農業科技檔案管理芻議

劉 鶯

（甘肅省天水市農業科學研究所， 甘肅 天水 741001）

檔案是人類社會發展的必然產物，古人所謂“觀今宜鑒古”、“溫故而知新”就詮釋了檔案的重要性。農業科學技術檔案（以下簡稱“農業科技檔案”）是科技檔案的一個重要組成部分，是農業生產科研、農業生產技術、農業科技活動的直接記錄，是指農、林、牧、副、漁、水利、電力、氣象、環保、土地等涉農行業在生產活動、經濟活動和科研活動中直接形成的應歸檔保存的，具有查考價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄［1］。它記載和反映了農業科學技術活動的全部過程和具體成果，是儲備農業科技信息和科技知識的主要載體，是重要的信息資源和知識寶庫。因此，農業科技檔案管理工作，對于促進知識創新和農業科技發展具有重要意義和深遠的影響。

1 存在的問題

1.1 重視不夠

農業科技檔案工作沒有受到足夠的重視和關注，這與我國農業大國的地位以及農業科技檔案龐大的服務群體極不相稱。各級政府部門并沒有將農業科技檔案的歸檔和使用當成一項重點工作，也缺乏對農業科技檔案管理進行統籌協調以及統一管理的部門，更未設立農業科技檔案使用和開發的具體制度。因此，農業科技檔案的管理遠未形成規范化、系統化的管理制度。另外，對農業科技檔案的重要性缺乏有效的宣傳，傳統的檔案工作未將農業科技檔案作為檔案管理的重點內容，這也是目前農業科技檔案工作難以發揮實效的根源。

1.2 管理體制落后

目前農業科技管理體制還相對落后，管理方式單一。首先，管理和檢索手續落后。很多單位的農業科技檔案保管條件簡陋，檢索還停留在紙質卡片上，這樣古老的檢索方式已經遠不適應現代農業科技檔案發展的需求。其次，尚未形成完備的農業科技檔案管理制度。目前，還沒有制定相關農業科技檔案管理辦法，因此，農業科技檔案的歸檔制度、使用制度都不統一，甚至有很多地方的農業科技檔案完全處于混亂無序狀態。農業科技檔案的非規范化現象使農業科技檔案的使用率大打折扣，也影響了農業科技檔案事業的有序發展。最后，目前尚未形成農業科技檔案使用的縣、鄉、村三級網絡。這在客觀上使農業科技檔案作用的發揮受到了限制。

1.3 利用率不高

首先，農業檔案的收藏量有限。很多農業科技檔案人員對農業科技信息的歸檔意識十分淡漠，在完成一個農業科研項目后就丟失了原始的數據，客觀上也導致了農業科技檔案的收藏量十分有限。其次，涉及具體科研項目的科技信息和重大突破性科技成果的材料未完全歸檔。在農業科技檔案的組成中，獲獎項目的申報材料比較多，但是真正涉及具體科研項目的科技信息材料卻非常有限，一些突破性成果的材料也未歸檔，這既是農業科技檔案的巨大損失，也是對農業科技資源的潛在浪費。最后，在農業科技檔案工作中存在著重視收藏而忽視利用的現象。許多農業科技人員缺乏在遇到科技難題時查詢農業科技檔案的意識，農業科技檔案工作部門也存在重視收藏而忽略開發利用的意識。

1.4 檔案管理人員綜合素質不高

檔案管理人員的配置是農業科技檔案工作的人力基礎，沒有高素質的科技檔案工作團隊，就沒有高效的農業科技檔案工作。目前，我國的農業科技檔案管理人員存在著老齡化和非專業化的傾向，這與農業科技檔案工作對人才的需求是不一致的，顯然無法滿足農業科技檔案事業發展的需要，也制約了農業科技檔案價值的發揮。

2 建議

2.1 重視農業科技檔案工作

只有在思想上高度重視，充分認識到農業科技檔案在國民經濟和社會發展中的重要作用，才能采取切實的行動關注并完善農業科技檔案工作。首先，政府應將農業科技檔案工作放在解決“三農”問題的重要位置上。要大力宣傳農業科技檔案的重要性，使農業科技工作者認識到不僅要出成果，更要將這些成果載入史冊，更好地服務于他人，服務于農業生產。其次，農業科技檔案工作者更應該高度重視科技檔案工作。農業科技檔案工作者要牢記自身的光榮使命和神圣職責，不斷努力提升專業能力，強化科技檔案編研能力，為廣大的農業科技工作者提供一流的服務，為農業生產提供最強有力的信息支持。最后，廣大的農業科技工作者應該樹立歸檔意識。農業科技工作者要認識到農業科技檔案的重大作用，仔細學習國家關于檔案方面的法律法規，并及時將相應的科研成果歸檔，為我國的農業科技檔案工作做出自己的貢獻。

科技人員的檔案意識和支持，是做好農業科技檔案管理工作的基礎。農業科技檔案的收集、整理工作是檔案工作的基礎和起點。由于農業科技檔案形成的特點，大部分材料都分散在科技人員自己手中，因此使廣大農業科技人員要樹立“無形”資產同“有形”資產同等重要和同等價值的觀念和意識，重視對科技檔案的收集、整理、歸檔等一系列的管理，將農業科技檔案的管理應納入科研管理工作中［2］，從而使農業科技檔案在農業科研管理工作中形成科學、規范、完整的體系，更好地實現科技檔案的價值。

2.2 規范農業科技檔案管理

農業科學技術檔案作為農業科技工作的重要組成部分、農業科技成果的主要載體，如何最大限度的挖掘檔案的潛在價值，充分發揮檔案在農業增產和農民增收中的作用，更好地為農業、農民、農村服務，已經成為農業科技檔案工作者的新課題和根本任務。

2.2.1 確保農業科技檔案得到妥善管理 農業科技檔案的妥善管理，主要指歸檔前科技文檔的形成、積累，科技文檔的歸檔整理工作，檔案的再利用。做好科技檔案的整理工作，應實現農業科研工作與科技檔案管理的“四同步”，即下達計劃任務與提出科研文檔材料的歸檔要求同步；檢查計劃進度與檢查科技文檔材料形成情況同步；驗收、鑒定科技成果與驗收、鑒定科技成果檔案同步；上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員提職考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步［3～4］。

2.2.2 確保農業科技檔案完整 按照集中統一管理檔案的原則，農業科技檔案在系統整理后，應移交到單位檔案室集中保管。科研項目在開題之前，項目組要明確專人負責項目的歸檔工作。在工作過程中隨時形成的大量文檔材料，按照階段進行分類保管。在項目結束時，由項目負責人填寫“項目結束報告書”，經承擔部門負責人或基層單位負責人簽署意見，報有關職能部門審查。經批準結束的項目，要將各階段工作中形成的各項資料，包括項目工作總結、研究報告、論文專著、有關圖片、照片、錄像、軟盤、標本、原始記錄、分析資料等，按照科技檔案的整理要求進行歸檔移交。經檢查提出是否符合要求的意見，如不符合要求，必須重新整理后再申請移交。未辦理歸檔手續或歸檔手續不完備者，不予鑒定或申報成果。

2.2.3 規范管理農業科技檔案 完備的制度是農業科技檔案工作的重要保障，應著力于探索符合當地實際情況的管理制度，使檔案工作走上法制化。首先，細化農業科技檔案的相關規定，明確歸檔的要求和程序，明確檔案使用的程序和要求。在具體制度的制定上，為了鼓勵科技人員及時歸檔，可以將歸檔作為農業科技獎項參評和鑒定的前提條件。其次，要著力于改變被動的科技檔案工作模式，農業科技檔案管理部門不能被動地等待歸檔，要主動地與廣大農業科技工作者聯系，指導其將相應的科研成果歸檔。最后，在檔案的介質方面，也要著力創新。要改變過去單一的紙質檔案形式。

2.3 提高農業科技檔案管理工作者的素質

高素質的農業科技檔案團隊是農業科技檔案工作良性發展的重要基礎，沒有高素質人力的投入，就必然沒有高額的產出。因此，要加強對農業科技檔案人才的培養。首先，必須從高校的培養入手，高校檔案專業要致力于培養新型檔案人才，使這些人才不僅具備檔案管理方面的專業知識，還要了解科技信息，且能掌握一定程度的計算機操作技能，并對檔案工作的理念和精神有深刻理解。其次，農業科技檔案工作者應該不斷完善自我，探索工作新思路和新方法，強化檔案收集、整理、利用工作。第三，農業科技檔案工作者不但要具有一定的檔案管理工作經驗和農業技術知識，而且還要具有較強的綜合分析能力和語言表達書寫能力。這就要求檔案管理人員平時要勤奮學習，不斷拓寬自己的知識領域，多積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識。

2.4 提高農業科技檔案利用率

農業科技檔案使用率的高低是衡量農業科技檔案工作實效的最直接指標，因此，必須在實踐中拓展新形式、研究新方法，最大限度地發揮農業科技檔案的價值和作用，使農業科技檔案的信息資源優勢得到最充分的發揮。首先，要及時做好科技檔案的編研工作，對科技檔案進行細致的分類、整理和記錄，然后根據這些編研后的成果與相關的院校和科研部門聯系，鼓勵其利用這些檔案資源研制新成果。其次，農業科技檔案工作應該深入農村，要鼓勵農村生產一線的農民將自己的生產經驗以及留下的第一手資料以書面的形式反映出來并大力普及，鼓勵專業的科研人員利用農業科技檔案編寫科普類文獻以惠及農民。最后，要完善農業科技檔案的縣、鄉、村3級網絡建設。要立足于縣、鄉、村3個核心的農業科技檔案環節，建立健全縣、鄉、村3級網絡的檔案管理體系。另外，要加強農村的網絡設施建設，逐步實現農業科技檔案的網絡化服務，使農業科技檔案的檢索方式更加簡便，利用渠道更加便捷。

2.5 發揮農業科技檔案服務“三農”的作用

農業科研院所對于檔案科技知識的轉化具有人才、成果優勢，掌握科學發展的動態信息優勢［5］，應強化農村信息服務力度，不斷拓寬農業技術檔案服務領域是搞好服務工作的發展方向，并進行一些有益的探索和嘗試。一是在為“三農”信息服務過程中，把科技檔案信息資源服務作為基本的手段，提高農民的科學文化素質。二是檔案信息延伸服務。檔案服務“三農”是信息服務延伸的一種方式，采取跟蹤服務的形式，為“三農”決策提供支撐。三是農業技術檔案在農村信息服務中，開展產、供、銷一條龍的系列服務。各級檔案部門要牢固樹立為“三農”服務的思想，牢牢把握農業和農村改革方向，緊扣農業和農村工作的熱點、難點和關系農民群眾切身利益的問題，找準為“三農”服務的切入點。

2.6 優化農業科技檔案服務

強化農業科技檔案對農業科研工作的服務，是農業科技檔案工作者必須認真思考和研究的問題。不能局限于就檔案工作而做檔案工作，應隨時關注農業科研發展的動態，積極參與科研課題的有關工作，才能全方位了解一個項目研究的全過程，以及實施過程中需借鑒的文獻信息和相關資料。這樣才能了解到最前沿的農業科技研究發展的動態信息，從而使農業科技檔案工作更好地滿足科研工作的發展需要。

2.7 創新農業科技檔案管理理念

面對發展現代農業、建設社會主義新農村的新形勢、新任務、新要求，檔案工作者應進一步增強創新觀念，根據發展環境的變化、社會的需要、科技發展的趨勢和檔案工作的可能，積極探索、大膽實踐、不斷創新，努力實現農業檔案事業的跨越式發展［6］。就某種意義而言，檔案資源的社會共享代表著現代檔案工作的發展方向。檔案如果不加以利用就會失去存在的意義和活力。而檔案資源共享的實現，有賴于檔案管理部門內部、檔案管理部門之間、檔案管理部門與社會相關部門之間以及檔案工作者之間的相互協助。同時，更有賴于信息化的程度。為此，應當增強大局意識、協調意識，走集成與信息化的道路。

創新農業科技檔案的管理理念，一是加強檔案工作制度化。堅持農業科技檔案管理工作制度化、農業科技檔案案卷質量規范化。二是推進農業科技檔案管理現代化。在現有計算機管理的基礎上，積極研制開發和使用適合本單位檔案管理的應用系統，做到方便查詢、網絡檢索、實現資源共享。三是強化農業科技檔案的開發與利用，使農業科技檔案成為建設社會主義新農村的奠基石。

［1］ 楊 洋.農業科研檔案管理之我見［J］.甘肅農業科技，2012（8）：39-40.

［2］ 霍文娟.淺析地方農業科研單位知識產權保護［J］.農業科技管理，2006（3）：75-77.

［3］ 湯佩恩，王文娟.淺析科技檔案與科研管理“四同步”［J］. 浙江檔案，1995（9）：22.

［4］ 蔡月仙，姚錫鎮.對新時期科研管理工作的思考［J］.農業科技管理，2005（2）：58-59.

［5］ 祝云英，封樹平.農業科研院所轉制后加強檔案管理人員建設的對策［J］.農業科技管理，2004（S）：38-40.

［6］ 周 敏，閻樹剛.再談科研管理人員服務與創新意識的培養［J］. 北京農學院學報，2002，17（3）：83-87.