落實的轉變；從忙于事務，向深入調查研究，發揮參謀作用的轉變，使辦公室工作實現新的跨越式發展。

二是在機制上要創新。創新機制就是要樹立以人為本的理念，在辦公、辦事等方面，制定嚴格的工作程序，建立科學、高效、有序地運行機制。要嚴格崗位責任，做到事事有人管，人人有專責；要建立嚴格的崗位責任，合理、嚴格的考核制度，獎勤罰懶，獎優罰劣，激勵先進，鞭策后進，形成有利于工作落實的良好機制，營造爭先創優的工作氛圍，促進辦公室工作規范化、制度化。

三是在方法上要創新。適應新的形勢不斷創新方式方法，是辦公室提高服務層次，當好參謀助手的關鍵。辦公室要根據當前企業改革發展的需要，結合新情況，研究新規律，探索行之有效的方式方法。特別是在科技、信息高速發展的前提下，辦公室工作人員必須學會運用新的科學技術和手段，充分利用電腦、互聯網、辦公室軟件、e-mail等提高辦事效率，利用internet建立辦公室自己的網站，利用多媒體生動多樣的文字、聲音、圖片、動畫等進行對外宣傳。不斷加快辦公自動化，信息網絡化，管理科學化建設，逐步改進服務手段，提高辦公室的整體功能和工作效率。

四、加強學習，增強服務意識和服務技能

辦公室工作做得好與壞，取決于辦公室人員素質的高低、能力的強弱。辦公室工作的內容很多，很多工作涉及到黨和國家方針、政策的貫徹，涉及到國家法律、法規、規章、制度的執行，應用的知識也很廣博。如不注意加強學習和不斷更新知識就無法適應辦公室工作需要，不能很好地完成上級下達和單位領導安排的各項工作。因此，辦公室人員要有強烈的求知欲，善于學習、勤于學習、終生學習。不僅要熟知政治、經濟和各項政策，有較高的理論修養，還應了解管理、法律、文學等等。工作業務知識不僅要了解，還要熟知精通，能指導實踐，還要跟上時代步伐，跟上工作節奏。創新方式方法，就必須堅持先學一步，深學一層，善于汲取新的營養。同時，辦公室人員要經常接觸各種密級文件、資料和信息，還要加強保密知識的學習，要對自己工作的特殊性、機密性、嚴肅性有明確的認識，認真學習保密工作法律法規和知識，提高個人保密技能，杜絕失密泄密事件發生。此外，還要虛心學習同行甚至外單位工作的先進做法和管理經驗，加強橫向聯系，傳播信息，交流經驗，取長補短，提高辦公室整體素質。

（作者單位：馬鞍山市安徽馬鞍山鋼鐵股份公司一鋼軋總廠）