有效推進新聞出版信息系統需求分析的探索與還是實踐

文｜楊紅艷 肖建夫

前言

在面臨新媒體強大競爭，經營效益提升困難的今天，傳媒集團新建信息系統時，集團主要決策者及技術負責人都面臨“為什么？何時？做什么？怎樣做？”的艱難選擇。盡管在服務器、網絡、安全、公共基礎設備建設、主要應用軟件更新時，意見易達成一致，而通過充分挖掘集團各業務系統寶貴的信息與數據資源，優化流程、科學管控、精細考核，達到大幅降低損耗、提高效率、提升產品和服務質量，建立綜合生產、管理與決策支撐一體化綜合信息系統時，普遍存在猶豫不決、止步不前的心態。

新聞傳媒作為國內上世紀80年代就較早涉足計算機應用的行業，相比后來居上、大量運用ERP（企業資源計劃系統）、DSS（決策支持系統）的銀行、電信、制造等行業，在應用核心信息技術系統支撐乃至引領行業快速發展方面，傳媒行業已大大落后。在面臨巨大市場競爭壓力的今天，如何充分、有效利用關鍵戰略資源——信息資源，是目前各傳媒集團新的關注點。本文通過分析傳媒業信息系統建設的歷史與現實情況，結合在傳媒業信息系統建設的實踐經驗，提出技術從業人員既要充分利用技術優勢，更應站在集團的發展高度，多維度、多層面為傳媒集團信息化建設進行實效型需求分析，運用多種科學有效的信息系統規劃與建設方法，為集團在更高層面上快速決策提供科學有效的支撐。

一、 傳媒業信息系統建設總體要求與現狀差距

傳媒信息系統建設需要把握行業發展趨勢，兼顧既有系統及集團現實狀況，統一標準規劃，逐步實施，從而實現功能齊全，操作簡便，協調高效，信息共享，管控有力，安全穩定，經濟效益產出明顯的建設目標。

傳媒集團投資信息系統建設，一是靠政府財政撥款，二是集團自籌。信息系統項目建設一般經歷系統規劃、系統分析、系統設計、系統實現、系統評測、系統運維全過程。受條件制約，一般前期建設過程常由業內技術公司主導，集團及技術部門主、客觀上在項目系統實現階段前都較少關心和參與，到系統評測和運維階段，用戶及技術部門才較多介入。盡管上述流程明確了信息系統建設規范的基本原則和步驟，但由于其專業性強、投入大、實現復雜，很難讓決策者做出快捷準確的判斷，易導致大部分系統建設都是在資金條件允許、老系統硬軟件無法勝任業務需求，軟件公司通過反復推介，傳媒集團主要領導才會做出某些推進探索，很少有相關負責人能站在集團發展的戰略高度，視信息資源為集團戰略資源，主動發現需求與未來趨勢，規劃和改建已有信息系統，使之真正成為集團的核心戰略支撐資源之一，并得到有效運用。即使推進和探索，也因前期參與度不夠，投產后，往往因效益不明顯或推廣阻力較大，很難在集團內得到認可和全面上線運行。

按照國際通行的信息系統六階段發展理論，國內傳媒集團信息化建設經歷了上世紀八九十年代裝備計算機的“初裝階段”、本世紀前10年，努力在集團內外延伸擴展的“信息服務階段”。近年來，硬件等基礎系統建設已基本完成，進入能控制和集成、共享網絡硬軟件及數據資源的傳媒集團級“集中控制階段”。下一步運用更高層信息技術，努力進入“有效管理”、“挖掘數據及成熟運用信息系統”這一戰略資源的最后兩個關鍵階段。通過建立一體化的經營、生產、管理與決策支撐信息系統，充分挖掘利用集團各業務系統寶貴的信息與數據資源，優化流程、科學管控、精細考核，達到大幅降低損耗、提高效率、提升產品和服務質量的目的。

業內技術公司一般從行業發展的前瞻分析預測開始，引導用戶產生部分需求，最終簽訂一個系統架構、主要功能、組織實施計劃等由公司主導規劃和設計的建設合同。用戶和技術部門在驗收時作為評審及使用者才參與進來，甚至到項目運維期，也仍由業內公司承保服務，這些工作全部是付費進行。其優點是項目前期、中期不需配備高水平的技術、業務分析、協調支撐團隊，只要做好配合工作即可。缺點是，由于規劃、需求分析、實施及運維等關鍵環節的主要工作依賴合作公司，建成的信息系統的“用戶適配性”必然存在缺憾，以至在一些大型傳媒集團，由于用戶在建設前中期參與控制過少，一些核心應用如采編系統的部分核心功能都無法推廣應用，系統應用效果無法全面有效實現，從而形成信息系統建設投入高、作用小的不良印象。

一些傳媒集團多次進行了極有意義的各類應用及全媒體信息系統的升級和建設。遺憾的是，盡管為鍛煉培養全媒體人才及探索對應的管理架構提供了有利支撐，因缺少具有顯性經濟效益商業模式的成功示范，多數傳媒集團領導在進一步加大新信息系統投入，變得日益謹慎和觀望。

二、 傳媒信息系統建設綜合需求分析法

如何克服阻力，促進信息系統建設的有效開展，首先需要理清問題癥結到底何在。在信息系統建設項目中，首先要回答如下核心問題：1、為什么？2、做什么？3、怎樣做？4、何時？

目前，1、2、3基本由業內公司控制引領，第4個問題也基本受行業內公司推廣效果影響。很少有相關負責人能仔細透徹的研究這些問題，更無行之有效的破解之法，更多只有用上級領導及行業內的抽象、宏觀的看起來“正確”的觀點或看法作指導。長期作為意識形態的事業單位，更多強調正確輿論引導等內容的生產和發布，缺乏電信、金融、制造等其他行業，擁有類似IBM、SAP、聯想、用友等國際國內知名公司的專業分析師和顧問，會同決策者、業務技術專家深入細致的分析研究每個業務、流程、目標及用戶行為、心理、標準、規范等，適時引進國內外成熟的信息系統建設經驗及分析方法，通過多年適應國情業態的反復定制開發和實踐，最終建成一系列成功的信息系統項目。而傳媒業信息系統建設大都受系統老化更新或財政資金驅動建設的影響，較少能主動、前瞻性地通過信息系統建設全過程的科學推進，從而達到成功的建設目標。

要回答好這些核心問題，首要是站在集團乃至傳媒業發展的高度，在信息系統建設的各個階段，多維度、多層面研究信息系統建設的需求要素，規劃設計出既適應集團現實經濟及社會制約條件，又能突破傳統生產經營管理模式的缺陷，通過新系統的建設運行，達到為集團增效的根本目的。

（一）信息系統建設綜合需求分析的含義

上述核心問題涉及到集團各層面人員，也涉及到信息系統建設的系統規劃、系統分析、系統設計、系統實現、系統評測、系統運維的全過程。要回答這些問題，實質上就是要事先分析這些不同層面人的所有合理需求，弄清各階段所要做的事，應達到的效果、所受制約條件、推進步驟和方法。這就是本文提出的實效型綜合需求分析法的基本含義。信息系統綜合需求分析可分為兩個層面，一是總體規劃階段高層需求分析，二是分析開發實施等階段面向實際用戶的需求分析。這兩個階段的需求分析針對不同的對象和主體。

只有通過事先科學的綜合需求分析，而不是常規的只在開發階段進行一些具體軟硬件功能需求分析，才有可能綜合有效地回答好上述四個核心問題，從而讓信息系統建設從初期立項到運維全過程就能得到領導、用戶及建設開發者三方的認同與配合，并最終實現信息項目增效的根本目標。

（二）傳統需求分析的現狀

上世紀信息系統建設前期，一般以基礎硬件及應用軟件為主。本世紀，則強調建成綜合各種應用軟件功能，提供信息服務為主要目的，建成大數據、人機交互的計算機應用系統。

目前項目立項主要由業內公司引導，傳媒集團主要領導及技術業務部門通過參觀、演示推介達成初步共識后，批準立項并很快進入合同功能談判，此時用戶才對系統的主要功能及使用效果做進一步了解。大部分集團往往因定制費用極高而采購公司推出的通用產品，其他總體規劃、業務流程、組織結構變化、用戶需求調研分析、實施計劃等前期工作往往缺乏周全考慮及細致設計，針對集團不同層面用戶的需求和項目推進全過程應達到的效果、所受制約條件、推進步驟等分析工作幾乎處于空白。這樣建成的信息系統投入產出及運行效果常常大打折扣，導致信息技術的再引進變得日益謹慎。

（三）信息系統各階段綜合需求分析法簡介

為解決系統建設面臨的突出問題，項目技術人員應充分利用在業內多年積累的業務與技術知識，做好項目規劃和可行性分析研究，找出現行業務系統、組織結構、業務流程的突出缺陷，在技術實現、資金狀況和項目效果三方綜合分析的基礎上，運用各階段科學的綜合需求分析方法、工具及規范的信息系統建設文檔圖表，從投入產出比、滿足集團各類現行約束條件的角度說服決策者。學會在項目建設各階段，站在管理人員和用戶的各層面角度，努力回答好各階段的四個核心問題。至此，在各階段綜合需求都非常明確可行的情況下，再引進開發和實施能力強大的合作公司共同建設開發，并進一步完善各階段的具體功能設計與工作，實現建成的信息系統及其承載的信息資源成為集團的有效核心戰略資源的作用，從而為集團實現戰略轉型奠定良好的技術基礎。

下面著重介紹各階段常用的綜合需求分析方法或工具：

1、總體規劃階段綜合需求分析法

總體規劃階段的主要工作是制定集團信息系統發展戰略及項目開發計劃，確定建設系統的資源分配計劃，主要進行高層次的系統分析，作為此階段的綜合需求分析方法，主要站在高層管理者角度，從支持集團總體戰略目標，著眼于高層管理，兼顧各管理層要求，明確集團目標任務，確定IT在集團中的發展遠景，從而制定出新系統的戰略和戰術計劃及其操作實施計劃，其中要注意擺脫新信息系統對原有組織結構的依從，使系統結構有良好的整體性，且便于實施。

1）關鍵成功因素法：首先通過分析能確保集團生存和發展方面與業務相關的、影響集團成功的關鍵因素，再圍繞（如快捷新聞發現、高效編輯制作、有效發行及廣告等）關鍵成功因素確定集團對于信息系統的需求，然后根據信息系統的需求進行系統規劃。在識別關鍵成功因素后，要建立準確的關鍵成功因素的評價指標和標準，識別聯系集團目標的主要數據類及其關系（見圖1：樹枝因果圖）。該方法對目標識別能突出重點，從重要需求出發引出規劃較容易打動主要領導，但容易忽略次要問題，并受關鍵成功因素分析結果是否正確的制約。此方法是業內公司目前為了說服客戶主要領導和技術部門采用的推廣方法。

2）戰略目標集轉化法：把集團的戰略目標看成是一個“信息集合”，由使命、目標、戰略和其他戰略目標組成，規劃過程中把集團的戰略目標轉變為信息系統戰略目標。首先我們要識別出集團的戰略集合：描繪出各類人員，識別每類人員的目標，對于每類人員識別出系統相應的使命及戰略；對應集團戰略集的元素識別出相應信息系統戰略的元素，最后根據信息系統目標和元素提出信息系統的戰略規劃。該方法能反映各層面人員的要求，從人的角度及需求引出信息系統目標，目標會比較全面，但容易重點突出不夠。筆者認為，該方法有利于進行局部重要信息系統的規劃，從而有利于系統的推廣與應用。如長江日報報業集團好新聞評比系統，該系統在規劃、分析與開發過程中，充分調研識別了好新聞評比活動相關部門及所有人員的需求，開發設計了相關可變的流程、功能及工具，因此大受好評，推廣應用時獲得用戶的積極支持與使用效果肯定。見圖2所示。

圖1 樹枝因果圖

圖2 戰略目標集轉化圖

圖3

圖4 計劃與控制的集團業務過程

3）企業系統規劃法：該方法首先自上而下識別集團的核心目標，識別出集團業務過程，識別出各業務過程產生和應用的需求，然后自下而上設計信息系統，以支持集團目標的實現。見圖3所示。

其核心是根據企業過程/數據需求進行信息系統規劃。其步驟如下：任務下達、準備工作、動員會、定義集團過程、定義數據類、評價集團問題和收益、分析集團/系統關系、確定領導的想法、評價信息系統管理、定義信息結構。該規劃法是把集團目標轉為管理信息系統戰略的全過程，該方法所支持的目標是集團的各層次目標，這種支持是在多個子系統的支持下得以實現的。

規劃法的工作過程，可以歸納為以下幾個階段：

a、準備工作階段

主要進行系統規劃的前期工作，包括以下三個方面： ①得到上級領導或主管部門批準后，下達任務，明確系統開發目標，著手成立系統開發的組織。②做好系統調查計劃，調查對象，調查大綱等準備工作。③開動員會，由信息系統項目的開發負責人介紹集團組織的現狀、組織機構、決策過程、用戶對現行系統的看法和對新系統的期望，統一明確對系統開發的問題和要求。

b、系統分析階段

圖5：支持資源的集團業務過程

圖6 數據類/過程關系矩陣圖（U/C圖）

系統分析階段是系統規劃的基礎，也是系統設計的前提。主要包括以下幾個方面的工作：①定義集團業務過程。集團管理活動是由許多業務過程組成的，可以歸納為計劃與控制、產品和服務、支持資源三方面。識別集團業務過程，實際上就是識別這幾個方面的過程。②識別計劃與控制的集團過程。是指從原計劃與控制的過程出發，經過分析、討論、研究和磋商，將集團的戰略規劃和管理控制方面的過程列出。如圖4所示。③識別產品與服務的集團業務過程。是指根據集團的戰略目標，按照產品的生命周期的每個階段，列出產品與服務過程，經過對集團流程的根本思考、分析，進行合并、調整、重新設計和再造，并且相應的重新設計集團的組織結構，使之趨于合理。從而使集團的各項性能指標得到巨大提高。 ④識別支持資源的集團業務過程。是指按照資源的生命周期的四個階段，列出集團全部資源的過程，如圖5所示。

集團業務過程的識別，是企業系統規劃法的核心和關鍵。通過對集團業務過程的識別，可以對集團組織如何完成其目標加深了解，為信息識別打基礎。

c、系統設計階段

在系統設計階段，主要是利用U/C矩陣定義系統的總體結構。

利用U/C矩陣定義系統的總體結構，在對數據類和集團流程了解的基礎上，下一步就要對它們的關系進行綜述。為此，將數據類對照集團流程安排在一個矩陣中，用字母C(create)表示該流程產生數據，用字母U（use）表示該流程使用數據。在矩陣中，按關鍵資源的生命周期順序放置過程，即計劃過程、度量和控制流程、直接涉及產品的流程、最后是管理支持資源的流程。之后，根據流程產生數據的順序將數據類排在另一軸上，開始是由計劃過程產生的數據，接著把所有其他數據類列入矩陣中，并在適當的行列交叉處填上字母C和U，如圖6所示。

確定主要系統。將業務流程和數據類依據其管理的資源而劃分成若干組，并用方框框起來。這些方框代表邏輯子系統的組合，表明產生和維護某些特定的相關數據類的責任。

表示數據流向。落在系統方框外的那些字母U表示對數據流的應用，用箭頭表示數據從一個系統流向另一個系統。

識別子系統。用方框和箭頭表示數據的產生和使用后，可以去掉字母C和U，并給每個子系統命名，這就是一個完整的管理信息系統的總體結構圖

4）其他規劃方法：企業信息分析與集成技術，投資回收法，征費法，零錢預算法，階石法。用得較多為前三種，后面用于特殊情況或作為整體規劃的一部分使用。

2、系統分析階段綜合需求分析法

系統分析階段也是邏輯設計階段。主要任務是根據獲取的資料，分析用戶需求，提出新系統的邏輯模型，主要解決好系統“做什么”。同時要注意系統的合理性和先進性。首先要做好需求分析，對原系統經營管理目標、功能和信息進行分析和研究，從業務管理層面，作為提高效率的手段，實現節約成本，提高信息處理的準確性、及時性；從戰略決策層面，培養戰略核心競爭能力，創造競爭優勢等方面，指出不足并提出改進意見。進行新系統的邏輯設計，包括目標、功能、數據流圖、數據庫設計。其次，進行功能需求分析，分析現行系統是否能滿足經營目標，能否適應環境，功能之間是否存在沖突，是否滿足信息需求。分析信息需求是屬于業務、管理和決策哪個層面，是否存在冗余的信息，是否可以改進信息的格式、傳遞和保存方法。需求分析確定后，由用戶參與，自上向下進行結構化系統分析，建立系統的邏輯模型，將復雜功能分解成具體簡單功能。最后進行數據流圖分析，以表達數據在系統內部的邏輯流向，表達系統邏輯功能和數據的邏輯交換，同時表達現行人工系統和計算機信息系統的數據流程和邏輯處理功能。最終形成系統分析說明書。主要內容包括：現行系統概況，現行系統目標、功能、信息三個方面的分析，管理工作分析，新系統目標設計、功能劃分，數據流圖、數據字典、處理邏輯說明，數據量估算，計算機系統選擇方案，人員培訓方案，費用預算計劃，系統開發計劃等。

3、系統開發階段綜合需求分析法

此階段涉及的主要工作為怎樣實現信息系統，內容包括模塊及流程說明，數據存儲設計、代碼設計、輸入輸出設計，其需求分析要站在用戶角度，盡可能使開發的系統和功能簡便易用，模塊化，便于維護，穩定可靠，經濟實用。

4、系統實施階段綜合需求分析法

信息系統成功與否，三分技術七分實施，我們往往會看到同一個軟件應用在不同集團，由于系統的應用條件和實施力度的不同會產生明顯的效果差異。因此，在推廣應用信息系統的過程中，必須重視實施工作，強化實施工程項目的管理，只有這樣才能使信息系統獲得成功。

對于從傳統生產管理向計算機信息系統轉化的集團，除了要改造原有的管理模式、流程、方法、工具外，更重要的是要改變領導和員工的傳統觀念。系統實施的關鍵因素分析如下：

1)用戶信息滿意度

用戶需求與開發者對需求理解之間的差距;

軟件設計與實施之間的差距;

提交的信息服務與用戶期望之間的差距。

2)系統實施成功關鍵在于集團領導的支持和參與

失敗原因之一,是管理部門與其領導沒有參與系統開發的領導工作，缺乏對員工進行技術培訓。

3)推行現代化管理方法從基礎工作抓起

應用軟件則與用戶需求密切相關，決定著信息系統的成敗，涉及管理的方方面面，需要相當的實施周期。首先，選型要考慮本集團的具體需求、實施條件、管理基礎、人員素質、投資能力等多方面因素，從實際出發，量力而行，不要盲目攀比，追大求全。一定要依據自身的條件做好前期工作，如需求的確定和量化、業務流程的梳理等。

4)強化項目管理在實施中的重要作用

5、系統評測階段綜合需求分析

6、系統評測運維階段綜合需求分析

傳統上，傳媒集團的技術部門在系統評測、運維階段都已掌握良好的制度和方法遵循，本文不再贅述。

（四）幾種綜合需求分析方法實際運用案例分析

1、關鍵成功因素法成功運用案例

1）長江日報、武漢晚報廣告系統快速上線，運行效果好

由于廣告經營管理的成功是長報集團發展的關鍵點，技術部幾乎是在集團領導及業務部門的主動要求下，分別在2006年和2013年快速成功上線廣告系統，用戶滿意度高。

2）新聞出版高效數字化同步檢校系統長江日報上線快速，運行效果好提高辦報質量、效率是關鍵指標，系統上線后反響很好，長江日報用戶滿意度很高。

2、戰略目標集轉換法成功運用案例

好新聞評比系統由武漢晚報用戶主動提出需求。技術部綜合考慮好新聞評比業務涉及的部門、各類人員及其不同訴求，精心設計出適應各部門及各類人員需求的功能和系統架構。系統上線快捷，從總編、主任、記者編輯到綜合管理人員一致給予高度好評。

3、企業系統規劃法成功運用案例

新聞出版高效數字化同步檢校系統通過深入分析采編業務流程，發現校對與組版員之間一直沿用串行、低效率人工檢校方法，通過引入自動校對及并行作業流程再造，設計的系統大幅提高了出版質量和效率，獲得業內的好評。

4、失敗案例

1）需求分析失敗的呼叫中心項目

集團技術部很早提出建設類似電信百事通呼叫中心項目，由于沒有充分考慮集團領導、各子報新聞熱線、發行投訴、廣告業務的差異甚至是相互矛盾的訴求，最后即使主要領導支持，項目因時機不成熟，各成員訴求不能較好妥協地滿足，項目最后無法實現。

2）需求分析不透徹的安全項目

集團安全項目規劃設計時，事先沒有考慮到個別軟件系統對應硬件PC機升級要求，只做了軟件及服務器的設計，導致系統實施測試時問題出現，導致項目實施延誤。這是典型的可行性分析失誤案例。

3）綜合需要分析不全的資料檢索系統升級項目

集團資料檢索系統因年久，用戶提出升級，商務談判后，因價格及歷史報紙數據損壞等原因，項目發展到費用和實施周期無法控制的境地，導致合作失敗。后經技術部自行研究解決。

三、運用實效性綜合需求分析法的幾點體會

（一）以需為主、聯合開發、協同實施、注重實效的綜合需求分析

本文在歸納總結幾種有效的信息系統總體建設規劃和綜合需求分析方法的基礎上，針對現階段傳媒信息系統建設的實際，提出在信息系統規劃、分析、開發、實施、運維的生命周期中，強調建立一種創新的以需為主、聯合開發、協同實施、注重實效的綜合需求分析主動引導方式，并且用筆者多年來親身參與或總結的建設傳媒信息系統案例，分析其中成功及失敗的原因，進一步說明信息系統的建設必須依托“用戶主控、隨需而變、全局規劃、整體集成”的信息化戰略，將其滲透到傳媒應用軟件和信息資源系統的設計、開發、調試、部署、運行、維護、管控、治理的全生命周期，即在集團內外，在集團領導強有力的支持下，通過對傳媒業務的仔細調研，會同業務部門，找出傳統生產與管理的漏洞與不合理處，自上而下的用戶評審確認后，再推進信息系統的規劃、分析、開發，實施、運維等全過程。一方面通過減少冗余設計，增加適合用戶需求功能的定義與開發，運用現代信息化工具，在流程及組織結構優化工作中，最大限度地提高生產與經營管理效益。既要降低項目建設成本，又能在實施中作為關鍵項目管理者最大限度地發揮系統功效，降低由于習慣改變，而帶來的項目管控等社會成本及阻力。

（二）降低項目投入成本，一次規劃，分步實施

結合實際，運用熟悉業務的優勢，?引外聯，引入成熟的信息系統設計，一次規劃，分步建設，兼顧傳媒集團已有的信息系統資源，盡可能減少資金、時間和社會成本，建成有效的信息系統。

（三）多維度規劃，高度管控信息、資金、人力、管理資源

設計和規劃系統時要盡量實現信息流、資金流、發行、廣告、物流、人力資源的高度集成統一管理，避免形成信息孤島，為生產、管理、經營提供強有力的信息化支撐。1、根據集團整體發展模式，生產、經營、管理又可進一步分解為管理和執行層；2、從信息化戰略支撐角度可以分解為門戶交互層、應用系統層、應用集成層和網絡支撐層；3、從生產和發行形態，考慮一次制作，多次發布的全媒體生產發布覆蓋模式；4、從優化流程出發，實現一次采集，多方共享，互相協同；5、從優化協同交互方式，思考二維碼、云報紙、報網互動，多向多維社區互動等等。■