精益管理在醫療設備檔案管理中的應用

曾冬梅，張正軍

十堰市太和醫院 后勤服務中心，湖北 十堰 442000

1 醫療設備檔案管理的重要性

醫療設備檔案管理是醫院管理中的一項重要內容，是醫院檔案管理的重要組成部分。醫療設備檔案從申購報告起即形成，它是醫療設備的信息載體，是設備管理的基礎，包含從設備計劃采購、使用、維修直至淘汰報廢等全過程中產生的所有文字、圖紙、照片等具有參考和保存價值的各種載體材料，應充分認識其重要性。做好醫療設備檔案管理對加強醫院設備維修維護，提高醫療設備使用率和經濟效益具有十分重要的作用[1]。建立完整的設備檔案，可以為使用科室提供準確、有效的技術支持，使各科室在使用過程中有章可依，有據可查；它是設備維修人員的有力助手，為設備的維修保養提供資料及準確的數據，針對較為貴重的設備采取預防性措施，充分做好維護、維修、保養前的準備工作[2]；也是醫院在購置新的醫療設備時，為領導和專家提供準確全方位的第一手數據，使決策具有科學的依據；還能為處理醫患糾紛提供有力的證據，以維護醫院的利益。因此加強檔案管理，充分發揮其在醫療、教學、科研工作中的作用，將直接影響到醫院的醫療質量、技術水平、經濟效益和社會效益。

2 我院醫療設備檔案管理的狀況與問題

我院是全國地市級醫院中規模最大的三級甲等醫院之一，現有編制床位2300張，員工近3000人，總資產10多億元。其中100萬元以上醫療設備有40臺，50萬元以上醫療設備有84臺，50萬元以下設備有8627臺。醫院所有設備臺賬均由后勤服務中心管理，檔案材料分散在醫院很多相關科室，如申購審批類資料由設備科管理，使用說明類資料大多由使用科室保管，維修保養報廢類資料由醫學工程部保管，設備經濟效益評價資料由醫院財經處保管。由于材料多、參與人員雜、歸檔時間長、很多重要的設備檔案醫院中心檔案室幾乎沒有，僅有的部分檔案被相關科室及人員借走也不如期歸還，使很多大型設備檔案丟失缺損，失去了設備檔案的利用價值，嚴重影響了設備的維修和使用。為解決這一問題，自2010年起，我院在醫療設備檔案管理中引進和推行了精益化管理，規范了設備檔案的管理，取得了較好的效果。

3 精益管理簡介

精益管理的理念來源于著名的“豐田生產系統（TPS）”。1990年，由美國麻省理工學院的詹姆斯·P·沃麥克、丹尼爾·羅斯和丹尼爾·瓊斯在對14個國家汽車業進行5年的研究后提出，“精益生產”綜合了大量生產與單件生產方式的最佳特征，即能降低單件成本，明顯地改進品質，提供更廣的產品與更有挑戰性的工作。后來精益生產理論又被延伸至經營活動全過程，變為 “精益管理”。就是通過消除那些被認為是有浪費的活動來為顧客創造更多價值的一種工具。任何活動或過程，其核心在于最大限度地降低浪費，最終目標就是持續改進、追求卓越、盡善盡美。它是一種理念、一種態度、一種精神，更是一種文化的體現。精益生產沖擊了100年來工業化的生產和組織方式，這一思路現已在各行各業得到廣泛應用，是21世紀的主流管理模式。

4 精益管理在醫療設備檔案管理工作中的應用

4.1 精益管理在醫療設備檔案歸檔范圍中的應用

精益管理運用于檔案的收集整理工作中，要求檔案管理人員要隨著設備運行狀況主動跟蹤收集相關資料，層層把關、責任落實，使檔案資料更加完整標準、科學規范，為醫療活動保駕護航。醫療設備檔案的形成過程涉及到設備從立項申請到最終報廢，其時間周期長、中間環節多、參與人員雜，因此，很容易造成文件的破損和丟失，破壞檔案的完整性，影響檔案的利用價值[3]。歸檔很容易走兩個極端，一是大型醫療設備的檔案，設備科、使用科室及醫學工程部搶著收集，造成資料龐大繁多、重復歸檔；二是小型設備檔案資料無人問津，雜亂不齊、丟失嚴重。我院將精益管理運用其中，對醫療設備檔案歸檔范圍進行了一系列精益改進，將精益管理中的SOP（標準作業程序）工具作為醫療設備檔案歸檔范圍的指導標準貫穿于檔案收集的各個工作流程。明確確立歸檔范圍為一臺設備從計劃采購到淘汰報廢的整個過程的所有資料（包括申購過程的檔案和運行時的技術性文件檔案兩大部分）。所有設備均建立臺賬由設備科統一管理，一萬元以上設備臺賬均一式3份，作為維修、回訪、查閱的備份，100萬元以上大型設備檔案和乙類醫用設備檔案分別定置臺賬，由醫院專人保管，實行一機一檔。所有建立臺賬的設備檔案均由醫院中心檔案室統一集中管理，并隨時補充運行中的情況和維修記錄，其他任何科室無權收集保管醫療設備檔案原件。通過SOP的運用，推出了最優歸檔范圍的操作方法和流程，大大提高了歸檔效率，歸檔操作程序得到有效協調，歸檔范圍也更加規范、完善。保證了檔案的完整性、準確性和系統性。

4.2 精益管理在檔案管理制度建設中的應用

醫療設備的檔案管理系統是我院檔案管理的薄弱環節[4]，為此我院將精益管理的SOP和PDCA循環工具應用于檔案管理制度的制定中，SOP理念是降低成本、減少變動和知識的積累；PDCA循環指反復運行，保證質量管理工作的順利開展，包括計劃、實施、檢查、行動4個階段。我院以《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》、《歸檔文件整理規則》等相關法律規則為依據制定了專門的醫療設備檔案管理規章制度和措施，將設備檔案歸檔范圍、員工職責、服務方式、利用借閱及檔案銷毀等明確列入管理制度中，讓設備檔案管理人員清楚明了并堅守檔案管理制度，使設備檔案管理有章可循，有章必依。檔案歸檔后要及時登記造冊，檔案移交手續規范清楚，外借檔案嚴格履行借閱手續，限定借閱期限，并及時催還；根據實際針對工作中不斷出現的新問題對制度進行適時補充改進、修訂完善，使制度更加精準合理，檔案管理工作更加制度化、規范化、科學化。通過運行，使我院檔案工作真正步入科學合理的現代化管理軌道。

4.3 精益管理在醫療設備檔案管理中的應用

我院醫療設備檔案管理貫徹精益管理ECRS原則（E取消 -Eliminate、C 合并 -Combine、R 重排 -Rearrange、S簡化-Simplify），通過系統分析尋求改善，由原來的隨時形成、隨時移交改為設備科專職檔案員進行檔案的收集、整理、初步立卷，并登記造冊；醫學工程部保管的設備保養維修檔案也一并交到設備科，確保醫療設備檔案的完整、準確、系統和安全。中心檔案室則由專人專機進行管理，實行一機一檔，堅持集中、統一及分類的管理原則。醫院有專門的分管領導，建立院辦、中心檔案室、設備科、操作維修人員四級管理網絡。所有文件包括使用維修和改進工作中產生的材料，次年第一季度內一并歸檔，一式三份，要求材料必須完整，做好檔案移交清冊，交接雙方簽字。檔案的存放遵循精益管理中的“定置管理”，建檔以后放入專門的庫房和檔案柜，保持整齊、整潔，存放的位置要合理分配、標識明確、井然有序，做到心中有數。將精益管理8S要求中的6S運用在檔案管理中，檔案收檔后首先“整理”出常用與不常用的檔案，及時處理不可用的檔案；進行“整頓”時將可用的檔案，依定容、定量、定位的方式處理清楚并放置整齊加以標識；將整理出的檔案工作場所、環境做徹底的“清掃”，保持干凈整潔；反復貫徹整理、整頓、清掃的步驟，使之制度化，保持“清潔”美觀的工作場所；加強 “素養”養成隨時維持物歸原位的良好習慣并持之以恒；建立“安全”制度，嚴格控管收集、整理、借閱各個環節的安全意識[5]；根據“徹底消除浪費”，使用6西格瑪質量標準，實現環節、流程的科學性，使檔案布局合理、排檢科學、使用方便、管理妥善。實施“三個零”的工作目標，即“零差錯”“零浪費”“零事故”。通過以上精益管理工具的運用，我院檔案管理效率得到很大提高，醫療設備檔案的保存更加清晰完整，查閱和利用率也得到提高，為全院實施精益管理打下了堅實基礎。

4.4 精益管理在醫療設備檔案的服務功能和利用率中的應用

醫療設備檔案的管理應以提高檔案管理效率，加大檔案資源共享，準確、快速地向社會提供有利的信息資源為宗旨。我院檔案管理人員通過多途徑、多渠道開發檔案信息資源，持續動態補充檔案的相關信息,并以主動、積極、周到的工作態度保證檔案資料的有效性和完整性[6]；要求有“速度”意識實時響應，為臨床提供最優質的檔案服務，為決策層提供決策依據。醫院通過局域網建立全院共享并實施醫療設備檔案的遠程傳輸、查閱、保管，建立醫療設備電子檔案數據庫，檔案利用信息得到重視，檔案利用率得到提高，最大限度發揮了檔案的價值和作用；通過檔案的有效利用提供反饋，也使檔案人員在工作中檢查和發現收集的檔案是否齊全、整理是否科學、鑒定是否準確、保管是否安全等，大大改善了檔案收集的質量，提高了檔案管理人員的工作能力，從而更好地為醫院各使用單位服務，發揮了檔案的有效作用，完善了檔案的工作職能。

5 小結

通過引用精益管理工具，我們體會到精益管理要從大處著眼、從小處入手，體現精心、精細、精品、細化、細致、細節，從工作中的點滴作起。通過實施精益管理，我院醫療設備檔案的各項業務流程更加清楚明晰；建立和完善醫療設備檔案，并輔之科學有效的管理，提高了設備的利用率，保證了醫院臨床、教學、科研等工作的有效開展；持續完善、不斷改進的精益管理理念使兩個人的工作可以由一人承擔起來，效率大大提高，檔案管理成本也下降了15%，這就是精益管理的優勢所在[7]。加強醫療設備檔案的精益管理，不僅能使醫院購置的各種醫療設備得到最大的效益回報，對提高醫療技術水平，促進醫院業務建設的發展，提高設備投資的技術經濟效益等方面都具有重要的作用。

[1]胡明華,余漢霞.淺談醫療設備檔案的管理與利用[J].科技檔案,2010,(4):3-4.

[2]張莉.探討醫療設備檔案的優化管理與實踐[J].中外醫療,2012,(11):147-148.

[3]周學武.我院醫療設備檔案管理的做法和體會[J].中國醫療設備,2011,26(6):88-89.

[4]鹿泉忠.醫院設備檔案管理規范化的思考[J].右江民族醫學院學報,2010,(6):442-443.

[5]馬智宏,王治華.精益管理的探索與實踐[J].中國遠洋航務,2006,(6):37-40.

[6]潘思巍.醫療設備檔案管理的體會[J].現代醫院,2008,(1):146-147.

[7]李青.標準資料精益管理的做法和體會[J].航空標準化與質量,2008,(3):45-46.