煤炭企業供應商協同管理信息平臺研究

崔 超 丁 雷

（1.中國礦業大學（北京）管理學院，北京市海淀區，100083；2.北京中礦通軟科技有限責任公司，北京市海淀區，100083）

物資采購業務是煤炭企業產、供、銷業務鏈條中一個十分重要的環節，為了提高煤炭企業物資采購效率，煤炭企業必須進一步改變物資采購管理的模式和對供應商粗放式的管理手段，以降低企業整體采購成本和完善供應商結構為目標，以提升采購行為和供應商的協同合作層次為核心，在對供應商進行科學選擇和動態考核的基礎上，通過與供應商在資質信用、供需信息、采購流程與業務執行各方面的協同工作，最終實現煤炭企業和供應商雙方的效益最大化。

1 傳統供應商管理存在的問題

在傳統的合作關系模式下，煤炭企業往往是尋找幾家供應商進行招標比價，挑選具有價格優勢的供應商進行合作。在合作期間，煤炭企業會不斷更換供應商，同時也會與多家供應商進行交易，以強化價格競爭的壓力，并不斷尋求最佳供應商。這種短期合作模式存在以下幾種弊端：

（1）煤炭企業難以了解供應商真實的資質和供貨能力。由于供應商的主體資質及產品資質均由單方面提供，導致煤炭企業難以了解其真實的供貨能力，容易出現供應商為獲得訂單做出虛假承諾而無法按期交貨，最終影響煤炭企業的物資供應和正常生產。

（2）供應商難以及時獲得煤炭企業真實的物資需求。在信息共享上，煤炭企業與供應商之間的業務往來信息十分緩滯。當煤炭企業物資需求增加時，供應商不能及時增加物資生產，反之亦然。根本原因在于供需雙方之間需求信息不能同步共享，使得供應商缺乏應對煤炭企業物資需求變化的能力。

（3）供應商不能及時了解代儲代銷物資的使用動態。由于煤炭企業有成百上千家供應商和數以萬計的物資品種，代儲代銷管理難度很大。煤炭企業難以向所有供應商及時通報代儲物資的消耗情況，造成供應商不能及時安排生產、補充庫存和處理超儲物資，資金結算的延后也會影響供應商的資金周轉。

（4）煤炭企業與臨時性供應商之間的短期行為不確定性大。煤炭物資采購是從多個供應商中選擇一個價低質優的供應商簽訂合同，這種供需合作關系大都是臨時性的和短期的。由于缺乏長期合作和協調機制，雙方大部分精力消耗在解決日常問題和價格談判上，這種缺乏深度的合作增加了每次采購行為的不確定性。

（5）煤炭企業與供應商之間缺乏有效信息溝通渠道。采供雙方的溝通大多局限在訂貨、催貨和服務上，常規溝通方式無法滿足海量信息溝通的需求，并且雙方很少會在生產、經營、技術和戰略等深層方面進行溝通，因此彼此間了解不足且無法深度合作，阻礙雙方發展成為相互依存和共同發展的合作伙伴關系。

（6）供應商績效評價體系及反饋機制不健全。建立績效評價體系可以實現對供應商動態的控制和監督，而目前煤炭企業在供應商評價方面存在著指標不完整、評價不具體、事實不到位和反饋不及時等問題，大大削弱了供應商績效評價對物資采購的指導作用。

2 供應商協同管理信息平臺建設思路及系統架構

2.1 信息平臺建設思路

鑒于煤炭企業在供應商管理環節的種種問題，建立企業與供應商間的物資采購協同管理信息平臺已經成為煤炭企業物資供應管理迫在眉睫的任務，這也是眾多供應商所迫切希望的一項雙贏工程。煤炭企業供應商協同管理信息平臺是一個以公平競爭、信息共享、協同管理和利益共贏為建設總體目標的、服務于物資采購業務的電子商務平臺。平臺以現代供應鏈管理理念和協同管理理論為指導，采用計算機、網絡通訊及智能手持終端、GPRS移動通信以及RFID 識別等物聯網技術，建設一套包含供應商注冊、產品信息展示、電子招標投標、網上詢報價、網簽合同和供應商協同管理等功能，集安全性、科學性和先進性于一體的物資采購電子商務平臺。該信息平臺對外將架起煤炭企業與供應商間采購需求、招標談判、信息溝通和數據共享等方面的信息橋梁，對內將實現發貨到貨、產品質量追蹤和供應商評價等方面的深化管理，延伸現有物資信息系統的管理觸角，從而實現物資管理在外部、內部、橫向和縱向各方面管理內容的進一步擴展。

2.2 信息平臺系統架構

煤炭企業供應商協同管理信息平臺主要由物資采購信息平臺、電子招標投標平臺和業務協同管理平臺3個部分構成。物資采購信息平臺是一個公共信息的發布和共享平臺，所有合法企業都可以成為潛在供應商，通過平臺注冊獲取采購方發布的公共信息。電子招標投標平臺是物資采購公開招標的網上辦理方式，可以大大節省采供雙方的交易成本。供應商協同管理平臺是物資采購方和合作供應商間的信息交互和業務協同平臺，也是物資采購業務執行的關鍵環節，通過業務數據的共享和互通實現物資采購全過程的信息協同。煤炭企業供應商協同管理信息平臺架構如圖1所示。

2.3 共贏式發展模式

煤炭企業供應商協同管理信息平臺架構是根據煤炭企業供應商協同管理信息平臺的功能劃分和用戶受眾群體設計的，3個部分形成逐步遞進的系統層次，與此同時，供應商用戶也將隨著自身物資供應業務的開展，逐步發展為不同等級的供應商，從而實現共贏式的發展。第一個層次供應商通過免費注冊申請、查詢公開信息和產品免費展示等方式成為潛在供應商，采購企業也可以通過公開信息平臺擴大采購范圍。第二個層次供應商在通過資質審核認證后，可以通過查詢招標內容和參與招標投標等方式成為認證供應商，采購企業則可以通過電子招標投標平臺規范采購程序，實現公平、公正和透明的招標過程。第三個層次供應商成為準入供應商，并與采購企業展開業務層面的協同操作，采購企業也通過與供應商的協同進一步實現物資采購-供應全過程的控制。采購企業-供應商共贏式發展模式如圖2所示。

3 供應商協同管理信息平臺需求分析

3.1 物資采購信息平臺

物資采購信息平臺是一個公共信息的發布和共享平臺，采購方可以在信息平臺及時發布采購需求及招議標等公共信息，合法供應商可以通過網絡在信息平臺上申請注冊，并上傳企業資質及產品信息。該平臺可使采購方快速獲取所需信息和拓寬潛在供應商范圍，并可實現與電子招標投標平臺和業務協同管理平臺之間的信息交換和資源共享。物資采購信息平臺包括以下5個模塊：

（1）供應商信息注冊模塊。該模塊采用向導式注冊流程實現供應商信息注冊，借助互聯網優勢建立開放注冊模式吸引更多的國內外優質供應商，實現市場公平和有序競爭。

（2）產品信息展示模塊。注冊供應商可以在該模塊上傳和維護產品信息，使采購方人員了解產品基本情況。

（3）采購需求信息模塊。采購企業可以在該模塊發布權威和直接的采購需求信息，注冊供應商可以第一時間準確響應采購需求。

（4）招標投標信息模塊。該模塊與電子招標投標平臺實現信息共享，同步更新招標公告和中標公示等信息，注冊供應商可以查看招投標信息。

（5）供應商資質認證模塊。供應商管理部門可以通過該模塊對注冊供應商進行工商信息和各類資質的資質審核，符合采購要求的供應商給與認證通過，通過認證后的供應商可以參與網上招投標和業務協同等。

3.2 電子招標投標平臺

電子招標投標平臺屬于第三方電子招投標平臺，平臺架構、基本功能、信息交換體系和技術保障按照國家發改委發布的 《電子招標投標辦法》要求進行設計，該平臺主要包括以下9個模塊：

（1）用戶注冊模塊。該模塊提供招標人注冊、招標代理機構注冊和投標人注冊功能，該模塊可以從物資采購信息平臺數據庫交換投標人注冊信息，已認證供應商可以直接參與網上投標。

（2）招標項目發布模塊。該模塊的功能是建立招標項目、發布招標公告與資格預審公告以及選擇進行公開招標或邀請招標。

（3）發標模塊。該模塊提供招標文件和資格預審文件的編輯、提交、審核、確認、備案和發出功能。

（4）在線投標模塊。該模塊提供投標人在線上傳資格預審文件和招標文件功能，該模塊具有文件防篡改功能，投標人按照招標文件約定的加密方式按標段分段或整體加密遞交文件。

（5）開標模塊。參加開標的人員通過網絡可以在該模塊遠程辦理電子簽到，該模塊在開標時驗證投標單位是否滿足法定數量，并根據實際情況啟動開標，同時按開標時間規定控制投標文件解密。

（6）評標模塊。該模塊的功能是建立專家庫并依法組建評標委員會，按招標文件約定的評標方法、評審因素、標準設置、評審表格和評審項目進行評標，并出具評標報告。

（7）定標模塊。該模塊的功能是確認中標人、發布中標候選人公示和中標結果公告以及向中標單位遞交中標通知書。

（8）費用管理模塊。該模塊提供包括招標文件費用、投標保證金及其利息、交易服務費和評標專家咨詢費等招投標過程中各類費用的支付結算和退還的管理功能。

（9）招標存檔歸檔模塊。按照有關規定和招標文件的要求，該模塊提供對招標投標數據、文件以及活動記錄進行存檔功能。

3.3 業務協同管理平臺

業務協同管理平臺是物資采購方和各個供應商間的信息交互和業務協同平臺，能夠向供應商傳達公司最新動態和未來物資需求等信息。該平臺可以建立完整的供應商檔案管理體系，形成動態的供應商信息庫和產品資料庫，實現資質有效期的自動預警；該平臺也可以通過網上詢價報價、網簽合同、發貨收貨跟蹤和庫存數據共享實現采供業務的全面銜接與協同；該平臺還可以建立供應商評價體系，實現供應商的科學化選擇，從而與優質供應商建立長期戰略采供合作。業務協同管理平臺主要包括以下8個模塊：

（1）供應商資質信息管理模塊。該模塊對供應商會員提供資質管理服務，資質證書到期自動提醒功能有效杜絕了供應商資質缺失、資質過期、資質文件不符合要求以及資質年檢到期等情況的發生，保證采購業務的有效進行。平臺中供應商資質變更記錄可實現追溯，方便查詢歷史變更記錄并追溯企業原始信息，防止弄虛作假并保證資質的一致性。

（2）供應商產品信息管理模塊。該模塊可以通過資質管理功能建立完整的產品圖片資料庫。供應商可以通過該模塊上傳包括產品外觀、主要部件以及產品銘牌等產品的相關圖片信息，方便采購人員足不出戶就可以直觀了解產品的基本情況。根據煤炭物資的特殊性建立產品證書信息庫，物資采購方可以根據物資種類和用途的不同設置不同物資的“必傳資質列表”，如生產許可證、MA 礦用產品安全標志證書以及EX 防爆合格證等，以滿足礦用物資采購和招標的特殊要求。準入供應商按照要求添加產品目錄中所需的資質證書，并上傳電子資質文件或證照掃描圖片。

（3）網上詢價報價模塊。采購方在線發布物資采購詢價單后，符合要求的準入供應商可通過該模塊進行實時報價，從而保證價格的時效性。比價動態匯總功能根據各個供應商的有效報價信息，自動匯總生成報價比價結果，并且依據供應商信用等級推薦優先供應商。

（4）網上簽署合同模塊。該模塊集成了CA 數字證書，可遠程簽署電子合同和電子訂單等電子文書，并與紙質文書具有同等法律效力。網簽模式徹底改變了原有的面對面的合同簽署模式，大大節省了雙方因不同所在地而浪費的費用和時間。

（5）收發貨協同管理模塊。該模塊在物資運輸、倉儲和配送等各個物流環節應用物聯網技術，實現收發貨業務的動態跟蹤和協同管理，采供雙方通過該模塊可以實時了解物流狀態。收發貨環節利用手持終端和RFID 電子標簽實現發貨和驗收入庫的自動化處理，運輸環節利用GPS對物資的運輸進行監控和跟蹤，實現全過程的協同管理。收發貨協同管理物聯網技術應用示意圖如圖3所示。

（6）計劃庫存數據共享模塊。基于VMI物資管理模式，供應商可以及時了解物資采購需求計劃、代儲代銷物資庫存和發放等信息，適時調整采購方物資庫存水平，降低雙方庫存成本，減少物資積壓和浪費。

（7）供應商分級評價體系模塊。該模塊實行供應商評分和定級管理模式，構建嚴格的供應商準入、評級和退出機制，評定產品性能、質量、價格以及服務等要素，努力構建以名優大廠商為主、中小供應商為輔的供應商管理網絡。

圖3 收發貨協同管理物聯網技術應用示意圖

（8）供應商會員服務模塊。供應商根據業務需要可針對不同用戶 （如銷售人員、財務人員和業務主管等）設置多賬號，并根據職能設定不同的操作權限，實現供應商產品銷售業務的流程化管理。通過手機短信和電子郵件實現多重提醒，防止信息遺漏，當供應商主體資質或產品資質證件即將到期時，該模塊會自動向注冊會員發送手機短信或電子郵件，提示到期的證件名稱和有效期限等信息，以便供應商及時進行信息變更。

4 結語

通過對供應商協同管理理論和供應商管理中的實際問題進行分析，在以煤炭企業與供應商共贏模式發展的建設思路基礎上，提出了以物資采購信息平臺、電子招標投標平臺以及業務協同管理平臺為主要構成部分的煤炭企業供應商協同管理信息平臺架構。通過建立煤炭物資采購信息的公共信息平臺，解決了煤炭企業與供應商相互間的溝通問題，實現了雙方的信息實時溝通。通過建立網上招標、詢價報價、網簽合同、業務執行協同以及績效評價等方面的深度協同合作，使煤炭企業與供應商建立了長期高效的協同合作關系，實現了采購全過程的協同，從而大幅降低了采供雙方的溝通和交易成本，提高了物資采購效率。

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