檔案保管外包服務能力評估研究

馬志穎

摘? 要：就檔案保管外包服務機構而言，現(xiàn)行評估表檔案保管硬件條件占比偏重;檔案庫房產(chǎn)權評估實操性不強;人員管理測評要求不高，以及安全保密體系測評力度不夠，針對上述問題，結合實際，提出相應的改進建議，以期對檔案保管外包服務能力評估現(xiàn)狀有所裨益。

關鍵詞：檔案保管;外包服務機構;服務能力;評估表;測評內(nèi)容

Abstract： As far as Archives storage outsourcing service institutions are concerned， current assessment form places too much emphasis on hardware conditions for archival preservation; the evaluation of the property right of archival repository is not practical; personnel management evaluation requirements are not high， and the evaluation of security and confidentiality system is insufficient. In view of the above problems， combined with the actual situation， the corresponding improvement suggestions are put forward， in order to benefit the current situation of the evaluation of the service ability of the Archives storage outsourcing.

Keywords： Archives storage; Outsourcing service institutions; Service capabilities; Evaluation criteria; Evaluation contents

筆者針對檔案保管外包服務能力評估現(xiàn)行評估表實施過程中可能存在的問題提出自己的看法。

1 檔案保管外包服務能力評估現(xiàn)狀存在的問題

檔案標準從性質上可劃分為基礎標準、業(yè)務管理標準、技術標準及評價性標準四類，其中，評價性標準專門適用于檔案服務業(yè)企業(yè)，[1]因而建立各類評級制度利于從宏觀上衡量各企業(yè)業(yè)務水平的高低，起到市場導向作用。[2]

2017年8月2日，國家檔案局發(fā)布報批稿《檔案保管外包服務管理規(guī)范》的實施不僅使得檔案寄存托管類企業(yè)的管理服務有法可依，還開創(chuàng)性地彌補了長期以來檔案行業(yè)評價性標準缺失的現(xiàn)實不足。

1.1 檔案保管硬件條件評估占比偏重。現(xiàn)批準實施的《檔案保管外包服務能力評估表》（下簡稱“評估表”）相較于之前征求意見稿的《檔案社會保管單位分值測評表》（“分值測評表”）在內(nèi)容和結構上更為細化全面。

評估表將分值測評表“安全值班”的內(nèi)容調(diào)整進“檔案保管場所建設”的具體測評指標“防盜報警與安全值班”里，使整張表的邏輯順序更加連貫;又將分值測評表“檔案利用”里的具體指標“檔案調(diào)用”單設成“檔案運輸”，以提高檔案專人專車運輸?shù)谋匾浴?/p>

分值測評表盡管提及“檔案利用”，但其具體指標“檔案目錄”只涉及到檔案保管外包服務的一小部分。

現(xiàn)行評估表“信息化管理和利用服務”較全面地反映出寄存托管類企業(yè)綜合管理和提供利用服務水平，具體測評指標包括“檔案查閱”“檔案管理信息系統(tǒng)”“數(shù)據(jù)庫建設”“數(shù)據(jù)安全措施”等。

但總體來看（見表1），現(xiàn)行評估表仍太過側重檔案保管硬件條件，包括“檔案保管場所建設”“檔案運輸”“檔案保護”“檔案裝具”，權重共76%，而其他各評價維度權重相加才24%，包括“公司資金”“人員管理”“信息化管理和利用服務”“制度建設”。

1.2 檔案庫房產(chǎn)權評估實操性不強。現(xiàn)行評估表“檔案保管場所建設”下設9個具體指標。其中，“自有檔案庫房”“租用檔案庫房”和“租用年限”這三個指標和內(nèi)容設置在企業(yè)評估過程中可操作性不強。

首先，現(xiàn)行評估表將庫房產(chǎn)權簡單地一刀切為“自有”和“租用”，并規(guī)定參評企業(yè)必備自有庫房，若某公司庫房全部自有，面積達6000㎡及以上，按該表最高可得44.5分，在理想情境下該司喪失了獲得滿分的權利。

其次，該表規(guī)定庫房的選址布局、建筑設計、檔案保護、防火設計、建筑設備符合要求，自有庫房得5分，租用庫房得2.5分，分值差異合理，但是將其分別設在“自有”和“租用”具體測評內(nèi)容里并不十分科學。

最后，自有庫房不存在年限要求，該表單設“檔案庫房租用年限”指標，權重2%，容易引起歧義，可能存在庫房全部自有的企業(yè)疏忽下漏算掉2%的情況。

1.3 人員管理測評要求不高。現(xiàn)行評估表關于“人員管理”的權重設置不足10%，主要測評檔案業(yè)務及管理人員、其他崗位人員上崗證書持有情況。

目前考察以員工基本技能為重點，不能全方位地測評企業(yè)用人情況和整體業(yè)務素質。（見表2）

1.4 安全保密體系測評力度較弱。縱觀現(xiàn)行評估表，對信息安全保密工作的測評缺乏聚焦性，[3]只是將其體現(xiàn)在各零散的指標上。例如，上文所述“信息化管理和利用服務”里的“數(shù)據(jù)安全措施”，權重僅為2%，以及權重為3%的“制度建設”測評內(nèi)容。因此，應單設“安全保密體系”指標。

2 檔案保管外包服務能力評估的實施建議

2.1 科學建立與實施等級評價體系。正確衡量檔案服務業(yè)企業(yè)水平的高低，需要遵循相應原則，制定一個較完善的等級評價體系。

寄存托管類企業(yè)測評應以五大維度為主（見表1）。同時，現(xiàn)行評估表側重強調(diào)檔案保管基礎設施，權重占比過高，忽視了人力資源、檔案信息安全保密等因素。

本文建議將“檔案保管硬件條件”權重設置為40%，其中，按相應比例，“檔案保管場所建設”為25%，“檔案運輸”為2.5%，“檔案保護”為9%，“檔案裝具”為3.5%，再將“公司資金”和“安全保密體系”提高至15%，“人員管理”提至20%，在不改變測評重點的同時提高了其他項重視程度，權重設置更為嚴謹。

現(xiàn)行評估表通過增加“基礎關鍵項”，以“必備”明確企業(yè)參評條件，也是值得借鑒的方式。此外，隨著行業(yè)的發(fā)展，等級評價體系也應不斷調(diào)整。

2.2 完善庫房產(chǎn)權指標設置。本文建議將現(xiàn)行評估表“自有檔案庫房”“租用檔案庫房”和“租用年限”調(diào)整為“庫房產(chǎn)權”“庫房面積”“庫房設計”三個指標。

需要注意的是“庫房產(chǎn)權”“庫房設計”只有庫房全部自有和自有部分面積不低于6000㎡時才能分別得到最高1.5%，有租用庫房，且自有庫房面積低于6000㎡時最高得1%。則若6000 ㎡庫房全部自有，假設其他條件都滿足，應得1.5+7+1.5=10分;若自有4000㎡、租用2000㎡，則得1+3+3+1=8分，若自有6000㎡、租用2000㎡，則得1.5+7+3+1.5=13分。

此外，“檔案保管場所建設”各指標權重也對照原表，合理賦值，如“庫房環(huán)境”2.5%，“配備附屬技術用房”2.5%，“消防設施”4%，“防盜和值班”3%，“供電”2.5%以及“照明”0.5%（見表3、4）。

2.3 加強檔案外包機構人才隊伍建設。本文結合2016年全國范圍內(nèi)20家檔案服務業(yè)企業(yè)人力資源情況調(diào)研數(shù)據(jù)[4]（見表6），從“人員規(guī)模、類別、素質和組織優(yōu)化”四個指標探究檔案寄存類企業(yè)人才現(xiàn)狀。

首先，參照國家統(tǒng)計局2011年發(fā)布的《大中小微企業(yè)劃分標準》，軟件和信息技術服務業(yè)劃分應滿足相應條件（見表5），20家調(diào)研目標企業(yè)人員規(guī)模平均300人，[4]基本滿足了中型企業(yè)的要求。

考慮到樣本的特殊性，本文將測評標準設置為大型企業(yè)2%，中型1%，小型0.5%，微型規(guī)模不得分。

其次，應大幅提高營銷人員和專業(yè)人員的占比以提高行業(yè)競爭力。

最后，對企業(yè)人力資本潛力的測評。通過強化現(xiàn)職人員能力，促進企業(yè)良性運轉（見表6）。

2.4 注重全流程風險控制。檔案保管外包工作存在自然或人為侵害的潛在風險，[5]應從檔案存儲與日常管理、服務人員和服務對象三個方面探析潛在風險[6]（見表7）。

只有服務全流程注重風險控制，才能確保檔案安全，形成較為合理完善的安全保密體系。

參考文獻：

[1]紀建楠.我國檔案服務業(yè)標準建設研究[D].遼寧大學，2017：21.

[2]姚軍，朱勝良，錢唐根等.《檔案保管外包服務管理規(guī)范》解讀[J].中國檔案，2018（09）： 26.

[3]國家檔案局.課題研究報告：檔案數(shù)字化外包安全管理問題分析與解決方案研究課題（一）[R].2013（12）： 21-22.

[4]鄧小軍，丁海斌.中國檔案服務業(yè)企業(yè)藍皮書（2016）[M].沈陽：遼寧大學出版社，2017：301-302.

[5]嚴永官.商業(yè)性檔案寄存行業(yè)的規(guī)范管理之我見[J].檔案管理，2013（04）： 26.

[6]肖瀟，陳金星.企業(yè)檔案外包工作探析[J].辦公室業(yè)務，2018（11）： 129.

（作者單位：常熟理工學院圖書館? 來稿日期：2020-12-15）