富士施樂推進無紙化辦公進程

運用現代信息技術實現無紙化辦公，已成為國家關注的重點。這帶動了政府部門、各行各業均大力推行辦公無紙化，積極采用OA 企業管理系統、資料電子化管理等有效措施，以保護自然環境、提高辦公效率、節約辦公成本等。如財政部將在會計從業資格考試中實施無紙化、海關總署宣布到2015年，全國海關將對全部進出口貨物實行通關作業無紙化。而在實現無紙化辦公中，無論是對政府部門還是對其他行業用戶來說，最頭疼的是大量的紙質文件資料、以及不同格式的電子文檔如何進行統一管理？如何借助無紙化辦公真正簡化工作環節，實現辦公效率的最大化？

以酒店這一行業為例。2012年，很多酒店如廣州香格里拉大酒店等都紛紛實現了酒店客房預訂系統無紙化，更大化地推行低碳服務。

酒店行業大量的文件資料來源于房間預訂，這些訂單來自網絡、電子郵件、傳真、前臺辦理等多種渠道，這就會造成記錄文件的格式不統一，難以以統一的格式歸檔；同時，由于訂單處理流程具有多樣性，處理過程繁雜，所有酒店銷售人員的訂單都混在一起，這就會出現錯拿、漏拿、甚至是丟失的現象。大量的紙質訂單的存在還會造成紙張的浪費、更需要辦公空間進行存檔。

富士施樂Docuworks 解決方案則搭建了紙張與數字文件的橋梁，使兩者進行無縫合并。

酒店預訂人員可將電子預訂文件與掃描的紙質資料轉換為統一的Docuworks 格 式。在DocuW orks 更 人性化的文檔管理界面中，可直觀顯示所有文檔。這時，電腦如同一個辦公桌，在這個“電子辦公桌”上，擺放著格式各異的電子文檔，預訂人員可以像處理紙質文件一樣，隨心所欲地進行合并、拆分、編輯、批注、查找、蓋章、打印及發送郵件等。預訂人員還可以對同一客戶的訂單進行合并，或是進行訂單修改，處理完成后，無須打印即可一鍵回復傳真發送給客人進行確認，客人確認回傳的訂單將根據時間進行自動歸檔。

銷售訂單全部電子化歸檔后，存放在文檔服務器中，節省了辦公空間，也避免了每份訂單打印多份進行流轉存檔所造成的紙張及耗材的浪費。以廣州香格里拉大酒店為例，其酒店704 間客房，啟用無紙化系統后，僅在客房預訂方面每年就可節約至少17 萬張紙。

富士施樂Docuw orks 解決方案的應用，還可以連通各個部門的工作，優化工作流程，提高企業運行的效率。像酒店的預訂部、前臺、財務部等部門可隨時通過電腦直接查詢預訂信息、進行房間分配、以及付款確認等工作。如果使用配套的智能查詢軟件，只需輸入檢索條件：如客戶名稱、日期等，即可輕松查詢，這極大的方便財務部的審計，避免了紙質訂單查找的繁瑣，使得整個工作流程變得更加順暢與高效。

隨著網絡的快速發展以及平板電腦的誕生，企業無紙化會議、餐飲行業無紙化點餐、酒店無紙化預訂系統等應用必將逐漸普及起來，這無疑會進一步推動無紙化辦公的進程。在這一進程中，富士施樂始終扮演著重要的角色，作為有效推進無紙化辦公的Docuworks 解決方案更是無紙化辦公必不可少的工具。