淺談電子文件的管理、立卷、編輯和歸檔

屈建春

淺談電子文件的管理、立卷、編輯和歸檔

屈建春

一、電子文件的含義和特點

電子文件是人們在計算機上，以特定的格式和處理方式生成的各種信息的總和。電子文件與紙質文件特點各不相同:一是接收、閱讀形式不同。電子文件是存在于化學磁性材料上的間接信息，需要借助于計算機等現代辦公設備才能接收并閱讀利用；紙質文件是直觀的，可直接接收、利用和閱讀。二是傳遞方式和速度不同。電子文件可直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；紙質文件基本上是用手工方式間接傳遞，其速度相對較慢。三是共享狀況不同。電子文件可不受時空的局限，更大范圍的實現“資源”共享，可用度較高；紙質文件的共享范圍和時效性有很大的局限性。四是保護技術不同。電子文件載體壽命和技術壽命相對短，環境條件和信息保護要求也比較高，保存場地的面積相對較小；而紙質文件則相反。

二、電子文件的管理

1.接受、閱讀、存儲電子文件的計算機必須專機專用

接受、閱讀、存儲電子文件，要嚴格遵守安全保密制度和相關的紀律，做到專機專用，既不可與國際互聯網連接，也不可用網絡設備（交換機或Hub）連接多臺計算機。確因工作需要一機兩用的，必須作物理隔離，隔離卡必須采用經國家保密局批準的產品，嚴禁計算機硬盤轉借它機。專用機的使用中應嚴格操作程序，嚴防錯誤操作造成泄密；及時做好專網維護和日常管理工作，切實做好保密監測，做到消除隱患、堵塞漏洞，杜絕網絡泄密事件發生。

2.及時接受、閱讀、存儲電子文件

電子文件管理人員嚴格履行崗位責任制，及時接受、閱讀、存儲電子文件，并作出相應的處理；同時，嚴格保密制度，接受監督，確保電子文件管理科學、規范和安全。

三、電子文件的立卷

1.在電子文件立卷前，必須進行真偽鑒別

檔案的本質屬性是原始記錄性，這一方面體現在檔案的內容上，另一方面表現在檔案的形式上。也正是檔案的這種原始記錄性，才使得檔案區別于圖書、情報、資料等其他信息，而具有法律憑證的效力。電子文件的鑒別是電子文件在立卷前必須要做的一項工作。這項工作的關鍵是鑒別真偽、區別原件與復制件。電子文件制發單位應在機內的原始電子文件上輸入隱形條碼或其他鑒別標識，使之與偽造件或復制件區別開來。這樣隱形條碼或其他鑒別標識就成為原始電子文件的唯一法律憑證或依據。目前，保護電子文件信息不被修改、盜竊、刪除的技術途徑主要有防火墻技術、存取權限控制、數據加密法、數字水印法、數字時間印章法等。

2.在電子文件立卷過程中，必須正確區別電子文件的價值

并不是所有的電子文件都有保存的價值和必要，只有那些本單位工作中形成的、直接反映本單位主要職能活動的重要文件，以及對本單位工作具有指導價值和查考利用價值的上下級發送的電子文件，才有立卷歸檔的必要。因此，在電子文件立卷過程中，必須正確區別電子文件的價值。

3.在電子文件立卷的同時，相關的軟件也必須立卷

電子文件立卷也就是將存有電子文件的磁盤或光盤立卷。電子文件磁盤或光盤立卷的同時，相關的操作系統等軟件也必須同時立卷。因為電子文件的壽命不僅與其內部諸因素和保護環境條件有關，更與技術革新有關。一旦技術過時，支持原來磁盤或光盤的軟件系統在新一代的計算機等設備上將不匹配，那么載體上的信息就無法讀出，電子文件如同消失，所有的案卷和相關的工作將等同“無”。

四、電子文件的編輯

1.按邏輯順序編制案卷類目

案卷類目由若干“類”組成，每一類又由若干“條款”組成。編制電子文件的案卷類目需要按一定的邏輯順序進行。一般來說，往年的案卷類目是編制案卷類目的指南。新編案卷類目需要根據單位性質、職權范圍、內部組織結構、當年工作計劃、工作任務、工作目標等邏輯順序來進行編輯。這就要求案卷編輯人員具有較高的業務能力，可以根據具體的工作實際，把繁雜的電子文件歸類編輯。否則，案卷就成了“資料堆”，無章法可尋，既不利于日后的保管，也不利于查找與利用。

2.根據特征編制案卷類目

凡文件都有“問題特征”、“時間特征”、“名稱特征”、“作者特征”、“通訊特征”、“地區特征”等特征，電子文件也不例外。因此，在編制電子文件案卷類目時，應緊緊圍繞“按照文件的自然形成規律保持文件之間的歷史聯系”這一立卷原則，根據本單位的實際情況和文件的不同情況，靈活選用、結合選用文件的以上特征。一般來說，在一卷之內結合使用兩個以上特征立卷，是比較科學的可行的辦法。如“國務院關于嚴格控制召開全國性會議的通知”，這個卷具有作者（國務院）、問題（嚴格控制召開全國性會議）、和名稱（通知）三個特征。

3.根據電子文件的保存價值編制案卷類目

在眾多的電子文件中，由于其內容的重要程度不同，因而其保存價值也各不相同，進而保存期限也有長有短。在編制案卷類目的過程中，應適當考慮電子文件的保存價值，盡量將具有相同保管期限的文件編輯在同一案卷中。

另外，要妥善對案卷類目編號，認真填寫卷內文件目錄、卷末備考表和案卷目錄及卷皮，并按一定順序排放案卷。

五、電子文件的歸檔

1.以科學為前提，選擇恰當的電子文件歸檔方式和途徑

由于電子文件的載體是化學磁性材料制作的光盤或磁盤，極易損壞和丟失，因此，選擇電子文件恰當的歸檔方式和途徑極為重要。目前來說，采用網絡移交方式歸檔，并利用優質光盤、磁盤存儲為最佳。通常情況下，網絡移交的途徑有兩條：一是將外單位發送的電子文件借助計算機信息管理網，開通電子文件歸檔傳遞網線。二是為本單位日常工作中形成的具有保存價值的電子文件，選擇恰當的信息匯集點，由處理文件的計算機使用者與信息管理部門負責歸檔。

2.以培訓為基礎，建立現代檔案工作隊伍

紙質文件歸檔經過多年實踐，已形成相對穩定的骨干隊伍，立卷歸檔人員經與檔案部門多年合作，建立了相對穩定的業務關系，有較好的工作基礎，各立卷部門都設立了分管領導和立卷牽頭人，負責督促檢查立卷歸檔工作。由于大多數計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不易與檔案部門在電子文件歸檔上達成共識，現有的檔案隊伍尚不適應現代電子文件歸檔工作發展的需要。電子文件歸檔工作剛剛起步，電子檔案工作隊伍相對薄弱。要在以人為本的基礎上，通過組織業務學習和技術培訓，使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，建設一支現代檔案工作隊伍，承擔電子文件歸檔工作。

3.以考核為動力，建立嚴格的電子文件歸檔制度

電子文件來源廣泛，形成者不僅有業務管理部門的承辦人，還有數據錄入員、信息管理與計算機技術人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，必須在電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門的密切配合下，共同形成質量較好的電子文檔，并及時布置、檢查、總結、考核電子文件歸檔工作。

4.以安全為目的，采取“雙軌制”歸檔

由于紙質文件與電子文件在載體壽命、環境條件影響、技術壽命、信息保護等方面存在著保護技術上的重大差別，為了保證文件檔案的安全，目前電子文件轉化為檔案一般采取“雙軌制”，即將電子文件以原始狀態轉換成紙質文件，紙介質與磁、光介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案。另外，電子文檔還應多備份存檔

（專欄編輯：周 權）

山東省淮河流域水利管理局 250100）