圖書館合作建設數據庫的優勢與建議——以遼寧省圖書館《盛京時報》數據庫建設為例

張 丹

（遼寧省圖書館，遼寧 沈陽 110015）

張 丹 女，1981年生，助理館員。

《盛京時報》以中國國內時事和評論為主，大量報道了1906～1944年東北地區金融、商貿、交通、教育、文學等許多方面的信息，具有很高的學術研究價值[1]。它是研究近現代史、民族關系史、國際關系史、北洋軍閥史、東北軍民抗日史極為重要的珍貴資料[2]。為適應數字圖書館的發展，遼寧省圖書館首次與清華同方公司合作建設了《盛京時報》數據庫，揭示報紙所蘊涵的極其豐富的文獻資源和信息，方便讀者查找有關內容及長期保護與利用。

《盛京時報》是由日本人中島真雄創辦的一份中文報紙，是一部記載當時社會百態的百科全書式的東北地方文獻,極具地方特色，有較強的學術價值[2]。本館收藏的《盛京時報》比較全面，是目前國內僅存的較為完整的一套，而且早在1985年遼寧省圖書館就與遼沈書社合作，對《盛京時報》重新整理補缺，影印出版發行了141冊。收錄的《盛京時報》從光緒三十二年（1906）到康德十一年（1944），比較完整。該報每日出版，版面多為4到6版，后期為對開8版，1937年后,該報達到高峰期有時達14個版面，最多時加上祝詞和廣告有40多個版面[1]。錄成題名數據庫，數據量約達150萬條，數據量相當龐大。

1 《盛京時報》數據庫合作建設的優勢

以往數據庫的建設都由本館專業部門網絡數字中心來完成。但隨著數字化圖書館的發展，圖書館依靠網絡數字中心的十幾名工作人員建設數據庫已跟不上讀者的需求，加上圖書館館藏資源極其豐富，每個數據庫的數據量又非常大，建設地方文獻數據庫需要相關專業技術及大量的人力、物力、財力，任何一個圖書館都將受到這些因素的制約，無法適應數據庫建設的規模和發展的需要。于是一種新型的合作建庫方式便應運而生，合作建庫是建設高質量數據庫發展的方向，能夠充分發揮其各自優勢。因此根據本館實際情況，經過多方面調查研究，《盛京時報》數據庫更適合合作建設。這樣不僅能縮短建庫時間，提高工作效率，后期的數據庫維護和發布軟件也能得到專業的技術支持。

2 合作建庫的前期準備

2.1 前期準備

提供給合作公司《盛京時報》的影印版及縮微膠片，交代有關建庫細則和相關技術指標，審核合作公司的地方文獻資源數字化的相關資質，簽訂有關合同書。合作公司需無償提供數據使用平臺，提供發布系統，實現廣域網發布穩定運行。經多方調研，論證遼寧省圖書館最終選擇與清華同方公司合作建庫，并利用TPI系統對數據進行數字加工及后期維護。

2.2 數據庫的結構設計

數據庫錄入字段的選擇是建設數據庫的基礎，構成了數據庫的基本框架，遼寧省圖書館結合《盛京時報》文獻特點，并在多方面調研討論的基礎上對《盛京時報》數據庫設立了如下27個數據字段：ID、編號、報名、總期號、出版日期、公歷、星期、年號、責任者團體、責任者個體、發行者團體、發行者個體、文件名、序號、題名、版號、創建者、其他責任者團體、其他責任者個體、欄目、主題、頁碼、說明、作品語種、出版地、館藏代碼、格式，全方面揭示文獻的特征，反映報紙的各種信息。《盛京時報》欄目多樣，有評論、中國時勢、民國要聞、各國電訊、東三省新聞、東三省要聞、京師要聞、各省要聞、時論、批示、小說、社說、文苑、欽差行蹤、專電、世界新聞、來函、市井雜俎、公文匯錄、緊要專件、廣告等。針對《盛京時報》的這種特點，我們特意增設“欄目”著錄項。由于《盛京時報》報道多為東三省新聞，所以增設“主題”著錄項，反映新聞的具體地點，即在主題項目中錄入長春、吉林、安東等。所有錄入字段可以按照這些項目二次排序，方便讀者檢索，真正實現全方位開發《盛京時報》的目的。

2.3 相關技術指標及錄入規范

根據《盛京時報》的實際情況，確定圖像數字化技術指標為PDF格式，色彩模式采用灰度模式，符合《國家圖書館征集數字資源建設規范》中的規定。同時錄入如遇繁體字，按照《普通圖書著錄規則》中的“對著錄的文字必須規范化”的要求，著錄時需將《盛京時報》中的各項錄入字段中的繁體字轉換成簡體字著錄。根據《中國文獻編目規則》的規定，著錄時對出版發行年月應按原題的紀年如實著錄，然后把非公元紀年轉換為公元紀年，在原題的紀年后著錄公元紀年并加方括號。公元紀年用4位阿拉伯數字著錄，以“宣統”、“民國”、“康德”、“大同”、“大正”、“昭和”等紀年的，年號照錄，并換算成公元紀年表示[6]。如1911年9月22日則著錄出版日期為宣統三年（1911）九月二十二日。每條題錄作為一條數據，對應一張圖片，生成文章索引，實現文獻資料的題名、出版日期、作者、欄目等的檢索，用戶接口多為菜單驅動型，檢索直接[3]。

3 合作建庫的優點

3.1 提高工作效率[4]

由于回溯建庫的數據量很大，而圖書館長期從事建庫工作的只有十幾人，建成一個數據庫往往需要2～5年。在《盛京時報》數據庫建設中，我們可以按欄目形成東三省新聞庫、文學庫、小說庫等，這樣有利于構建全方位的文獻信息服務體系，這對于滿足各界人士對《盛京時報》文獻信息資源的需要具有重要的意義。合作建庫，利用圖書館以外的專業數據加工公司來完成建庫工作，既能縮短建庫的時間又能提高建庫的效率。《盛京時報》數據量約為150萬條，如由本館人員10人建庫，每人每天著錄100條，則需4年完成。而將此外包給合作公司只花了1年，大大縮短了工作時間，提高了工作效率。

3.2 提高數據質量[4]

標準化是圖書館實現資源共享、保障數據庫質量的必要條件。目前，各館自行建庫都普遍存在著錄信息不全、不規范等問題，數據的準確性、完整性難以保證；另一方面，圖書館工作人員在進行數據著錄時也存在理解偏差，難免會造成著錄的差別，數據的標準化程度難以控制。合作建庫的外包公司一般都有統一的制作標準，很大程度上解決了由各館單獨建庫造成的制作標準不統一、方法不一致等問題。合作建庫則提高了數據的質量、檢索能力和使用效率。

3．3 提供技術保障

專業的外包公司能給圖書館帶來強大的技術支持，不但能提供專業的數據加工軟件，而且為我們日常的數據維護和后期軟件發布提供專業的技術保障。《盛京時報》數據庫應用合作公司的TPI系統即清華同方專業數據庫制作管理系統，是經過很多圖書館和用戶證實的非常成熟穩定的用于實現數字化圖書館電子資源網絡共享的專用軟件，為本館提供了強大的技術支持[5]。

4 合作建庫的幾點建議

4.1 大力推行地方文獻合作建庫的方式

由于圖書館人員有限，除去基本業務需要的人員后，從事專業地方文獻數字化的人員則少之更少，而圖書館館藏資源極其豐富，每個數據庫的數據量又非常大。因此，外包給專業的公司進行合作建庫是建設高質量特色數據庫的發展方向。

4.2 嚴格的質量控制

數據庫的質量是整個數據庫生命力的體現，是數據庫能否長期存在的關鍵。建設數據庫時要對數據資源、服務平臺、著錄標引、數據庫系統等方面認真制定質量保障措施。高質量的具有地方特色的數據庫所涵蓋的資源內容應做到全、專、精，服務平臺要符合既定主題特點和用戶使用習慣，滿足用戶基本需求，從用戶的角度出發。數據著錄加工應準確無誤，數據庫系統能夠提供良好運行狀態及基本功能要求。外包公司往往更重視“量”而忽略了“質”，而且前期本館與合作公司也并沒有講明相應的制約制度。在以后合作建庫時，合同中應明確質量要求，錯誤率達到多少時應有相應的懲罰措施，并組織人員定期進行考核檢驗，以確保地方特色庫建設質量。

4.3 發現錯誤及時溝通改正

《盛京時報》合作建庫是遼寧省圖書館的首次嘗試，因此缺乏相關經驗。交代相關技術指標和錄入規范后并沒有及時對數據質量進行跟蹤檢查，等到數據庫全部建成后才發現其中存在的錯誤，這給后期檢查修正工作造成了麻煩，增加了許多不必要的工作量。因此合作建庫時，前期應對外包公司進行短期培訓，進行良好的溝通。工作初期就進行及時檢查，發現錯誤立即改正，避免在數據庫整體建成時一起檢查，導致問題堆積，錯誤量擴大，增加后期檢查的工作量，造成不必要的麻煩。

4.4 規范的技術標準

數據庫的建設要符合規范的技術標準，這是建設高質量數據庫的重要保障之一。建庫時應采用符合標準規定的軟件平臺，不同類型和不同層面的應用系統遵循統一標準規范。標準規范地建設數據庫是保證數據質量、滿足用戶需求、實現資源共享的前提[5]。因此，在建設過程中，著錄標準依據《中文圖書著錄條例》，以確保讀者能夠準確、完整、迅速地檢索到所需信息資源。我們在合作建庫時應制定詳細的技術標準，并在合同中有所體現。

4.5 推廣應用

目前，圖書館建好數據庫后，只是在主頁上顯示，很少進行一些宣傳和推廣，讀者了解和知道的不多，數據庫并不能充分發揮其作用，因此今后圖書館建好數據庫后一定要加強宣傳和推廣工作。可以主動為用戶提供數據庫使用情況的培訓，演示數據庫使用方法，提高用戶使用數字資源的技能，以實現數據庫效益最大化，讓地方文獻數據庫更好地發揮長期作用和價值。也可以考慮讓合作公司在一些專業網站上進行地方文獻數據庫的宣傳，讓廣大讀者了解并充分利用。

5 結語

隨著數字圖書館的迅猛發展，具有地方特色的數據庫的開發腳步已經跟不上讀者的需求，如何用最短的時間創造最大的價值，已經成為我們工作的首要任務。合作建庫形式從實踐結果看，利大于弊，確實大大縮短了加工時間，提高了工作效率，也給以后合作建庫指明了方向，并提供了寶貴的經驗。數據庫建設是數字圖書館服務的前提和基礎，地方特色數據庫的建設更是數字圖書館建設的核心與關鍵，其建設的數量和質量直接決定著一所圖書館的現代化發展水平與服務水平。只要我們共同努力，地方特色數據庫的建設必將實現質的飛躍。

[1]徐紅嵐.《盛京時報》述略[J].圖書館學刊，1989（2）：38，32.

[2]王路.《盛京時報》研究[D].長春：東北師范大學，2008.

[3]郭廣堃.利用TPI系統建設特色館藏數據庫——以《盛京時報》數據庫為例[J].河南圖書館學刊，2009（6）：74-75.

[4]張明霞.委托建庫——回溯書目數據庫建設的新方式[J].圖書情報工作，2002（11）：76-78.

[5] 劉毅力，秦靜.高校圖書館特色數據庫建設的研究[J].現代情報，2009（12）：95-96.

[6]吳麗杰.民國文獻數據庫建設管見——以遼寧省圖書館為例[J].圖書館工作與研究，2011（11）：35-38.