試論基于精細(xì)化管理模式下的高校檔案管理策略

李 篤

（西安醫(yī)學(xué)院，陜西 西安 710021）

1 精細(xì)化管理內(nèi)涵

1）含義。“精”、“細(xì)”是精細(xì)化管理的精髓，簡(jiǎn)單而言在高校檔案管理當(dāng)中，既要通過“精”實(shí)現(xiàn)檔案管理環(huán)節(jié)的優(yōu)化，縮減流程，提高效率，又要通過“細(xì)”確保檔案管理的規(guī)范化、全面化、具體化。精細(xì)化管理既是一種理念，更是一種管理方法，精細(xì)化管理注重管理規(guī)范的完善，要求管理人員必須要按照管理流程進(jìn)行操作，同時(shí)，明確管理責(zé)任，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，避免檔案管理差錯(cuò)的發(fā)生，能夠培養(yǎng)管理人員的責(zé)任心、認(rèn)真態(tài)度，更好保障檔案管理工作的有序?qū)嵤?/p>

2）意義。首先，精細(xì)化管理能夠提升檔案管理效率。高校檔案管理中既包括學(xué)生檔案管理，又包括教學(xué)檔案以及實(shí)物檔案等內(nèi)容，在精細(xì)化管理模式下，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的細(xì)化，明確每個(gè)類型檔案管理的具體工作以及管理制度，通過明確分工能夠提升每個(gè)類型檔案信息的搜集、整理、處理、使用效率。其次，能夠提升檔案管理安全。精細(xì)化管理模式下，每種類型、每個(gè)環(huán)節(jié)的檔案工作都有對(duì)應(yīng)的負(fù)責(zé)人，一旦發(fā)生檔案泄露等風(fēng)險(xiǎn)能夠第一時(shí)間找出問題，并追究對(duì)應(yīng)人員的管理責(zé)任，通過這種方式增強(qiáng)檔案管理主體的責(zé)任心。同時(shí)，精細(xì)化管理模式對(duì)檔案管理制度要求嚴(yán)格，明確檔案搜集、使用、管理等環(huán)節(jié)，嚴(yán)格的管理流程能夠確保檔案的安全性，避免使用不規(guī)范或者管理不當(dāng)造成的檔案丟失、損害。此外，在精細(xì)化管理模式下，還會(huì)加強(qiáng)檔案信息化安全管理投入力度，通過檔案風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警體系構(gòu)建保障檔案安全性。再次，有利于提升檔案利用價(jià)值。隨著高校教育改革的深化，高校檔案信息不斷增多，各種信息層出不窮，如果檔案管理不當(dāng)，勢(shì)必會(huì)影響到檔案的使用價(jià)值。檔案管理重要性是不言而喻的，不僅關(guān)系著高校科研事業(yè)、教育事業(yè)發(fā)展，而且還與學(xué)生學(xué)業(yè)、實(shí)習(xí)、就業(yè)等活動(dòng)密切關(guān)聯(lián)。精細(xì)化管理模式下，通過高校檔案信息的規(guī)范、細(xì)化，構(gòu)建完善的檔案體系，更好滿足各個(gè)主體在檔案信息方面的查閱、調(diào)取，以此為高校發(fā)展、學(xué)生就業(yè)、科研活動(dòng)提供數(shù)據(jù)支撐，而且能夠?yàn)楦咝＝逃繕?biāo)設(shè)置以及課程改革提供依據(jù)。

2 精細(xì)化管理模式下高校檔案管理實(shí)施策略

1）學(xué)生檔案管理中精細(xì)化模式的應(yīng)用。根據(jù)高校學(xué)生學(xué)業(yè)特征，可以將高校學(xué)生檔案管理工作分為三個(gè)環(huán)節(jié)，并將精細(xì)化管理模式應(yīng)用到各個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中。首先，入學(xué)環(huán)節(jié)，要做好入學(xué)檔案的接受與管理工作。作為檔案管理人員，既要通過電子檔案途徑實(shí)現(xiàn)學(xué)生電子檔案接受與管理，又要在入學(xué)時(shí)做好紙質(zhì)檔案的接受與管理工作，尤其在紙質(zhì)檔案管理中必須要做好學(xué)生所在專業(yè)、年級(jí)的備注工作，做好分類，便于后期查閱與學(xué)生檔案信息的完善；同時(shí)，學(xué)校需要將學(xué)生檔案分配到系檔案管理部門，系檔案管理人員要做好學(xué)生檔案接受時(shí)的審核、檢查，確保檔案信息完整、準(zhǔn)確，對(duì)于存在問題要及時(shí)提出并予以完善。其次，學(xué)業(yè)期間，必須要做好學(xué)生檔案信息的分類管理，明確各個(gè)部門在檔案管理中的責(zé)任和義務(wù)，比如，學(xué)生組織關(guān)系要交給對(duì)應(yīng)的黨組織、團(tuán)組織予以管理，學(xué)生成績(jī)要由各班班主任以及分科教師予以管理，不僅要保存好紙質(zhì)成績(jī)資料，而且要做好電子學(xué)籍檔案的錄入，同時(shí)，要明確信息錄入主體的責(zé)任。再次，畢業(yè)離校期間，學(xué)校檔案管理部門要加強(qiáng)與學(xué)生就業(yè)單位以及人才市場(chǎng)檔案的轉(zhuǎn)接工作，讓學(xué)生能夠清楚了解自己檔案的歸屬，對(duì)于出國(guó)或者休學(xué)等情況，要進(jìn)行細(xì)分，由專門人員負(fù)責(zé)管理，真正確保檔案管理的精準(zhǔn)高效。

2）高校物資檔案管理中精細(xì)化管理模式的應(yīng)用。物資是高校重要的資源，高校物資檔案管理工作能夠讓高校更好了解發(fā)展當(dāng)中的物資狀況以及利用情況，并根據(jù)物資管理檔案購(gòu)置或者利用對(duì)應(yīng)的物資，確保高校各項(xiàng)活動(dòng)的順利實(shí)現(xiàn)。將精細(xì)化管理模式應(yīng)用到高校物資檔案管理中具有重要意義，具體可以從這幾個(gè)方面入手：其一，構(gòu)建精細(xì)化物資檔案管理機(jī)制，明確物資管理范圍、使用標(biāo)準(zhǔn)、管理職責(zé)，同時(shí)，明確院系在物資檔案管理中的職責(zé)，對(duì)于物資檔案工作規(guī)范、細(xì)致、科學(xué)以及物資效率使用高的院系予以表彰；其二，強(qiáng)化管理人員專業(yè)素養(yǎng)，樹立精細(xì)化管理理念，積極吸納專業(yè)檔案管理人員參與到高校物資檔案管理工作當(dāng)中，做好檔案管理人員的考評(píng)等工作，激發(fā)檔案管理人員的自覺能動(dòng)性；其三，細(xì)化檔案管理內(nèi)容，確保各種物資管理的有章可循，比如，可以通過編號(hào)的方式見物資的管理；對(duì)于實(shí)物較大難以統(tǒng)一保存的，可以通過電子檔案方式予以保管，并明確物資的具體存儲(chǔ)位置，以便日后使用；對(duì)于科研儀器等精密性設(shè)備，要注重保存環(huán)境，嚴(yán)格按照儀器設(shè)備保存要求進(jìn)行濕度、溫度、壓力等方面的管理工作。總之，要運(yùn)用精細(xì)化管理理念提升物資管理效率，有效發(fā)揮物資的最大價(jià)值，避免高校物資的浪費(fèi)。

3）高校教學(xué)檔案管理中精細(xì)化管理模式的應(yīng)用。高校教學(xué)檔案內(nèi)容相對(duì)豐富，既包括教學(xué)活動(dòng)，也包括實(shí)踐活動(dòng)等內(nèi)容，而且不同專業(yè)對(duì)應(yīng)的教學(xué)檔案內(nèi)容存在較大差異，這就要求在教學(xué)檔案管理中必須要樹立精細(xì)化管理理念，在具體應(yīng)用中可以從這些方面入手：其一，在高校教學(xué)檔案管理中，要根據(jù)專業(yè)特征確定對(duì)應(yīng)的檔案管理內(nèi)容，明確操作流程。對(duì)于高校教學(xué)檔案管理人員而言，必須要充分利用網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)，確保教學(xué)檔案工作的規(guī)范錄入和管理，同時(shí)要做好定期檢查、考核；其二，大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校教學(xué)內(nèi)容日益增多，檔案信息大幅增加，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)存在諸多缺陷與不足，對(duì)此，必須要將精細(xì)化管理理念應(yīng)用到信息化電子檔案構(gòu)建當(dāng)中，通過電子檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)教學(xué)信息的有效錄入、整理、存儲(chǔ)，建立完善的查閱模式，滿足教師、學(xué)生等不同主體的檔案信息查閱需求。

3 結(jié)語(yǔ)

高校檔案管理是國(guó)家教育事業(yè)發(fā)展的一部分，更是國(guó)家檔案管理不可獲取的一部分，將精細(xì)化檔案管理應(yīng)用到高校檔案管理當(dāng)中，能夠推動(dòng)高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)力度，降低檔案管理成本，優(yōu)化檔案管理結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理體系的優(yōu)化。精細(xì)化管理模式下，高校必須要加大檔案管理投入力度，通過現(xiàn)代化管理技術(shù)，管理手段，以及大數(shù)據(jù)檔案管理途徑提升檔案管理效率。在高校檔案精細(xì)化管理中，本文主要以高校檔案管理內(nèi)容為核心，從教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、物資檔案三個(gè)層面提出了精細(xì)化管理的具體應(yīng)用策略，希望能夠?yàn)楦咝n案精細(xì)化管理提供參考依據(jù)。