煙草商業(yè)企業(yè)費(fèi)用定額管理探索

■周 李 四川省煙草公司綿陽(yáng)市公司

為了加強(qiáng)費(fèi)用管控，降低費(fèi)用水平，近年來(lái)，煙草商業(yè)企業(yè)開(kāi)始探索引入費(fèi)用定額的管理理念，定額管理是企業(yè)通過(guò)定額合理、高效安排和使用人力、物力、財(cái)力以提高效率、降低成本的一種管理模式。定額是指企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，對(duì)人力、物力、財(cái)力等資源的合理配置、利用和消耗以及獲得的成果等方面所應(yīng)遵守的標(biāo)準(zhǔn)或應(yīng)達(dá)到的水平，成本費(fèi)用的定額主要指資源的耗費(fèi)應(yīng)該遵守的標(biāo)準(zhǔn)。施行定額管理，在節(jié)約人員費(fèi)用、材料耗費(fèi)，合理資源配備，提高設(shè)備使用效率和勞動(dòng)生產(chǎn)率，降低成本費(fèi)用等方面均有著積極的作用。

一般情況下，定額在工業(yè)環(huán)節(jié)使用較多，也比較容易量化和標(biāo)準(zhǔn)化，用于商品流通企業(yè)，由于其各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的不確定性較大，受政策影響較大等因素，要想將費(fèi)用發(fā)生額用定額的方式確定下來(lái)有一定的難度。企業(yè)確定定額（標(biāo)準(zhǔn)）的方法不外乎三種，一是利用統(tǒng)計(jì)方法來(lái)確定預(yù)期結(jié)果，包括回歸分析法、時(shí)間序列分析、指數(shù)平滑法、學(xué)習(xí)曲線模型、期望值分析、敏感性分析等；二是根據(jù)經(jīng)驗(yàn)和判斷來(lái)評(píng)估預(yù)期結(jié)果，這個(gè)方法受主觀因素影響較大，缺乏穩(wěn)定性；三是在客觀的定量的基礎(chǔ)上建立工作標(biāo)準(zhǔn)。

通過(guò)對(duì)某市煙草公司五年涉及的費(fèi)用進(jìn)行分析，大部分項(xiàng)目絕對(duì)額均呈增長(zhǎng)趨勢(shì)，在確定定額的時(shí)候，希望能采取統(tǒng)計(jì)的方法來(lái)確定預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)，從而體現(xiàn)定額的數(shù)據(jù)性、科學(xué)性、標(biāo)準(zhǔn)性，通常通過(guò)回歸分析法來(lái)查找固定常數(shù)和變動(dòng)系數(shù)，探索出y=a+bx的線性關(guān)系，實(shí)際工作中也有一些企業(yè)在探索定額的時(shí)候通過(guò)大量的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，找到了確定的常數(shù)a和b，但是在后續(xù)運(yùn)用中，常常發(fā)現(xiàn)根據(jù)線性函數(shù)測(cè)算出的額度跟實(shí)際總是有較大的出入，費(fèi)用項(xiàng)目并沒(méi)有按照預(yù)期設(shè)想的那樣有確定的固定和變動(dòng)趨勢(shì)。

在研究某市煙草公司的過(guò)程中，試圖通過(guò)回歸分析來(lái)探索線性關(guān)系的存在，但是針對(duì)企業(yè)發(fā)生的費(fèi)用，通過(guò)分析、對(duì)比發(fā)現(xiàn)，大部分費(fèi)用都跟具體的銷售數(shù)量、銷售收入、稅利實(shí)現(xiàn)沒(méi)有特別的相關(guān)性，甚至沒(méi)有一種固定加變動(dòng)的趨勢(shì)存在，反而大部分費(fèi)用發(fā)生額存在一定程度的固定性，或是固定增長(zhǎng)幅度，所以在這樣的企業(yè)進(jìn)行定額管理是一個(gè)較為復(fù)雜的問(wèn)題，需要綜合考慮各方面、各環(huán)節(jié)的影響因素，要充分考慮定額方式的可操作性和實(shí)踐意義，針對(duì)不同的費(fèi)用項(xiàng)目特點(diǎn)，需要采用多種方式來(lái)確定費(fèi)用定額，并將其作為費(fèi)用目標(biāo)管理的參照依據(jù)。一是上級(jí)部門有專門規(guī)定和核定計(jì)劃的列支項(xiàng)目，其計(jì)劃數(shù)即為費(fèi)用定額管理數(shù)，而與之相關(guān)聯(lián)的項(xiàng)目則以此為依據(jù)計(jì)算確定，如職工工資、社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)、住房公積金等；二是業(yè)務(wù)量相對(duì)固定的費(fèi)用項(xiàng)目，其增減變動(dòng)與業(yè)務(wù)量的變動(dòng)基本呈線性相關(guān)關(guān)系，則依據(jù)實(shí)際測(cè)算結(jié)果確定費(fèi)用定額管理參照依據(jù)，如包裝費(fèi)等，該部分費(fèi)用比重相當(dāng)小；三是依據(jù)經(jīng)驗(yàn)判斷法并結(jié)合相關(guān)費(fèi)用管理辦法測(cè)算費(fèi)用定額管理參照依據(jù)，這種方式重點(diǎn)放在變動(dòng)費(fèi)用項(xiàng)目的定額測(cè)算上。針對(duì)變動(dòng)費(fèi)用，首先按列支額度的大小和可控程度進(jìn)行排序，確定控制的重點(diǎn)費(fèi)用項(xiàng)目。并針對(duì)這些重點(diǎn)控制費(fèi)用項(xiàng)目制定專門的管理辦法，分別對(duì)其列支范圍、列支標(biāo)準(zhǔn)、列支依據(jù)、管理要求作出具體規(guī)定，根據(jù)這些規(guī)定和歷史數(shù)據(jù)，測(cè)算確定相應(yīng)費(fèi)用項(xiàng)目的總額，作為費(fèi)用定額管理的參照依據(jù)。比如：辦公費(fèi)、差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、通訊費(fèi)等。這些定額測(cè)算方式的采用，成為該企業(yè)編制年度費(fèi)用預(yù)算的依據(jù)，而采用這些方式測(cè)算出的費(fèi)用定額，則可確定為預(yù)算年度的費(fèi)用管理目標(biāo)。

在此情況下，企業(yè)的定額方法較多，測(cè)算出的數(shù)據(jù)多變，定額成果即便測(cè)算確定也顯得雜亂無(wú)章，且無(wú)法保證定額的時(shí)效性和延續(xù)性，將定額管理的理念引入煙草商業(yè)企業(yè)，就是要將定額管理的方法確定下來(lái)，主要是詳細(xì)分析每一項(xiàng)費(fèi)用，從每一個(gè)最小工作環(huán)節(jié)入手確定每一項(xiàng)費(fèi)用的定額測(cè)算辦法，再用這種標(biāo)準(zhǔn)的方法測(cè)算制定出定額。采取固定測(cè)算的方式有其優(yōu)越性，首先，從確定某一固定額度不能更改的思維模式中轉(zhuǎn)變過(guò)來(lái)，選擇固定測(cè)算方式，能有效解決費(fèi)用變數(shù)大、不易確定相對(duì)固定額度的問(wèn)題；第二，這種方式能有效解決因變化帶來(lái)的標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整問(wèn)題，使其與管理年度確定的費(fèi)用管理目標(biāo)工作有效融合，并以預(yù)算指標(biāo)體現(xiàn)出來(lái)；第三，也起到了將費(fèi)用管理引入精細(xì)化管理軌道的導(dǎo)向性作用，“用數(shù)據(jù)說(shuō)話”的管理文化逐步得以深化，為實(shí)施費(fèi)用精細(xì)化管理奠定了基礎(chǔ)。

用固定測(cè)算方式的方式費(fèi)用定額管理體系，從每一個(gè)最小作業(yè)環(huán)節(jié)入手，明細(xì)測(cè)算，層層匯總，形成的數(shù)據(jù)則是企業(yè)的定額標(biāo)準(zhǔn)，該標(biāo)準(zhǔn)具有較強(qiáng)的操作性和指導(dǎo)性，且能保證定額管理的延續(xù)性，定額成果的運(yùn)用有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義，一是作為預(yù)算編制的依據(jù)，用固定的方法、確定的口徑進(jìn)行測(cè)算，可以規(guī)避各預(yù)算部門、預(yù)算單位的預(yù)算隨意性，能夠讓每一項(xiàng)費(fèi)用的測(cè)算都有理有據(jù)，能提高預(yù)算編制的準(zhǔn)確性和務(wù)實(shí)性，避免預(yù)算松弛；二是可以作為日常管控的依據(jù)，在實(shí)際經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中，定額測(cè)算的來(lái)源就是日常管控的中心和重點(diǎn)，如果實(shí)際作業(yè)偏離了定額方法的要求，可以及時(shí)修訂經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生，以真正實(shí)現(xiàn)日常管控。三是可以作為財(cái)務(wù)考核和績(jī)效評(píng)價(jià)的依據(jù)。

結(jié)論和展望

1.定額管理，并不是簡(jiǎn)單的確定一個(gè)額度或是比率，而是需要積極探索費(fèi)用的影響因素即成本動(dòng)因，確定一個(gè)定額管控的方法比確定一個(gè)定額管控的額度更為重要，用既定的方法、統(tǒng)一的要求、明確的口徑進(jìn)行定額測(cè)算和管理，可以更好的實(shí)現(xiàn)定額管理的科學(xué)性、合理性和可操作性。

2.定額不是一成不變的，隨著每年大環(huán)境、行業(yè)情況、企業(yè)自身需求的變化，額度會(huì)發(fā)生變化，這種變化是非線性變化，采取確定定額方法和標(biāo)準(zhǔn)的方式，可以極大的適應(yīng)上述變化。

3.定額管理雖然是根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況從最小環(huán)節(jié)入手測(cè)算，有很強(qiáng)的操作性，但是不能固步自封，需要引入行業(yè)先進(jìn)水平做標(biāo)桿“，他山之石，可以攻玉”，必須選擇外部的標(biāo)準(zhǔn)作為參照物，才能真正起到激勵(lì)和改進(jìn)的推動(dòng)作用。引入對(duì)標(biāo)管理，受行業(yè)特殊性影響，一般來(lái)說(shuō)易采用行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行對(duì)比，須要保證行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的可比性，需要行業(yè)類似企業(yè)都用既定的方法、確定的依據(jù)、統(tǒng)一的要求、明確的口徑來(lái)反應(yīng)費(fèi)用水平，引入行業(yè)均值標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)先進(jìn)（標(biāo)桿）標(biāo)準(zhǔn)兩個(gè)指標(biāo)，通過(guò)對(duì)比分析，積極查找自身的差距，從最小環(huán)節(jié)入手，來(lái)改善自身的定額方法和標(biāo)準(zhǔn)，來(lái)加強(qiáng)管控，提升效率，從而縮小差距，增強(qiáng)費(fèi)用管控水平。

4.根據(jù)定額辦法測(cè)算的金額，既是一種標(biāo)準(zhǔn)，也是一個(gè)管控限額，更是目標(biāo)考核的依據(jù)和完善管理辦法的數(shù)據(jù)支撐，定額管理是一項(xiàng)較為復(fù)雜的基礎(chǔ)管理工作，最終需要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)是，從費(fèi)用數(shù)據(jù)查找費(fèi)用動(dòng)因，分析動(dòng)因，不斷改善工作流程和工作效率，從而真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)的內(nèi)涵式發(fā)展。

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