試論軟件項(xiàng)目的溝通管理

于建軍

(江蘇科大匯峰科技有限公司，江蘇 鎮(zhèn)江 212003）

1.引言

溝通管理是項(xiàng)目管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，做好各個(gè)方面的溝通是項(xiàng)目經(jīng)理必備的能力之一。本項(xiàng)目是某市房管局以實(shí)現(xiàn)房管工作規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和信息化為目標(biāo)，以建設(shè)“數(shù)字房管”，切實(shí)打造“網(wǎng)上房產(chǎn)”為目的，在市委市政府的大力支持下，開發(fā)商品房銷售合同網(wǎng)上備案系統(tǒng)，為房產(chǎn)管理工作“實(shí)踐先進(jìn)性、服務(wù)新跨越”搭建信息平臺(tái)。

該系統(tǒng)主要包括8個(gè)模塊：登陸系統(tǒng)、開發(fā)企業(yè)信息、企業(yè)開發(fā)項(xiàng)目、銷售項(xiàng)目、房源管理、合同管理、用戶管理、消息管理。系統(tǒng)采用B/S開發(fā)模式，JAVA作為前臺(tái)開發(fā)工具，后臺(tái)數(shù)據(jù)采用Qracle大型數(shù)據(jù)庫。運(yùn)用該系統(tǒng)，可以獲得用于房地產(chǎn)市場分析和需求預(yù)測的基本基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，為上級分析決策提供可靠的數(shù)據(jù)支持；對房源信息實(shí)行三審進(jìn)網(wǎng)，從源頭上就遏制了商品房重復(fù)銷售，面積缺斤短兩、合同不規(guī)范等擾亂市場秩序，加大了市場監(jiān)管力度；通過開通房地產(chǎn)業(yè)信息網(wǎng)，市民免費(fèi)登陸查詢，網(wǎng)站從系統(tǒng)自動(dòng)獲取房源相關(guān)信息，提升服務(wù)質(zhì)量；從開發(fā)企業(yè)項(xiàng)目申請、房管部門核準(zhǔn)、房源信息錄入到合同簽定均從網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)。

本人在項(xiàng)目實(shí)施期間非常重視項(xiàng)目的溝通管理，結(jié)合公司的戰(zhàn)略，通過靈活運(yùn)用多種溝通方式，直接與項(xiàng)目干系人進(jìn)行溝通。下面總結(jié)了項(xiàng)目溝通管理主要采取的一些策略。

2.理清項(xiàng)目干系人，建立清晰的溝通管理計(jì)劃

項(xiàng)目開始之前，結(jié)合銷售部門的信息，梳理整個(gè)項(xiàng)目的干系人，主要包括項(xiàng)目需求方、項(xiàng)目開發(fā)團(tuán)隊(duì)本身、公司高層領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)職能經(jīng)理等。根據(jù)項(xiàng)目干系人在項(xiàng)目中的不同影響，制定項(xiàng)目溝通計(jì)劃。項(xiàng)目溝通計(jì)劃的作用非常重要，但是常常被忽視，經(jīng)常出現(xiàn)的問題是項(xiàng)目經(jīng)理憑自己的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行口頭溝通，隨意性很強(qiáng)，造成的結(jié)果是不能完全反應(yīng)各個(gè)干系人對項(xiàng)目的要求，會(huì)造成返工現(xiàn)象。因此，在項(xiàng)目計(jì)劃階段就要制定嚴(yán)格的溝通計(jì)劃。

3.保持溝通渠道暢通，靈活運(yùn)用多種溝通方式，直接與項(xiàng)目組成員溝通

迅速、通暢的溝通渠道可以使管理溝通有更快的速度、更大的信息容量、更寬的覆蓋面積、更高的準(zhǔn)確性和成功率。因此，結(jié)合項(xiàng)目組的實(shí)際情況設(shè)計(jì)了一套正式溝通和非正式溝通、傳統(tǒng)溝通和現(xiàn)代溝通相結(jié)合的溝通渠道。在項(xiàng)目實(shí)施過程中采用的溝通的方式有：電話溝通、電子郵件溝通、書面聯(lián)系單、各職能經(jīng)理定期會(huì)議等方式。

在項(xiàng)目的實(shí)施期間，定期和項(xiàng)目成員進(jìn)行一些非正式的活動(dòng)，與他們進(jìn)行一些隨意的交談，了解他們的需求，并探討他們在工作中遇到的問題，征集一些觀點(diǎn)和看法。每周進(jìn)行一次進(jìn)度評審，在每個(gè)里程碑，舉行一次正式的小組會(huì)議，對之前的工作情況確認(rèn)和總結(jié)。

平時(shí)，也通過電子郵件進(jìn)行溝通，要求項(xiàng)目組成員大膽地反映實(shí)際問題，積極參與項(xiàng)目的決策與管理，多提建議和意見。為了激勵(lì)成員的熱情，凡是被采納的建議，給予鼓勵(lì)，提出帶有普遍性問題的郵件，及時(shí)給予答復(fù)。對特別重要的問題或者決定，都會(huì)采取傳統(tǒng)的溝通方式—書面方式，讓項(xiàng)目組成員能感覺到壓力。

4.發(fā)揮良好的溝通技能，善于運(yùn)用傾聽和反饋

要做好溝通管理，首先，自身要學(xué)會(huì)“傾聽”，傾聽會(huì)使溝通變得全面和深入。積極的傾聽不僅要用耳，而且要用心。有效的傾聽不僅能幫助接收者理解字面意思，更能體會(huì)對方的情感。其次，在表達(dá)自己的意見時(shí)，要抓住中心思想，措詞要清晰、明確，還要注意情感上的細(xì)微差別，力求準(zhǔn)確，使對方能有效接收所傳遞的信息。最后，需要注意“角色轉(zhuǎn)換”，就是要多站在對方的角度上思考和分析，肯定對方的長處，善于聆聽各方面的看法和意見，以便更好地理解對方。

5.召開高效的項(xiàng)目會(huì)議

項(xiàng)目會(huì)議是項(xiàng)目經(jīng)理溝通項(xiàng)目信息，跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展，制定項(xiàng)目計(jì)劃，形成項(xiàng)目決策，解決項(xiàng)目沖突，確保項(xiàng)目按計(jì)劃順利進(jìn)行的有效手段。在本項(xiàng)目中，啟動(dòng)階段召開了項(xiàng)目啟動(dòng)動(dòng)員大會(huì)，由主要項(xiàng)目干系人參與，主要目的是為了統(tǒng)一思想，明確目標(biāo)。每周舉行一次項(xiàng)目例會(huì)，由項(xiàng)目組成員全體參與，主要是檢查項(xiàng)目計(jì)劃的完成情況，發(fā)現(xiàn)偏差，并制定和落實(shí)糾偏措施。每個(gè)工作結(jié)點(diǎn)會(huì)舉行一次項(xiàng)目評審會(huì)議，主要目的是總結(jié)上階段工作，布置下階段任務(wù)。在該項(xiàng)目結(jié)束后，召開項(xiàng)目總結(jié)大會(huì)，公司高層領(lǐng)導(dǎo)、各部門經(jīng)理、項(xiàng)目組全體成員都參加，主要目的是為了總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，檢討過失。項(xiàng)目運(yùn)行一段時(shí)間后，召開后評價(jià)會(huì)議，由邀請的專家參與，主要是學(xué)習(xí)和反饋，對項(xiàng)目進(jìn)行總結(jié)。每次開會(huì)之前，都確定了會(huì)議的日程、議題、參與人、地點(diǎn)等，并提前通知與會(huì)者。同時(shí)控制會(huì)議的規(guī)模。僅邀請必需人員參加，并要求按時(shí)開會(huì)，按時(shí)結(jié)束，制定防止開會(huì)遲到、早退的制度。

6.建立溝通反饋機(jī)制

完整的溝通管理必然具備完善的反饋機(jī)制。這種反饋要求是雙向的，下級經(jīng)常給上級提供信息，同時(shí)接受上級的查詢。上級也要經(jīng)常向下級提供信息，同時(shí)對下級提供的信息進(jìn)行反饋，從而形成一種信息環(huán)流。在一般溝通中，反饋也許是可有可無的，但在項(xiàng)目管理溝通中，反饋不可或缺。因?yàn)橥ㄟ^反饋，一方面可以提高針對性，減少信息提供者的盲目性；另一方面可以加強(qiáng)信息發(fā)送者和接收者之間的心理溝通，讓項(xiàng)目組成員意識(shí)到項(xiàng)目經(jīng)理樂于傾聽他們的意見，他們所做的一切都在被關(guān)注，從而增強(qiáng)項(xiàng)目經(jīng)理和成員之間的理解、相互尊重和感情交流。

通過項(xiàng)目組成員的齊心協(xié)力，項(xiàng)目順利交付，系統(tǒng)運(yùn)行正常，客戶對項(xiàng)目的滿意度較高。經(jīng)過總結(jié)，覺得在溝通管理方面還是有欠缺的地方，項(xiàng)目組成員常常因?yàn)榧夹g(shù)問題而爭論，當(dāng)發(fā)生沖突，在解決沖突方向時(shí)，仍有處理不好的地方。在今后的項(xiàng)目管理中，爭取揚(yáng)長避短，更好地完成項(xiàng)目管理工作。

[1]汪櫻燦.論項(xiàng)目的溝通管理[J].電腦知識(shí)與技術(shù)，2009，5(14).

[2]丁瓊，淺談軟件項(xiàng)目的溝通管理[J].電腦知識(shí)與技術(shù)，2009，(18).