淺談醫院檔案管理中的利用和保密

郭立娟

淺談醫院檔案管理中的利用和保密

郭立娟

醫院的發展離不開醫教研工作，也離不開檔案工作的支持和配合，隨著社會的發展，檔案資源的巨大社會價值逐漸被公眾所知曉，為醫院各科室所接受，檔案在醫院日常的工作中利用率越來越高。提供利用是檔案工作最普通的工作，但在醫院的各類檔案中有些醫療數據、科研資料、合同協議、會議記錄等內容都不便在利用中公開，所以在檔案查閱利用過程中保密工作至關重要，保密工作做的好與壞直接與醫院發展有著根本的經濟利益的關系，檔案在利用過程中的安全保密工作也與檔案管理人員的責任心和素質緊密相關。

1 確保醫院檔案的安全利用

醫院的綜合檔案室包括財會檔案、文書檔案、照片檔案、基建檔案、還有職工過世檔案(個人檔案)等檔案，是醫院醫療、教學、科研、藥劑等各項活動的反應，檔案資源是醫院領導各種決策的最原始、最有力的證據。檔案管理工作最終的目的是有效地為醫院的發展提供利用檔案信息，醫院檔案部門依據本單位的實際情況，應當按照國家秘密具體范圍的規定劃分，并提前做好開放利用前的審查工作，檔案部門根據檔案的密級程度做好檔案的保管利用工作。利用前一定要經過指定領導審批，并做好檔案借閱簽字手續，對涉密檔案，在查閱利用過程中一定要做好監管工作，對利用過的檔案仔細地進行逐頁審核，及時發現問題，及時處理，如發現損壞應及時上報領導，及時補救。對醫院機密檔案，重要的、密級高的檔案進行原始檔案有序的管理，保護原始檔案信息的安全，應采取檔案文件電子上傳和紙質文件同時歸檔，必要的應做好備份副本檔案，確保重要的檔案在任何情況下萬無一失，得到妥善保管，并放置在具有良好安全防護設施的專門保管重要檔案的保密庫房中，采取保密措施，實行單獨妥善保管，并有專人保管，嚴禁閑雜人員出入。實踐證明，檔案庫房的科學管理，是做好涉密檔案利用的最基本保障。

2 做好醫院檔案的保密工作

如何做好醫院檔案管理的保密工作，檔案工作人員都應該認真學習《保密法》和《檔案法》，并認真研究貫徹和落實，一定要做好借閱登記手續，完善檔案保密管理制度，是保證檔案安全保密工作的前提。通常在檔案部門接收檔案過程中，應根據檔案密級標準，對重要的、密級高的檔案進行劃分，并劃上密級標號，已警醒檔案管理人員和利用者時刻知道自己所接觸的檔案有商業機密，機密檔案不可以調離檔案部門傳閱，更不可以外借，不準違反保密規定，不準在公共場合談論國家的秘密。在工作中一定要依法工作，執法必嚴，違法一定要依法追究刑事責任，齊心協力地做好檔案保密工作和鑒定工作，通過學習《保密法》和《檔案法》及嚴格的檔案管理制度進行約束和要求利用者們的言行，達到檔案的保密目的。這也是新時期每一個檔案工作者的職責。

檔案管理人員肩負著檔案保密的重任，檔案人員素質的高低直接決定影響檔案保密工作好與壞，首先，檔案工作人員應具備較高的政治素質，時刻想著國家的利益高于一切，具有很強的責任心、事業心及保管好和利用好涉密檔案的能力，捍衛和保守國家機密是每個檔案人的職責和神圣義務，立場堅定、作風嚴謹是每個檔案人員做好保密工作的保證。

3 做好醫院檔案利用和保密的關系

如何做好醫院檔案的利用和保密工作，在查閱過程中，既要積極提供利用，為領導決策提供有力數據，又要防范失密、泄密現象的發生，因此，如何處理好利用和保密兩者的關系至關重要，二者是密不可分，決不可偏頗一方。

3.1 保管檔案的最終目的就是為醫院提供利用 檔案管理工作的目的就是為利用者提供有效利用，為醫院醫療、教學、藥劑、科研等諸多工作提供有效保證，檔案工作者應做到，在國家政策法規允許的情況下，在保證國家、醫院、個人利益的不受損害的情況下，公開一切可以開放的檔案，最大程度的滿足醫院醫療部門及各職能科室等部門對檔案資源的需求，實行“保、放”相結合的做法，充分發揮醫院檔案資源的潛能。檔案工作人員要解放思想，不要堅守舊的傳統的保密觀念，使一些應該被利用的檔案信息得不到充分利用，造成檔案的無端浪費，使單位領導不能及時全面地了解情況，給單位造成不必要的損失，檔案就失去它的作用，檔案管理人員的工作價值也難以體現。對一些鑒定不準的檔案，應該報請上級檔案部門協助鑒定，以保證檔案利用工作的順利進行。

3.2 大力宣傳《檔案法》、《保密法》 在醫院全面宣傳《檔案法》和《保密法》，對檔案的提供者和利用者的宣傳和形勢教育更是不可缺少的一課，領導重視很重要，讓員工了解檔案工作，了解檔案內容，了解保密條款，提高他們的法律法規和保密意識，自覺的按法律法規的要求去做，在每次利用檔案信息的同時，自覺維護黨和國家集體和個人的利益，依法工作，確保涉密檔案的安全完整。

4 加強對計算機和網絡的管理

隨著社會的發展，各單位檔案部門數字化軟件管理檔案已經廣泛運用，機算計、網絡的運用也出現了檔案涉密現象，有的檔案管理人員保密意識不強，用涉密信息的計算機上網查資料等，或隨便給他人使用，難免出現檔案機密的泄露。所以，檔案管理部門要加大檔案防范意識，加大檢查力度，加強對涉密計算機的管理，使各項保密規章制度落實到位，各個環節都要小心應對，檔案管理人員要增強責任心，避免在利用這個環節上出現任何泄密事件。

5 加強檔案管理人員的職責

切實維護檔案的安全和完整是每個檔案工作者的責任，也是檔案工作的基本任務，檔案工作的最終目的就是安全地利用，確保檔案的安全完整，最大限度地防止檔案的破損。檔案管理人員要具備較強的責任心和事業心，認真學習檔案工作的法律法規，兢兢業業為黨工作，時刻想著黨的利益高于一切，為檔案事業順利發展保駕護航，確保檔案的安全完整。

6 進一步做好檔案密級的調整工作

檔案密級的劃分也是檔案工作的重要一部分，根據貫徹《保密法》及上級檔案館關于檔案密級劃分標準，根據本單位的實際情況，一律按機密標準進行劃分，做到有法必依，依法做事，絕不含糊。主動接受上級保密部門對檔案調密工作的指導監督，踏踏實實地做好本單位的涉密檔案調密工作，清楚地劃分出哪些是絕密檔案，在一定時間內，只限利用對象是極少數人，哪些涉密檔案限制在一定范圍內，哪些檔案可以公開利用，清楚地劃分密和非密的界限，做到在工作中不糊涂，不左右搖擺，為進一步做好規范化、標準化涉密檔案建設奠定基礎。

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