富士施樂(lè)助政府“紅頭文件”輕松印

印有“紅頭”、“紅章”的政府公文通常被統(tǒng)稱(chēng)為“紅頭文件”，作為上情下達(dá)的正式官方文件，“紅頭文件”是各級(jí)黨、政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位日常應(yīng)用最廣、打印量最多的文件類(lèi)型。特別在各種會(huì)議期間，“紅頭文件”的印制要求就更高了：不僅印量龐大，而且時(shí)間緊迫，通常要在短時(shí)間內(nèi)完成高質(zhì)量的印制和裝訂。

以往這類(lèi)政府公文的印制，需要事先到印刷廠預(yù)印大量紅頭紙，當(dāng)需要打印紅頭文件時(shí)，將預(yù)印好紅頭的紙放入打印機(jī)的紙盒，打印文件內(nèi)容，之后再由人工完成折頁(yè)、裝訂、加蓋公章的工序。然而，這種預(yù)印紅頭的印制模式需要大量人工操作環(huán)節(jié)，不僅操作繁瑣、效率低，還要提前印刷大量紅頭紙，常常會(huì)出現(xiàn)紙張不統(tǒng)一、占?jí)簬?kù)存或庫(kù)存不足等各種問(wèn)題。而當(dāng)遇到一些需要收回或銷(xiāo)毀的機(jī)密文件時(shí)，還必須在文件首頁(yè)打印體現(xiàn)文件份數(shù)的序號(hào)以便記錄并追蹤其去向，這使得印制流程更加繁瑣。

富士施樂(lè)“政府公文解決方案”不僅最大程度地優(yōu)化了“紅頭文件”的印制流程，大幅提升了制作效率，更重要的是將傳統(tǒng)繁瑣的手工操作環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)化為電子化自動(dòng)流程，自動(dòng)完成紅頭、正文、公章、序號(hào)編注的一鍵打印輸出，并直接自動(dòng)裝訂成冊(cè)，大大縮短了“紅頭文件”的印制時(shí)間。

采用富士施樂(lè)“政府公文解決方案”后，無(wú)需事先預(yù)印紅頭紙，利用富士施樂(lè)的一臺(tái)彩色數(shù)碼多功能機(jī)和一臺(tái)黑白數(shù)碼多功能機(jī)以及DocuWorks軟件就可以解決所有問(wèn)題。當(dāng)操作人員選擇“紅頭文件功能”并發(fā)送打印指令后，DocuWorks軟件會(huì)自動(dòng)篩選黑白內(nèi)頁(yè)及紅頭、紅章頁(yè)，并將黑白頁(yè)發(fā)送到黑白數(shù)碼多功能機(jī)的機(jī)密信箱，紅頭、紅章頁(yè)由彩色數(shù)碼多功能機(jī)直接打印，工作人員只需將打印出的紅頭、紅章頁(yè)放入黑白數(shù)碼多功能機(jī)的插頁(yè)器，再?gòu)臋C(jī)密信箱找出黑白頁(yè)選擇打印即可直接打印并自動(dòng)制作成小冊(cè)子。這種全新的“政府公文解決方案”將以往需要7個(gè)人工操作步驟降低為1步，不僅有效提高了印制效率，更將出錯(cuò)率降至最低，在提高政府辦公效率的同時(shí)，大大節(jié)省了人工及文印成本。

此外，“政府公文解決方案”還具有包括序號(hào)打印等諸多專(zhuān)為解決政府文件印制過(guò)程中的特殊需求的便捷功能。在為機(jī)密文件首頁(yè)打印序號(hào)時(shí)，只需設(shè)置編碼范圍、標(biāo)識(shí)內(nèi)容、字體和位置，就可以自動(dòng)完成印有序號(hào)的“紅頭文件”的印制，省時(shí)又省事。目前，這些功能不僅在各級(jí)政府機(jī)關(guān)得到廣泛應(yīng)用和好評(píng)，更在法院、銀行等對(duì)信息安全要求比較高的機(jī)構(gòu)受到歡迎。

長(zhǎng)期以來(lái)，具有豐富文件管理經(jīng)驗(yàn)的富士施樂(lè)一直致力于文件管理解決方案的開(kāi)發(fā)，更與各政府機(jī)構(gòu)及企事業(yè)單位密切合作，為其量身定制能滿足各種特殊需求的政府公文解決方案。富士施樂(lè)的文件管理解決方案和服務(wù)不僅得到政府等行業(yè)客戶的歡迎，富士施樂(lè)也因此陸續(xù)收到了來(lái)自政府客戶的表?yè)P(yáng)信，并榮獲了“2011年度政府采購(gòu)優(yōu)秀解決方案獎(jiǎng)”、“政府文印之友”等多個(gè)政府機(jī)構(gòu)頒發(fā)的獎(jiǎng)項(xiàng)。相信隨著富士施樂(lè)“政府公文解決方案”的不斷普及，各政府機(jī)構(gòu)也將不斷提升工作效率、降低文印成本，并逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的文件管理。