議基層水管單位檔案信息化管理

湖北省漳河工程管理局 劉月芝 劉恒清

當今時代，信息技術應用到了社會活動的各個領域。信息化管理是檔案管理現代化的必然要求，基層水利工程管理單位檔案管理應該與時俱進，加快檔案信息化建設和管理進程，提高檔案管理水平。以下對基層水利管理單位如何做好檔案信息化管理工作進行探究。

1.基層水管單位檔案特點及信息化管理要求

基層水管理單位檔案除與其他專業檔案一樣具有科學性、完整性、服務性等特點外，還有其自身特點：一是服務對象主要為水利工程建設、維護管理和水行政管理事務。檔案內容豐富，綜合性強；二是以水利科技檔案居多。如工程建設檔案、水文氣象數據、防洪調度信息等，利用價值較高；三是水利建設周期長短懸殊較大，形成的工程檔案周期差異大；四是業務性文書與科技檔案聯系緊密，相互交叉，互相滲透；五是水利信息化發展，水工情監控監測、水情調度自動化以及電子政務辦公等產生大量電子文檔。電子文檔的歸檔管理對基層水管單位檔案管理提出了新要求。

基層水管單位檔案信息化管理要求：首先，管理先行。要建立和完善適應信息化管理要求的檔案管理制度；其次，利用現代信息技術，提高室藏檔案的數字化率，建立檔案數據庫，實現“文檔一體化”的管理；第三，強化利用。基于現代信息化技術手段，充分利用檔案信息服務水利工程管理工作。

2.搭建檔案信息化管理硬、軟平臺環境

基層水管單位檔案信息化管理建立在水利信息化基礎之上。自國家實施“金水工程”以來，水管單位水利信息化建設步伐日益加快，信息化程度日益提高。基層水管單位大都建立了局域網，連通了互聯網，配備了現代化的管理設施，為檔案信息化管理提供了必要的硬件環境。軟環境建設主要有兩個方面。一是根據國家《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規范》、《中華人民共和國檔案法》等法規，修訂和完善現有的檔案管理制度，適應檔案信息化管理的要求。如建立《電子文件歸檔及管理規章》、《檔案管理網絡安全制度》等；二是配備檔案信息化管理軟件系統。由于檔案信息的范圍和種類處于不斷擴展和變化之中，在選用軟件系統標準上要注意通用性，應采用適應國家、行業及地方標準要求的管理軟件，避免因標準沖突而前功盡棄。在軟件系統功能選擇方面，有條件的單位可以配置網絡版檔案管理系統軟件，以實現真正意義上檔案資源的共享。

3.檔案信息數字化是信息化管理的基礎

（1）室藏紙質檔案和磁帶、膠片聲像檔案數字化轉換處理。紙質檔案數字化轉換要嚴格按照國家標準《紙質檔案數字化技術規范》要求進行。基本環節主要有檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數據質檢、數據掛接、數據驗收、數據備份等。紙質檔案數字化的各個環節均應進行詳細的登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊，確保檔案原件和數字化檔案信息的安全；聲音檔案數字化時要選用標準和通用的格式。一般使用的聲音文件存儲標準為：WAV或MP3。采樣頻率：普通聲音選用44.1kHz作為聲音采樣標準。DVD中的聲音選用48kHz；影像檔案數字化存儲有兩種標準：作為可再利用的圖像格式選用MPEG2格式，作為可在網絡上瀏覽查閱的圖像格式選用MPEG4格式。數據傳輸率作為DVD備份保存的影像檔案數據應在于6-8Mb/S。

（2）加強電子文檔的收集、整理、歸檔工作。注重對日常電子文件的收集與整理。記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價值的電子文件及其電子版本的定稿均應被保留；當公務或其他事務處理過程只產生電子文件時，應采取嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時應隨時對電子文件進行備份，存儲于能夠脫機保存的載體上；對在網絡系統中處于流轉狀態，暫時無法確定其保管責任的電子文件，應采取捕獲措施，集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中，以防散失；對用文字處理技術形成的文本電子文件，收集時應注明文件存儲格式、文字處理工具等；對用掃描儀等設備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時應將其轉換成通用格式；對用計算機輔助設計或繪圖等設備獲得的圖形電子文件，收集時應注明其軟硬件環境和相關數據；對用視頻或多媒體設備獲得的文件以及用超媒體鏈結技術制作的文件，應同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件；對用音頻設備獲得的聲音文件，應同時收集其屬性標識、參數和非通用格式的相關軟件；對通用軟件產生的電子文件，應同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關參數手冊、說明資料等。專用軟件產生的電子文件原則上應轉換成通用型電子文件，如不能轉換，收集時則應連同專用軟件一并收集。收集的每份電子文件均應填寫《電子文件登記表》并與電子文件同時保存。文件形成部門或信息管理部門應定期把經過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交歸檔。電子文件的收集、整理、歸檔全過程均應有嚴格的管理制度和技術措施，確保其真實性、完整性和有效性。

（3）將檔案管理容入到電子政務工作中。電子政務的廣泛使用，產生大量電子文檔，如何管理這些文檔是信息時代檔案工作面臨的重大課題。要研究檔案數據庫與電子政務數據庫之間的數據交換問題，對電子政務電子檔案的鑒定、著錄、歸檔等環節加強監督指導，保證歸檔電子文檔真實、完整、有效。

4.檔案數據庫建設是信息化管理的核心

現代化檔案管理系統都是基于數據庫之上的功能服務，數據庫管理可以提高檢索效率，提高查全率，保護檔案原件。檔案文件的目錄著錄數據形成目錄數據庫，傳統載體檔案文件的數字化掃描和電子文件的歸檔形成全文數據庫。高質量數據庫數據信息要具備準確性、完整性、規范性和穩定性。

基層水管單位必須認識到建立完備的檔案數據庫是一項長期、全面而又具體的工作。特別是大量室藏歷史基礎檔案的數字化著錄工作，量大、任務重，需要有計劃地穩步推進。基層水管單位建立數據庫時要注意：制訂好本單位的建庫工作計劃，防止盲目性；選用標準化檔案管理軟件系統建立數據庫，保證數據的規范性和資源共享；要盡可能建立全文數據庫，實現“文檔一體化”管理；可以充分利用原有案卷目錄、全引目錄等檢索工具，按照《檔案著錄規則》標準加以改動和補充后進行著錄，以提高建庫速度，達到事半功倍的效果。建立檔案數據庫是—項專業性、技術性很強的工作，建庫過程中會遇到很多問題，而這些問題基本上都可以在上級檔案部門下發的文件或標準中找到相應的解決辦法。實踐證明，這些辦法都是非常科學的、規范的、有效的，其中包含著前人極其豐富的建庫經驗，能夠幫助單位建立科學、規范、實用的檔案內容數據庫。基層水管單位要加強與上級檔案部門的聯系，尋求主管部門的幫助和指導。

要注重檔案數據庫運行安全工作。建立安全運行規章制度，提高網絡安全技術手段，定期備份和異地備份檔案資源數據信息，實行檔案身份認證和密級雙重控制機制，合理控制用戶權限等，確保檔案信息網絡傳輸和利用安全。

5.開發利用是檔案信息化管理的目的

檔案信息化管理的出發點和歸宿是滿足利用者的需要，提高利用率。基層水管單位檔案信息化管理必須轉變服務觀念，將工作重點由傳統的整理轉向檔案信息的重組和創新。在服務機制上，檔案管理人員要告別“坐等上門”、“看攤守庫”的舊觀念和舊習慣，樹立“以用戶需求為中心”的服務理念，變被動服務為主動服務、跟蹤服務，充分發揮檔案資源利用潛能。在服務方式上，可以配置檔案管理服務器，建立檔案服務局域網站，通過權限管理為本單位和上級部門提供雙向檔案在線服務。一方面本單位人員和上級部門能即時與檔案管理人員溝通、交流檔案信息，在線查詢和調用數據庫檔案資料。另一方面本單位人員利用網站將電子文件全文自動上傳到檔案服務器歸檔，從而大大提高檔案工作效率和管理水平。

檔案利用工作還必須兼顧安全保密性原則。基層水管單位檔案部門除了要應用先進的信息技術手段解決網絡安全問題外，還應該加強對電子檔案的開放鑒定工作，處理好利用與保密的關系，在《檔案法》允許范圍內實現資源共享，實現安全合理利用。

6.加強檔案信息化管理人才隊伍建設

檔案信息化管理成敗的關鍵是人才。由于檔案信息數字化，文檔處理一體化，開發利用形式多樣化，使得電子檔案管理與紙質檔案管理有著截然不同的方法，需要既懂檔案業務又懂信息技術的復合性人才。基層水管單位大部分檔案人員計算機信息技術水平偏低，甚至有些單位檔案隊伍不穩，人才流失嚴重。因此，建設一支滿足現代信息化管理要求的檔案管理隊伍十分重要。主要措施：一是加強業務培訓。鼓勵專（兼）職檔案人員學習與檔案信息化相關的計算機應用基礎知識、網絡技術知識、現代水利管理技術知識等，提高檔案工作者掌握和運用信息技術的能力；二是多開展同行業間的技術交流活動，開闊眼界，接受新知識、新技術；三是建立激勵機制，抓好事業單位職稱聘任管理。鼓勵檔案人員加強職稱學習和取證，在提升業務技能的同時提升他們工資待遇；四是注重引進和培養高技術檔案骨干人才，形成最佳的人才隊伍結構。把人才問題解決好了，基層水管理單位檔案信息化管理就能持續健康地發展。

[1]湖北省機關檔案工作目標管理等級考評辦法.2011年第四次修訂.

[2]電子文件歸檔與管理規范(中華人民共和國國家標準GB/T18894-2002).

[3]胡姍姍.水利工程單位檔案管理工作特點[J].赤子,2012(6).

[4]李淑萍.對檔案信息化建設的思考[Z].敦煌市檔案局,新華網甘肅頻道,2009,4.