種子檢驗機構檔案記錄解讀

（山西省澤州縣種子站，山西 晉城 048000）

經過考核合格的種子質量檢驗機構，具有出具有證明作用數據或結論的資質。所出具的結果需要一整套記錄確認質量，證明其可靠、準確。記錄包括人員能力信息、設備狀態信息、受檢樣品信息及檢測環境信息等。以確認在樣品檢測過程中，參與檢測的人員具有相應的能力，設備處于符合檢驗要求的狀態，樣品狀態符合檢測技術要求，制度環境和技術環境沒有對檢驗形成不良影響。記錄一旦缺失，質量結果將受到質疑，接受第三方審核時，可能失去資質。

1 涉及檢驗結果質量的幾個記錄檔案

1.1 人員檔案

專業學歷證明，從業資格證，培訓記錄。

1.2 檢測儀器設備檔案

儀器設備登記表，驗收登記表，鑒定校準驗收記錄表，期間核查記錄表，維護記錄，維修記錄，使用記錄。

1.3 樣品信息

樣品來源記錄（扦樣單或送樣委托登記表），檢測數據原始記錄表，檢測環境記錄。

1.4 管理記錄

內部審核記錄，管理評審記錄，客戶審核記錄，第三方審核記錄。

2 記錄檔案作用

2.1 人員專業學歷證明

證明經過相關學習，人員有相應的專業知識，具備勝任檢驗工作的基礎知識。

2.2 從業資格證

人員在具有基礎知識的前提下，通過法律、法規、專業設備操作技術培訓，具備了從事種子檢驗工作必備的操作技能和法規常識；經過管理部門考核、行政許可，具備了從事政治檢驗工作的資格。

2.3 培訓證明

隨著社會進步，種子檢驗技術也在發展。通過繼續教育培訓，補充了學歷教育的不足，了解掌握新的檢測技術和政策法規，人員可以勝任技術進步后的工作。

2.4 儀器設備登記表

匯總全部檢測設備信息，以期了解檢驗使用的設備，符合檢測種子技術要求。

2.5 儀器設備說明書

單個設備的全部資料信息。包含性能參數、規格參數、操作步驟說明、出廠日期、出廠編號、售后服務信息等。佐證設備適于承擔檢測工作，遇到使用問題，可以得到有效幫助。

2.6 安裝調試記錄表

記載設備初期啟用，外觀檢查、性能參數符合種子檢驗技術要求。新設備在未檢定、校準前未發現外觀和技術問題，可以進行檢定、校準測試，擬投入使用。

2.7 檢定校準記錄

定期對設備進行計量測試，確認符合說明書性能參數指標。證明在檢查設備后，經過測試和調整，性能符合或達到了產品說明書標出的性能要求，并且在一個檢定周期內可以持續保持；另外，設備經過維修后，性能達到了產品說明書標出的性能參數指標。

2.8 設備期間核查記錄

儀器設備在兩次檢定校準期間，為了確認在此期間設備性能狀態保持在校準時的精度而進行的核對檢查，通常利用參考物質進行。參考物質可以是經過檢定的類標準物質，像砝碼、溫度計等，也可以是自制的恒重物。在儀器檢定校準后測量參考物質，記錄測量值，在期間核查時重新測量參考物，比對參考物質的測量值的變化，反推設備性能有沒有變化。佐證在樣品檢驗時設備性能處于合格狀態。

2.9 儀器設備使用記載表

每一臺設備的使用流水記錄，與樣品檢驗原始記錄的使用設備名稱記錄共同映證，在檢測樣品時設備處于合格狀態，說明從該設備采集的原始數據是有效的。

2.10 儀器設備維修記錄

檢測設備在使用過程中，由于零部件老化、使用不當或外部原因，難免出現故障，在設備上留下痕跡。記錄設備故障內容、維修內容，與檢定校準記錄映證樣品檢測時設備處于合格狀態。

2.11 儀器設備維護記錄

通過擦拭、清掃、潤滑、調整等一般方法對設備進行護理，以維持和保護設備的性能和技術狀況，稱為設備維護保養。對可能影響設備運轉部位除塵、除垢、加注潤滑劑，達到整齊、清潔、堅固、潤滑、防腐、安全等要求。日常維護一般不作記錄，定期維護、設備潤滑、冷卻系統、密封系統清潔和空氣循環系統清潔維護是需要記錄的。設備的維護，可以保證檢測不受影響。

2.12 管理體系內部審核記錄

通過不定時的不同崗位的人員，交叉核查工作，排除可能存在的思維慣性導致的檢驗結果失誤。

2.13 管理體系管理評審記錄

階段性工作總結通過全面回顧過去工作，評估檢驗工作是否有必要對管理進行改進，保證檢驗結果處于高質量狀態。

2.14 管理體系外部審核記錄

根據檢驗機構考核管理辦法，定時由管理機構組織專家，對機構質量體系進行全面核查，確認檢驗機構有檢驗能力的活動記錄，從另一側面確認檢驗機構的檢測能力。

2.15 供應商評審記錄

檢驗機構對為檢驗機構提供服務的機構的服務水平和能力評價記錄，證明檢驗機構的配套服務是高質量的，不會因為配套服務影響檢驗結果質量。

通過正確理解檔案記錄的作用，檢驗機構人員應該注意收集工作記錄，為改進工作質量提供依據，為取得第三方審核認可提供依據，為客戶認可提供依據。檢驗機構的地位是通過認真工作、優質服務爭取的，能說能練才是“真把式”，不注意收集檔案記錄，會使機構成為一個“傻把式”，不被社會認可。