淺析商務英語信函自然段劃分的人際意義

中國石油大學(華東)文學院 熊小秦

在中國加入世貿組織十年后的今天，國內外的商務交流與合作更加密切，有效實現商務溝通的技能也更加凸顯。對于國際商貿交流與溝通的主要媒介——商務英語，以往的研究主要集中在字面意思的表達上。本文以商務英語信函為研究對象，從語言學、心理學和審美學的角度探討自然段劃分在商務領域的書面交流與溝通中的人際功能，以期能有助于更好地理解商務英語信函的寫作特點，為商務英語的教學與研究及國際貿易實踐服務。

1 商務英語信函概說

商務英語是英語的一種功能變體，屬于特殊用途英語(English for Specific Purpose，簡稱ESP)。作為商務英語的重要組成部分，商務英語信函是對日常的商務往來中用以傳遞信息、處理商務事宜以及聯絡和溝通關系的信函、電訊文書等各種函件的總稱。由于書面交流具有其他方式無可替代的經濟快捷的優勢，所以商務英語信函成為國際貿易活動中主要和最常用的交流手段。

常用的商務英語信函主要有建立關系函、詢價函、答復函、索賠函等。隨著經濟全球化的縱深發展，國際間的貿易活動和信息交往日益頻繁，商務英語信函的重要性也與日俱增。正確而有效地使用英語商務信函具有重要的交流功能和經濟價值。

商務英語信函是一種書面交際，與口頭交談不同，它是作者用語言文字將要交際的信息傳遞給聽話者——讀者。在交際過程中，由于沒有面部表情(facial expressions)、手勢(gestures)、交替(turn-taking)、提問(question)等補充手段，在理解上給讀者造成一定障礙，因此書面交際比口頭交際在語言的表達上要求更高(曹菱，2000)。從語言學角度來看，商務英語信函這一信息載體不僅包含特定的商務信息，而且蘊含著豐富的人際意義。

與潛在的(prospective)客戶建立貿易關系是整個國際貿易過程的第一步，是企業貿易開始和發展的基礎，無論對于老公司或新公司都是十分重要的。對新建的公司來說，它可以是開展業務的基礎，而對老公司來說，它可以有助于擴展業務和增加銷售額。所以，本文的分析主要以建立貿易關系函為例。

2 商務英語信函自然段劃分的人際意義

2.1 語言學層面

劃分自然段，是我們在上小學時就學習和掌握了的語言能力，所以人們傾向于把段落的劃分看作是簡單、隨意，而忽略了其語用功能。功能語言學認為，任何選擇都是有意義的。“選擇就是意義”(Choice is meaning)。具體到語篇中，語篇中沒有無用的單位，自然段的劃分必有其特定的語義和語用功能。語篇中自然段的劃分也體現了特定的語用功能。李戰子認為自然段劃分作為書寫變異的語用功能在于吸引讀者注意力，并進行強調或做出評價(2002：361)。

為了使書信內容更加清楚、易讀，吸引閱信人，商務信函的作者會把自然段劃分得井然、適度。同時，每個段落遵循“一個段落，一個主題(one paragraph, one topic)”原則，正文中的所有段落結合在一起便可引導閱信者沿著寫信者設計好的邏輯思路前行。以建立貿易關系信函為例，此類信函一般都包括以下幾部分自然段：

(1)簡述信息來源(說明是從何得知對方的概況的)；(2)簡單介紹本公司(公司的經營范圍、產品和服務、信譽等)；(3)說明寫信的目的(欲與對方開展何種業務：銷售己方的產品，購買對方的產品或共同建立合資企業等)；(4)表達合作與早日收到回復的愿望。

例如，下面的這封建立貿易關系函很好地體現了上文所論述的商務英語信函中自然段的劃分原則，反映出寫信人主要考慮了適度、秩序感。

Dear Mr. Ewing:

I met your business associate, Mannuel Arroyo, at the Oil Club last Thursday and he suggested that I contact you regarding the services and products of my agency, the China Recourses Mining and Recovery Corporation.

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Your prompt attention to this matter will be highly appreciated.由此可見，商務信函自然段的劃分不只是句首縮進一段空間的問題，而是寫信人和閱信人所遵循的一種“對于語義和語用功能的默契”(李戰子，2002:364)。并且自然段的如此劃分也使信函的易讀度(readability)大為提高，交流的意旨躍然紙上。

Very truly yours,

2.2 心理學層面

在從事日常商務交流和溝通的過程中，商務信函的作者往往考慮情感因素及對方的心理準備過程，在傳遞信息的同時，注重帶給閱信人心理上的舒適感和愉悅感。根據何恒莘(1994)對方中心原則及其運用策略，解決交際的核心問題的焦點在于交際對方。交際中必須以對方為中心，并且一切話語必須向對方傾斜。交際者說話必須遵循“心理求同法”，即盡可能按照對方的心理需求說話。

這里的交際對方為惜時如金，講求效率的商務人士，從社會心理來看，這些讀者沒有過多的時間品味冗長繁復的言辭，長篇大論易使對方望而生畏，而很多過短的段落則易分散閱信人的注意力。把自然段劃分得井然適度符合商務人士的交際要求和實際工作需要。這也說明寫信人做到了換位思考，能夠設身處地地站在對方的立場上思考問題。不難想象，寫信人的交流目的自然得到閱信人的心領神會。

2.3 美學層面

劉宏偉、徐盛桓指出一切言語活動總是傾向于既具有功用性又具有審美性(2010：6)。商務英語信函的主要社會功能是傳遞商務信息、磋商經貿事務，并使閱信人接受其中的觀點，采取預期的行動。同時，考慮到商務人士的審美需要，為了體現寫信人的審美取向，商務信函很注重審美性。

對于美，可以說仁者見仁，智者見智。但有一點是共通和不變的：“美是人類通過社會實踐在客體對象以宜人的物質形式顯現出來的積極、正面、肯定性的人的本質力量的一種具有普遍性、共同性的品格或特質”(李萍、于永順2006：29-30)。也就是說語言也能滿足我們的審美要求，成為引發美感的審美對象。朗格卡(1997：116)也曾指出，自然段也可以是作者出自風格上的考慮，即部分地可由“眼睛看上去美不美”來決定。在傳遞商務信息和體現審美性的要求下，商務信函形成了井然、適度的自然段劃分特色，不僅鮮明地體現出寫信人的創作意圖，而且有效地滿足了閱信人的審美取向。

所以商務英語信函適度、井然的自然段劃分是綜合考慮了語言學、心理學和審美學的結果，往往蘊含著豐富的情感意義，折射出信函所表達的特定的人際意義。

值得一提的是，我們的研究結果也印證了海英茲·姆·戈得曼(Heinz M Goldmann)所總結的推銷原則AIDA(Attention, Interest,Desire and Action)。進一步說明在人際交流中引起對方關注(Attention)，喚起對方興趣(Interest)，激起對方欲望(Desire )，促成對方行動(Action)，從而達到人際交流目的的重要性。

3 結語

本文從語言學、心理學和審美學的角度分析了商務語境下的自然段劃分。分析表明，井然的自然段劃分使商務信函所要轉達的意義更加明晰，帶給閱信人心理上的舒適感，符合商務人士特定的審美取向。所以，恰當的自然段劃分能有效地促進商務信函的人際意義的實現，體現出寫信人期望與閱信人平等磋商和建立互惠互利貿易關系的積極態度和友好情感。研究表明，商務英語信函自然段的劃分蘊含著豐富的情感意義，折射出特有的人際意義，也反映了“顧客是上帝”——現代企業的經營理念。希望本文的寫作能對商務英語信函的教學和研究及國際貿易實踐有所裨益。

[1] 曹菱.商務英語函電[M].北京:外語教學與研究出版社,2000.

[2] 何恒幸.對方中心論.外語學刊[J].1994 (03).

[3] 李萍,于永順.實用美學[M].大連:東北財經大學出版社,2006.

[4] 李戰子.話語的人際意義研究[M].上海:上海外語教育出版社,2002.

[5] 劉宏偉,徐盛桓.《經濟學家》新聞標題的美學風格[J].外語教學,2010(05).