對成人高校檔案管理的幾點思考

索曉丹

（赤峰學院 成人教育學院，內蒙古 赤峰 024000）

隨著我國高等教育改革的不斷深入，成人教育事業獲得了蓬勃的發展，成人高校檔案數量明顯增加，已經成為高等院校檔案的重要組成部分.然而現有成人高校建立的檔案室，其檔案管理工作只是停留在收集、整理檔案的階段，檔案的利用價值也只是日常的文件查詢與檔案保管等基本功能.因此，采取什么樣的策略進而有效地解決目前成人高校檔案管理工作面臨的問題，做好成人高校檔案工作，滿足成人教育改革及社會各方面的需求，是成人高校檔案管理工作者義不容辭的責任.

根據近來20年的教育檔案規定，成人高等院校的檔案管理有其存在的價值.但結合國際國內的發展趨勢，從一定意義上來說，現行的成人教育檔案規定，明顯落后于形勢以及時代發展的趨勢，與網絡招生相比，更凸顯了自身的弊端.因此，對成人高校檔案的改革勢在必行.根據筆者的研究，目前成人高校的檔案管理主要存在以下幾個方面的問題：

1 對檔案管理重視度缺乏

和普通高等教育相比，成人教育盡管在今近年發展速度較快，但在社會少數人心中，仍作為對正規教育的附加和補充，沒有放到一個足夠高的位置上予以重視.從這樣的角度看來，成人高校的檔案管理缺乏一定的注重程度，學校領導、檔案管理者既不了解如何管理檔案，也不知檔案出了問題該如何處置，使得成人高校的檔案管理工作異常薄弱，具有很大的隨意性.

2 管理人員素質較差，效率低下

成人教育高校的檔案管理隊伍普遍較為薄弱，甚至大多數的高校都不會設置專門的管理崗位來處理相關事務，而往往會由人事行政人員、教務處人員等來兼任.由于他們的工作量較大，且沒有經過專業的檔案管理知識培訓，在負責成人高校檔案管理中缺乏工作技能，尤其是信息化管理掌握程度更低，面對檔案的錄入、整理、分類、歸檔等工作時，工作效率無法提升.另外，因為事務繁雜，管理者也不會投入過多精力，經常造成檔案的錯填、漏填、丟失等情況發生.

3 管理制度不完善、機構設置不健全

高校的檔案管理需要有完整的管理規定，這在一定程度上保證了檔案管理的有效運行，保障學生檔案的完整和安全.但是，成人教育高校的檔案管理制度大多不科學，甚至不完善，對檔案管理造成的障礙是可想而知的.和普通高等教育學校不同，成教學生的成分復雜，思想認識和知識水平差距較大，可能會造成管理上難度加強，如果此時制度跟不上，必然會使得檔案管理的高效運行難上加難.

另外，機構設置的不健全也會使成教高校的學生檔案管理有很大紕漏，如建立檔案時，經常會由于管理者的疏忽造成部分檔案缺失，未加蓋公章，負責人未簽字等等情況出現.同時，部分高校將檔案與其他文本或資料混放，極易錯拿、損壞和丟失.隨著信息化程度的加深，普通高校早已采用網絡方法管理學生檔案，但部分成教高校卻仍停留在紙質保存檔案，查閱和利用的效率有待提高，缺少聯動機制.

針對存在的問題，以下提出幾點改善成教學校學生檔案管理的對策：

3.1 加強檔案意識，從根本上緩解管理難度

3.1.1 增強高校領導的檔案意識

想要做好成教學校的檔案管理工作，學校領導的重視和積極宣導異常重要.從領導層面上出發，頒布相關管理規定，并要求從上到下按此執行，監督和管理各層工作人員，這樣才能使得檔案管理工作有更加良好的效果.學生檔案具有深遠的現實意義，真實、可靠的檔案信息可以為新的管理決策提供客觀依據.同時，作為一項管理工作，檔案的產生、積累和有效保存在一定程度上反映了領導的管理水平，領導有責任和義務選拔優秀的檔案管理者，提供思想、設備、工作環境與條件，同時監督管理過程有效運行.充分的重視是基礎，重視度提升了才能做好各項檔案管理工作.

3.1.2 增強工作人員的責任意識

檔案管理不但需要管理者的高效工作，同時也需要各部門的通力配合，因此我們可以利用多種宣傳工具進行宣導，如手機、宣傳欄、網絡等等，多角度的加強宣傳力度；同時一定要加強對工作人員的培訓，包括檔案管理制度、基礎管理方法和前沿管理技巧等，更要注意對檔案文化、檔案管理責任的灌輸.可以利用校內網絡論壇或者宣傳櫥窗、板報等多種方式，并通過培訓和溝通座談，最終在高校形成一支最具責任感的專業檔案管理者隊伍，有傳承有發揚，共同將這項工作完成.

3.2 管理方式轉向現代化，創新檔案管理模式

現如今，大多數的成教高校檔案管理方式較為單一，與現代化的管理方式和手段差距較大.由于我們所想達到的是設備運用、軟件運用、資源運用三方面共同結合發展的檔案管理模式，而從當今紙質化的管理方式轉變上，則可以通過先進的信息化處理方式，利用網絡實現全面電子化，使得檢索方式更為便利，同時畫面感和多媒體操作也更加突出.

專業性和多樣性將成為檔案管理的發展趨勢，而高校的檔案管理也會逐步向服務型的角度轉變，這就要求我們的工作者轉變工作思路，更多的從學生角度出發，如何能讓檔案的擁有者了解個人檔案，且如何能讓我們的工作更加便捷且針對性更強，是值得思考的.檔案管理工作的不斷進步也體現了高校管理水平的不斷提升，一方面使得管理者工作效率更高，信息來源更加多元化；另一方面也可提升管理服務的素質乃至管理人員的素質，達到雙贏的目的.管理者可制定更為詳細的檔案管理規章制度、工作守則和業務規范，實現個工作環節都可按章執行；配置人員時也可引入競爭和激勵機制，真正做到主動服務，有針對性地開展工作.

3.3 提升檔案管理者的基本素質

檔案管理人員是成教高校檔案管理的核心力量，隨著網絡技術的不斷引用，檔案管理工作和信息更新等都有了一定程度的變化.這就要求檔案管理人員的素質和專業技能更高更強，做“檔案管理者”而不僅僅是“檔案整理者”.針對檔案管理運行中需要注意的問題，以及在高校檔案收集、處理中的技巧等，高校需要邀請專業的講師對檔案管理者進行培訓，定期召開研討會，共同討論近期遇到的難題，促進學習和交流.

3.4 加大檔案的監查頻率和力度

檔案作為學生基本信息的保證，高校有責任完整、安全的保存檔案.因此，為了更好的保障檔案保存質量，成人教育高校的領導和主管部門應定期進行監查，如由半年一次加大頻率到季度性或月度性，監查方式也可采用抽查或者新入學學生、即將畢業學生必查等方式，及時糾正和改善問題，從而保障檔案資料的真實、完整和規范.同時，應該明確管理責任和工作標準，并將此項工作檢查的結果列入工作人員考核中，提高重視力度.

對成人教育高等院校來說，檔案管理工作作為一項基礎的管理工作，是學校管理水平的重要體現.因此，成人高校檔案部門需要更多的開拓思路，銳意進取，在不斷夯實基礎管理的同時，為高校的管理和發展提供更高質量的服務，滿足成人高校順應時代發展的需要.

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