簡(jiǎn)述檔案的管理以及開(kāi)發(fā)利用在企業(yè)發(fā)展中的作用及其意義

■孫 凡 遼河油田經(jīng)濟(jì)貿(mào)易置業(yè)總公司

對(duì)于現(xiàn)代的企業(yè)而言，在經(jīng)濟(jì)的告訴發(fā)展，信息化不斷加深的現(xiàn)代，如何提高工作效率是獲得最大利益的關(guān)鍵點(diǎn)之一，而檔案作為知識(shí)以及信息的集合具有著很高的利用和開(kāi)發(fā)價(jià)值，而檔案的利用的最佳手段就是對(duì)其信息的整理歸納以及分析并合理的管理，對(duì)于其中的有用信息予以保存對(duì)于無(wú)用的信息予以剔除。信息資源的管理在檔案的利用上需要通過(guò)提高效率對(duì)其成本進(jìn)行降低，不但提高了企業(yè)的效益，同時(shí)也是對(duì)社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的前提，一舉多得。

一、合理的利用檔案信息、合理的開(kāi)發(fā)信息加之是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)條件之一

對(duì)于檔案來(lái)說(shuō)其本身所具有的價(jià)值在于其內(nèi)容中包含的信息，通過(guò)加之的體現(xiàn)不同主要可以分成兩種，一方面是信息的價(jià)值在本單位的體現(xiàn)，另一方面則是其他的單位可以利用的信息的價(jià)值。所以合理的對(duì)利于本單位的信息進(jìn)行價(jià)值開(kāi)發(fā)可以促進(jìn)本單位的發(fā)展，這兩方面都體現(xiàn)出了檔案的管理工作對(duì)于企業(yè)在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中可以有效的生存和發(fā)展的重要性，只有對(duì)檔案中的信息的有效開(kāi)發(fā)利用才能適應(yīng)時(shí)代的需求才能滿足企業(yè)的需要。對(duì)于現(xiàn)代的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，企業(yè)的生存法則就是適者生存，只有能夠適應(yīng)時(shí)代才能生存下去，在經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的洪流下不進(jìn)則退，無(wú)法適應(yīng)就只有被淘汰。因此只有能夠真正了解到市場(chǎng)本質(zhì)的企業(yè)家才能夠與時(shí)俱進(jìn)發(fā)揮信息在企業(yè)發(fā)展中的重要作用，對(duì)檔案中的有用信息進(jìn)行提取分析并有效的保管，做到知己知彼，以此為基礎(chǔ)上的決策才能夠真正的有利于企業(yè)的發(fā)展。

1.合理的開(kāi)發(fā)、利用檔案中的信息是檔案管理的核心內(nèi)容。首先要對(duì)服務(wù)環(huán)節(jié)以及推廣和交流環(huán)節(jié)的連接進(jìn)行重視。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，其運(yùn)營(yíng)的本質(zhì)就是其本身和市場(chǎng)的一種交流，市場(chǎng)的內(nèi)在規(guī)律會(huì)通過(guò)這種交流對(duì)企業(yè)進(jìn)行影響，而這種信息就包含在檔案中，因此企業(yè)要保持與時(shí)俱進(jìn)就應(yīng)當(dāng)開(kāi)發(fā)、利用檔案中的有效信息。而對(duì)于這些的獲取就需要企業(yè)進(jìn)行廣泛的搜集，包括科技、政策以及管理和技術(shù)推廣等等，并對(duì)這些龐大的信息量進(jìn)行有效的科學(xué)的整理歸納，提取有利于企業(yè)的信息，為企業(yè)進(jìn)行可靠、科學(xué)的信息提供。

另外，對(duì)于信息進(jìn)行歸納整理以及開(kāi)發(fā)利用時(shí)不能盲目的甄別，需要注意方法的科學(xué)性，通過(guò)系統(tǒng)的整理分析將值得利用和開(kāi)發(fā)的信息予以提取，從而將信息的利用開(kāi)發(fā)效率提上去，因?yàn)樾畔⒌墨@取以及管理也是具有成本的。這也是信息的開(kāi)發(fā)利用需要注意的重要方面。只有價(jià)值高的信息才值得企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)著的重視，才對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有著重要的作用。

2.及時(shí)性以及準(zhǔn)確性是檔案信息提供的前提。信息的價(jià)值其實(shí)就是體現(xiàn)在其可以在一定的時(shí)期內(nèi)影響企業(yè)的發(fā)展，并可以使得企業(yè)在這種影響下獲得利益，這就是信息的可采用性以及價(jià)值體現(xiàn)。檔案的工作人員的工作就是在龐大的信息中找出可以使得企業(yè)獲利的有效資源，因此在信息的獲取上，工作人員應(yīng)當(dāng)從檔案信息的獲取以及科學(xué)的歸納整理能力上進(jìn)行提高。通過(guò)準(zhǔn)確的信息獲取，及時(shí)有效的從中對(duì)信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用。對(duì)于此類(lèi)問(wèn)題，企業(yè)可以定期的對(duì)單位的檔案員進(jìn)行培訓(xùn)，對(duì)其基本的能力予以提高，從而增加信息的可信度，也可以從另一方面對(duì)信息的時(shí)效性進(jìn)行保證。

二、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)構(gòu)建的意義

1.網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)具有共享性。信息其實(shí)就是社會(huì)在無(wú)數(shù)經(jīng)濟(jì)單位個(gè)體影響下的一種反作用體現(xiàn)，而企業(yè)想要適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展就必須從這種反作用體現(xiàn)中獲取有利于企業(yè)立足的信息。而現(xiàn)代社會(huì)的節(jié)奏不斷的監(jiān)會(huì)，無(wú)論是科學(xué)還是技術(shù)每天都在發(fā)生著變化，因此企業(yè)若是不能夠及時(shí)的掌握這些有效的信息就無(wú)法跟上時(shí)代的步法，最終的結(jié)局只有被淘汰。這也是為什么有些企業(yè)的發(fā)展具有無(wú)限的潛力，而有些則會(huì)停滯的根本原因。關(guān)鍵的問(wèn)題在于企業(yè)的決策，而決策的有效與否的基礎(chǔ)就是對(duì)于市場(chǎng)的把握，而對(duì)于市場(chǎng)的把握則需要建立在綜合的信息分析之上的。而網(wǎng)絡(luò)則是信息傳遞的有效路徑，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中龐大的信息資源就為企業(yè)提供了良好的契機(jī)。

2.網(wǎng)絡(luò)共享，信息共享，共同開(kāi)發(fā)，共同利用。信息歸根到底還是交流，企業(yè)的檔案信息的作用就體現(xiàn)在可以為企業(yè)發(fā)展的決策制定提供依據(jù)，而依據(jù)的科學(xué)以及可行性就需要可靠及時(shí)的信息，這些都必須發(fā)揮開(kāi)發(fā)以及利用工作上的職能作用。計(jì)算機(jī)的利用在現(xiàn)代社會(huì)中是十分普遍的，主要就是因?yàn)橛?jì)算機(jī)可以通過(guò)精確的邏輯計(jì)算能力以及其強(qiáng)大的信息儲(chǔ)存對(duì)高效率的檔案管理工作予以實(shí)現(xiàn)，并且由于社會(huì)各個(gè)方面的發(fā)展，信息的總量也在不斷的增加，因此通過(guò)高效的計(jì)算機(jī)管理檔案不但可以更加系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)工作的有效性，同時(shí)由于計(jì)算機(jī)的特殊性能，可以通過(guò)圖文聲三位一體的方式進(jìn)行檔案管理，使得獲取的信息更加生動(dòng)形象。并且數(shù)據(jù)化的信息在儲(chǔ)存以及管理成本上也較低。

3.網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)是檔案管理強(qiáng)化的體現(xiàn)。檔案管理的價(jià)值就體現(xiàn)在其工作中所掌握的大量的信息以及資料上。所以，對(duì)于信息的利用以及開(kāi)發(fā)工作同樣需要在管理上適應(yīng)現(xiàn)代化的時(shí)代步伐，通過(guò)管理功能的不斷強(qiáng)化對(duì)信息的管理質(zhì)量予以提升。通過(guò)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建立為企業(yè)在信息的開(kāi)發(fā)利用工作上提供更大的契機(jī)。網(wǎng)絡(luò)是信息交流以及儲(chǔ)存的大環(huán)境，管理者需要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息的篩選和獲取分類(lèi)，并在此基礎(chǔ)上還要注意信息的交流。而網(wǎng)絡(luò)則為此類(lèi)工作提供了良好的平臺(tái)，通過(guò)企業(yè)的內(nèi)網(wǎng)同公開(kāi)信息鏈接的連接就可以達(dá)到這樣的目的，不但可以在資源的利用上達(dá)到靈活多變，同時(shí)還能夠使得利用人員形成信息獲取的意識(shí)，信息公開(kāi)只能會(huì)更加有利于管理檔案工作的開(kāi)展以及信息的開(kāi)發(fā)。公司的各個(gè)部門(mén)在這樣的平臺(tái)上對(duì)可利用的資源信息進(jìn)行獲取，從工作效率上進(jìn)行有效的提高，企業(yè)通過(guò)信息的發(fā)布更好的控制和知道企業(yè)職能部門(mén)的工作和發(fā)展，創(chuàng)造更大的效益。因此，檔案管理部門(mén)的工作重要性顯而易見(jiàn)。情報(bào)信息的收集以及信息的整理發(fā)布都需要依據(jù)企業(yè)的實(shí)際發(fā)展特點(diǎn)，并且還要實(shí)時(shí)的對(duì)信息進(jìn)行追蹤。在基建以及技術(shù)改革和科技研發(fā)等項(xiàng)目上切實(shí)的保障信息的齊全性以及時(shí)效性，才能在企業(yè)最需要的時(shí)候提供最有利的資料。凡事可能有利于企業(yè)的信息都要?dú)w納整理予以保存，并且對(duì)于信息的價(jià)值予以匪類(lèi)。并且有價(jià)值的信息在數(shù)量上予以保證并從這些大量的信息中在進(jìn)行篩選，才能夠達(dá)到企業(yè)可持續(xù)發(fā)展所需要的目的要求。而信息的獲取必須保證能夠和企業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)相互結(jié)合，信息在作用于企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)的同時(shí)也會(huì)受到反作用，企業(yè)發(fā)展，而發(fā)展的力量會(huì)對(duì)信息的獲取提出新的要求，并且這種發(fā)展會(huì)成為企業(yè)新的生產(chǎn)力，這就是信息所蘊(yùn)藏的價(jià)值體現(xiàn)。

三、對(duì)檔案管理人員素質(zhì)的提高

檔案管理意識(shí)的提高是檔案管理部門(mén)首先應(yīng)當(dāng)注重的，其次就需要對(duì)其素質(zhì)以及能力進(jìn)行提高。科學(xué)的管理手段以及有效的信息獲取才能真正開(kāi)發(fā)出龐大的信息中最有價(jià)值的信息，因此，對(duì)于大量信息的有效保管的基礎(chǔ)上，還應(yīng)當(dāng)有效的對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)以及收錄和鑒別，這樣才能為企業(yè)在發(fā)展中提供其所需要內(nèi)容。這方面就需要檔案管理人員對(duì)自身的素質(zhì)進(jìn)行強(qiáng)化以及提高，才能更好的完成管理工作，在此，作者總結(jié)了五個(gè)方面的內(nèi)容。

1.強(qiáng)化學(xué)習(xí)與運(yùn)用現(xiàn)代化管理知識(shí)的意識(shí)，提升檔案管理的能力。檔案工作者有別于其他專(zhuān)業(yè)，不僅專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，也要求其涉獵現(xiàn)代化管理知識(shí)，科學(xué)技術(shù)知識(shí)以及與檔案管理相關(guān)的法律知識(shí)等。應(yīng)當(dāng)提供檔案管理工作人員進(jìn)修提高的機(jī)會(huì)，以不斷提高自身素養(yǎng)。其作用是活用檔案信息開(kāi)發(fā)與利用，讓檔案信息所具有的功利性能有效地激活并開(kāi)發(fā)與利用，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。同時(shí)也要在電子檔案管理上有所創(chuàng)新。

2.強(qiáng)化超前意識(shí)，豐富檔案信息。檔案管理人員要了解和熟悉本企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)流程，掌握企業(yè)基本的生產(chǎn)屬性，要堅(jiān)持做到三優(yōu)化：第一，優(yōu)化檔案材料的征集范圍，制定詳實(shí)的工作標(biāo)準(zhǔn)。第二，要優(yōu)化接收征集工作程序，明確重點(diǎn)、解決疑點(diǎn)、理順難點(diǎn)。第三，要優(yōu)化整理歸檔分類(lèi)登錄等工作，做到精化，細(xì)化和量化，使檔案信息及時(shí)有效地傳遞企業(yè)相關(guān)部門(mén)，為理順企業(yè)管理服務(wù)。

3.強(qiáng)化精通業(yè)務(wù)意識(shí)，不斷吸納新的管理工作標(biāo)準(zhǔn)與要求。業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)要融會(huì)貫通，善于捕捉新的相關(guān)知識(shí)并適時(shí)地補(bǔ)充，以此來(lái)提高檔案信息管理能力，有效地盤(pán)活檔案信息的開(kāi)發(fā)與利用工作。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，企業(yè)檔案信息開(kāi)發(fā)與利用工作是現(xiàn)代化管理企業(yè)的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，因?yàn)檫@是檔案管理現(xiàn)代化的一個(gè)顯著標(biāo)志，也是提高企業(yè)管理效益和經(jīng)濟(jì)效益的重要手段。所以企業(yè)檔案管理人員要認(rèn)真圍繞管理，生產(chǎn)和效益這三個(gè)基準(zhǔn)點(diǎn)，審時(shí)度勢(shì)地進(jìn)行檔案信息開(kāi)發(fā)與利用，以此推動(dòng)企業(yè)管理在質(zhì)與量上有一定的提升，進(jìn)而使企業(yè)管理效益和經(jīng)濟(jì)效益得到顯著的提高。

[1]趙林霞.淺談企業(yè)檔案信息管理開(kāi)發(fā)與利用的重要性.科技創(chuàng)新與應(yīng)用,2012 年17 期

[2]王黎明.構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全防護(hù)體系[J].中國(guó)檔案,2005年04 期