出版社的書稿檔案工作研究

王素芳

（人民教育出版社，北京 100081）

書稿檔案是記錄出版社編輯、出版圖書過程與成果的記錄材料.反映了每一種圖書選題、定稿、出版、發行的全過程，一般為成套記錄.檔案中包含了書稿合同、協議、歷次審批意見、校樣稿、退稿意見、讀者評價等信息，對出版社未來工作規劃、出版方向等具有重要的參考價值.因此，書稿檔案的管理工作尤為重要.各出版社書稿檔案工作，在同級檔案行政管理部門統籌規劃，組織協調，統一制度下，由其主管領導機關進行業務指導和監督檢查.本文從書稿檔案包含的具體內容、對出版社發展的作用及如何加強管理三方面進行了分析與研究，旨在為促進出版社更好地適應市場新形勢的發展提供幫助.

1 書稿檔案的內容

書稿檔案的內容包括書稿選題、編輯、加工、定稿、發行出版以及宣傳等，為全程記錄行為.因此書稿檔案材料具有多樣化、系統化等特點.具體來說，可分為兩大類：一類為主體材料，主要包含：（1）選題列選單，例如書稿請示報告、書稿上級指示等;（2）著(譯)作原稿(手稿);（3）書稿編輯、加工過程記錄，例如出版社責任編輯、編輯主任、外審、總編等出具的審核意見;（4）書稿出版發行情況記錄，例如付印樣本、發行版次、印刷份數記錄等;（5）其他事項，例如稿酬(發行版稅)通知單等.另一類為書稿檔案背景材料，主要包含:（1）書稿被列選前進行的調查證文記錄報告;（2）讀者與作者來往的有關書稿評論的信件;（3）重要會議紀要，例如較大型書稿意見會紀要、與書稿發行相關的學術會議紀要等;（4）媒體報道，例如新書發布會、媒體宣傳記錄等.書稿檔案以書名立卷，每出一種書立一卷或數卷，并按卷夾封面所列項目填寫.書稿檔案按出版年度歸檔，跨年度的書稿檔案，應在圖書出版年度內歸檔.出版社編輯室，在出書后三個月內將完整的書稿檔案移交出版社總編室.

2 書稿檔案的作用

2.1 書稿檔案是對編輯工作能力水平進行考核的重要參考依據

書稿檔案中詳細記載了編輯對于圖書的初審、定稿、編輯、加工過程中的工作內容及工作成果，對發現問題如何提出解決方案、修改意見等記錄可作為出版社考核編輯工作能力、學識水平、工作態度等方面的重要依據.其中編輯主任的評審意見對于編輯人員的職稱評定、工作獎懲等都具有重要參考價值.

2.2 為出版社的經濟利益提供保障

書稿檔案中包括初稿人（作者）、相關責任人與出版社共同簽訂的出書協議或合同，作為約束簽約雙方的硬性條款，具有一定的法律效力.一旦某一方發生了違約行為，例如侵權、版權糾紛等，則書稿檔案中的協議或合同則可以作為法律依據，進行相關申訴程序.特別是近年來，我國加入世貿組織后，版權糾紛案件越發增加，人們對知識產權的重視程度大大提高.

2.3 書稿檔案具有較高的收藏價值和藝術價值

著名歷史學家、經濟學家、文學家、畫家、政治家等的書稿檔案常常被人們收藏，并且隨著時間的推移，其收藏價值和藝術價值不斷攀升.部分書法字帖、畫稿等本身就是國家的重要歷史財富，見證了我國悠久的歷史文化發展過程.

2.4 數字圖書檔案館

圖書檔案館是知識的寶庫，是知識的海洋.隨著網絡技術的不斷發展，傳統圖書檔案館已經逐漸被數字化的圖書檔案館所替代.數字圖書檔案館(DigitalLibrary)作為一種多媒體制作的分布式信息系統，是用處理和存儲各種圖文并茂文獻的圖書.它依據載體的性質、地域的分布將信息資源用數字技術進行存貯，以便于讀者的網絡查詢和應用.數字圖書檔案館就是虛擬的、沒有圍墻的圖書檔案館，是基于網絡環境下共建共享的可擴展的知識網絡系統.這種系統規模之大、分布之廣、使用之便利是傳統圖書檔案館所無法比擬的.數字圖書檔案館溝通機制的網絡化、信息技術的現代化以及對信息內容時間和空間整合的自主性都符合了ELearning的特征.數字圖書檔案館是沒有圍墻的圖書檔案館，不需要繁瑣的借還手續,極大地提高了圖書檔案館的工作效率.信息資源數字化既不受時間、地域的限制,又能提供所需的各種資源，利用起來既方便又快捷，資源十分豐富，能夠盡最大限度地滿足各種讀者的需求，這與E-Learning的終身性、網絡化的特征十分符合.所謂數字圖書檔案館，就是對信息資源進行科學地處理，通過智能檢索和技術加工，提煉出所需的響應數據，這些數據包括文本、圖表、聲頻等等.因此，數字圖書檔案館能夠向廣大用戶提供高深的技術和知識，提供具有個性化的學習環境，非常符合E-learning的特征.

圖書檔案館是未來圖書館的主要形式.E-learning不受時間與空間的限制，實現自主、開放式地學習，而圖書檔案館中的主要內容如：計算機網絡、多媒體、信息檢索、遠程學習、網上課堂、各類開放課件等是開展E-learning服務的重要因素,它們相互聯系、相互依賴,共同發揮重要作用.高校圖書館是高校的信息中心,是學術科研的重要輔助機構.高校圖書檔案館的E-learning服務依賴于數字化技術,使多層次學習對象能在不同學習系統中進行電子資源的共享與利用,滿足E-learning環境下各種學習需求,從而提高圖書檔案館電子資源的利用率.

2.5 為確保圖書質量、責任落實到位提供重要憑據

書稿檔案中詳細記錄了原稿、校樣稿、出版社各級審批意見、作者稿費單等，這些都是重要的憑據，為出版社檢查圖書出版質量、各環節落實責任制提供可靠資料.例如有些圖書可能會在出版后發生一些政治問題，或者業務上出現糾紛.則根據書稿檔案記錄可明確責任，為處理善后提供參考.

2.6 為培訓編輯和研究出版史提供資料

書稿檔案記錄了圖書從選題到編輯、加工、定稿、發行的全過程，因此可作為年輕編輯培訓、學習的重要參考文獻.同時，書稿檔案也記錄了我國科學文化發展的歷史，可作為研究出版史發展規律、總結歷史經驗的珍貴資料.

3 如何加強書稿檔案管理

了解了書稿檔案的主要內容及重要作用后，管理者應制定合理的管理制度及實施措施，更好的發揮書稿檔案的優勢.筆者就如何加強書稿檔案管理總結如下幾點：

3.1 確定部門、確定專人進行管理

設定專人專職人員來完成書稿檔案的管理工作.根據對書稿檔案的了解、熟悉程度來看，應有編輯人員擔任此項管理工作.總編室作為歸口管理部門重點管理,并在其內部設專職書稿檔案管理員，在人員選用上，要求責任心強，熟悉檔案管理知識，熟悉編輯業務.此外要制定良好的用人機制，防止人員頻繁更換，給檔案管理工作帶來不便.

3.2 制定管理辦法

根據新聞出版總署的《書稿檔案管理辦法》,結合實際情況,制定本社的具體管理辦法.我們的管理辦法著重抓了以下幾方面:一是制定了切實可行的歸檔項目,使歸檔范圍既明確又具體.二是分類管理,將歸檔的檔案按專業(或分部門)編號管理.三是實行分級管理,即實行社與各出版中心(編輯室)分級管理.四是逐步實現計算機管理,建立計算機編目、檢索系統,打破過去傳統的手工管理的落后局面.

3.3 定期檢查、定期處理

近些年，圖書出版、發行規模不斷擴大，圖書種類也日益多樣化，因此書稿檔案管理工作顯得更為復雜，難度也逐漸加大.特別是有著多年經營歷史的出版社，書稿檔案隨時間的推移，積累的檔案不論從種類還是數量上來看，都是非常龐大的.因此對書稿檔案進行定期檢查和管理，不但有利于檔案更加清晰的分門別類，而且也能及時的發現管理問題，并采取合理解決方案，便于今后檔案資料的使用.在檢查中，發現有些圖書檔案已經失去了保存和利用價值，可以采取清冊逐一銷毀.對于具有重要價值的檔案資料要進行重點保護，對于因客觀原因變化，保存期限出現浮動的，可視情況進行適當調整.

4 書稿檔案的保護

書稿檔案展覽最關鍵也是最重要的環節在于展覽之時,這個階段是外界與書稿檔案展品接觸最廣泛,也可能是事態變化最急速,造成損失最大的時候,所以,此階段書稿檔案展品的保護工作一直受到人們的關注,引起了人們的重視.書稿檔案信息管理建設中引入知識管理的理念與管理模式將大大提高服務質量，為了更好地讓書稿檔案應用知識管理服務，本文以很多實際單位調查數據為例，深入分析了目前檔案管理部門在服務過程中存在的問題，然后有針對性地提出知識管理應用建議.總之，我們必須抓住知識管理對圖書情報管理帶來的創新機遇，深人剖析知識管理的理論與實踐問題，從而促進現代圖書情報學和圖書檔案館管理的可持續發展.

4.1 要特別注意做好展覽過程中的防光工作

從傳統的書稿檔案保護技術學的角度來看,光照是對書稿檔案造成損壞最大的因素之一,而在書稿檔案展覽過程中,由于展覽的需要,往往需要一些特殊的照明支持,才能達到展覽的效果,所以,光照幾乎不可避免.最后是光的照射角度,相對而言,直射光比折射或反射光對書稿檔案有更大的殺傷力,所以,在照明設備的布局上要多加考慮,盡量避免光照直射展品,以減弱光照的破壞.著名學者錢學森曾經指出“現在的圖書館、博物館、信息單位人員應該是信息專家和信息工程師，是信息系統的建設者，也是使用的導向和顧問.”可見，圖書檔案館對于人才的要求是十分嚴格的.實現人才戰略，優化人員結構，建立科學合理的用人、育人機制，加強在崗人員的技術培訓非常重要.信息服務中的數據的采集與整理，材料的加工與運用都是一個需要高技術含量的過程，這就需要對館員的知識與技能具有更高的要求.因此，培養一批既有豐富的學科知識，又能熟練應用E-learning開展工作的專業隊伍，以適應圖書檔案館的建設是圖書檔案館建設的當務之急.

4.2 加強工作人員對隱性知識的意識及重視

首先，需要讓領導意識到知識經濟的到來，書稿檔案需要進行管理改革，又信息管理轉向知識管理，可以給領導進行集中培訓和指導，這點我校經濟管理學院可以擔任此任務.其次，領導對所有館員進行知識傳播，讓館員們知道他們身上蘊藏著大量的有價值的隱性知識，必須把它們顯性化.通過對館員的培訓，面對圖書檔案館大量的文獻資料，工作人員應該根據自己的隱性知識來進行篩選，對大量信息進行去粗取精，盡量把精品提供給讀者.

4.3 發揮知識領航的作用

在隱性知識顯性化的過程中，書稿檔案工作人員的主要任務，除了傳統的為大量文獻資料分類、編目、排放書架等工作，更應該發揮出知識領航的作用，例如編寫新書推介、新論集錦等專欄，直接向讀者介紹各知識領域的最新動態；定期舉辦新書評價會、研討會，邀請作者和學者一起進行知識的交流.

5 結語

對于出版社而言，書稿檔案管理是極為重要的工作部分.能否做好圖書檔案管理工作關系到出版社的圖書質量高低，并且對圖書出版后的市場發展、讀者評價等都有著較大的影響.可以說書稿管理工作是決定圖書命運的關鍵一環.因此，出版社應高度重視書稿管理工作，掌握其發展規律與內在聯系，借鑒國內外先進管理經驗，提高自身管理水平，以更好的發揮書稿檔案的作用.應根據出版社的發展規劃，制定合理的書稿管理辦法，更新理念，提高管理效率.從而更好地發揮書稿檔案的資源優勢作用，促進出版事業更快發展.

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