文獻采購工作風險與預防

紀雙龍

（中國刑事警察學院圖書館，遼寧 沈陽110035）

紀雙龍 男，1979年生。本科學歷，實驗師。

1 引言

文獻采購工作是一項既復雜又有一定風險的專業技術工作。它不僅要求采購人員熟諳專業采訪原則，還要對文獻質量、自身館藏需要、經費的合理使用等負責，同時還要面對書商的種種利益誘惑等問題。筆者結合多年工作經歷，提出廉政應對策略以期為圖書館文獻采購工作的正規化以及廉潔、自律等提供依據和指導，使文獻建設進入良性循環，更好地完成圖書館總體的科學發展。

2 采購工作風險與風險定級

可以說，圖書館文獻采購的每個環節都存在著腐敗的風險，因為采訪工作的每一環節都與人、財、物存在必然的聯系，同時由于書商對相關人員的利益誘惑，都有可能使公有財產蒙受損失。

所謂文獻采購廉政風險點是指文獻采購人員在履行崗位職責過程中可能引發腐敗行為的部位和環節。廉政風險點一般劃分為3級：特別容易發生腐敗的工作環節且發生腐敗現象后的影響比較大的為1級；比較容易發生腐敗的工作環節且發生腐敗現象后有一定影響的為2級；其他可能發生腐敗現象的工作環節為3級。當然各個級別間也都可能因為具體數量、情節、影響后果等因素的影響而出現互相交叉的現象，比如在不太可能發生腐敗的環節也會出現影響惡劣的現象，那么3級腐敗就變成了1級腐敗。

3 風險來源

3.1 文獻采購招標工作

自從高校圖書館文獻采購實施招標制度以來，其好處是不言而喻的，該制度利用館配商之間的相互競爭，降低購書成本，提高了購書經費的使用效率。通過公平、公正、公開的招標形式，可以有效防止采購過程中的腐敗行為。但是招標本身也存在著一些漏洞而且屬于極易產生腐敗的環節，這類問題在廉政風險點屬于1級風險。

3.1.1 招標準備工作

招標準備工作是指在招標人確定招標內容以后，根據招標內容進行有計劃、有目的的運作的過程。這個過程在非政府采購招標中往往是被人忽視的，因為制定招標規則都由職能部門自行完成，缺乏必要的監督和監管，招標人幾乎可以隨意地制定規則和細節；更嚴重的是，可以把規則有針對性地傾向于與自己有利益關系、想要入圍的館配商。例如在館配商資質或者與本地高校合作數量等實質性信息方面，按照這些館配商的信息來規定，以便讓他們順利入圍。

由此可見，在這種招標制度下，職能部門的權利特別大，是滋生腐敗的溫床，讓有“其他想法的人”有機可乘。因此廉政風險點設為1級，管理部門應當采取相應措施使風險點降到最低，如在標書的規范方面，要有長期執行、科學的規范和標準，達到全局性、合理性和公平性，同時也要有相應的部門進行監督管理，用制度和監管來消除職能部門與館配商之間的利益關系。

3.1.2 評標階段

評標階段是指招標人與館配商進行直接對話的階段，這是整個招標過程的重點階段，同時也是讓評委評測的關鍵階段。現在高校在確定評委的時候一般都是采取紀檢、審計、財務、物資每個部門出一個評委的辦法，其他評委由圖書館自己決定，這樣就會造成一部分人并不了解專業知識和操作流程，使一些別有用心的人有機可乘。比如，在提問階段，一部分評委對與自己有利益關系的館配商提問的時候往往避重就輕，輕描淡寫或者幫助其自圓其說；對其他的館配商則恰恰相反，可以說是苛刻地提出疑問。如此一來，就可以按照這些評委的意愿有選擇地讓部分館配商順利入圍。

鑒于該環節腐敗滋生的條件和后果的影響力，此廉政風險點設為1級，應當采取相應的監管措施。在提問階段，對所有的館配商提的問題要具有公平性、一致性、兼容性，同時要對整個評標過程加強控制。可以考慮評委在與職能部門、采購工作等無關的專業人士中隨機產生，使腐敗的利益鏈條中斷，這樣才能確保評標的公平、公正、公開。

3.2 文獻采購工作

文獻采購工作指文獻采購人員對所需文獻在館配商的配合下進行選擇的過程。由于在這個過程中只有文獻采購人員與館配商兩方直接接觸，所以該過程是缺少管理部門監管的，也是容易出現問題的環節。文獻采購人員每年根據學校的經費制定采購計劃，同時在招標結束后需要館配商配合進行文獻的購置。有些館配商為了中標，不惜代價把購書折扣降到最低，這樣就使得他們在給圖書館配書的時候不能完全滿足圖書館的需要，這樣他們就不得不選擇其他“出路”。一般來說，有以下幾種現象：

3.2.1 以次充好

在招標采購過程中，訂單采購由于跟圖書管理系統結合緊密，圖書的采購、驗收均有一套完善的系統提供質量保證，館配商不容易從中鉆空子。但現場采購圖書，一般由現場采購人員使用采集器完成，這時采購人員就有權利把數據直接給館配商或者把采集的數據自己整理以后再交由館配商配書。如果一些采購人員責任心不夠強，甚至有極個別的采購人員與館配商達成一些“共識”，把數據直接交由館配商處理，一些供應商就利用這一過程混入一些低價的劣質書。他們為了使再配送劣質書不至于與圖書館的書重復，也會和采購人員索要館藏數據，這樣在混入劣質書時就可以先經過查重處理，圖書館驗收人員在直接將到書數據錄入計算機管理系統時也很難察覺。

這個過程的廉政風險等級常常被列為2級。由于該環節較難被監控，需要制定相應的監管制度使現場采購流程規范化和標準化；同時加大力度提高采購人員的自身素質。采購人員不僅應該具有較高的專業知識、豐富的經驗，而且必須具備良好的職業道德和敬業精神，以集體利益為重，堅決抵制采購過程中的不正之風，恪守職業道德，不能貪圖一己之利而損害學校和集體的利益。

3.2.2 非正規出版圖書

館配商為使自己的利益最大化，會經常主動與采購人員聯系，推銷他們低價的“自己的圖書”，其實所謂“自己的圖書”通常是指二渠道的圖書或者盜版圖書。有時一些采購人員在經濟利益的驅使下做出錯誤的選擇，他們也會和館配商“合作”購買這樣的圖書，把這些數據錄入到采購系統，在驗收的時候驗收人員一般很難分辨。除給學校造成經濟損失外，館藏質量也難以保證，久而久之，圖書館的館藏就會變成“二渠道書”集散地。

這個過程的廉政風險等級由于對整個學校的館藏影響重大，所以把它列為1級。針對這種情形，除平時要對采購人員進行嚴格要求外，更要在采購的過程中進行嚴格監管，同時在驗收環節也要形成嚴格的審查制度，讓有這樣思想的人無處生存，把腐敗的苗頭扼殺在萌芽之中。

3.3 文獻驗收工作

文獻驗收工作是文獻采購工作的后續，由于一般院校的驗收人員和采購人員不會用同一個人，所以在這個過程中存在腐敗的幾率也就比較小，甚至可以說基本上不會出現任何問題。之所以把它提出來，原因很簡單，就是因為驗收是采購的后續，如果沒有這個工作，采購工作就沒有任何的約束力，也就會使采購的腐敗風險嚴重加大。

驗收人員通常是根據采購人員的訂單進行驗收，他們每次與采購人員交接采購數據的時候往往是容易出現問題的時候，如果驗收人員沒有對采購人員的數據進行核對，那么在驗收的時候就會出現這樣那樣的問題。例如上述提到的館配商向訂購的文獻中混雜其他低質量、低成本的圖書，只要驗收人員嚴格把好數據關、質量關，就不會給他們任何漏洞可鉆，同樣也可以把腐敗的風險降到最低。

3.4 文獻報賬支付工作

文獻報賬支付工作主要由兩個部分組成，一是報賬工作，二是支付工作。

報賬工作由驗收人員根據到書情況填寫固定資產清單，計算此次到書金額，然后向館配商提出對賬金額，索要發票，由采購人員到財務進行報賬，申領支票。

這個環節涉及的風險不是很大，一般把它定為3級。在核對金額的時，只要驗收人員與采購人員、館配商進行認真、負責的核對，就可以把風險降低。核對的主要目的就是防止虛報金額，例如先付款后配書的情況；或者是先付款沒有配書。要避免這樣的情況發生。

支付工作原則上不會發生腐敗，但也不排除采購人員由于急需資金，把付賬的資金截流他用的情況發生。這類問題的風險等級定為3級，只要有嚴格的財務制度、嚴格的監督機制約束就不會發生這樣的問題。例如，每次在采購人員交付支票的同時需要有驗收人員或者領導監督、證實，就可以把這個問題解決。

4 結語

通過剖析文獻采購工作的風險和解決途徑，目的是嚴格、規范、科學地組織協調采購的各環節，防患于未然。筆者在從文獻采購的各個環節分析腐敗風險點的等級同時也提出了應對措施，只有各個環節有全程嚴格監管，各個部分的負責人都嚴格按照工作流程秉公辦理，才能使有腐敗苗頭的人員盡早“懸崖勒馬，迷途知返”。

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