卷煙廠備品備件信息管理系統建設實踐與思考

摘要：本文通過分析備品備件管理信息系統建設實踐活動，充分認識到信息化可以作為基礎管理上水平的重要手段之一，不斷提高提高企業管理水平。

關鍵詞：備品備件；管理信息化

卷煙工廠煙機備品備件種類繁多、材質各異、數量龐大，管理難度較大。存在的主要問題：一是依靠人工記憶和手工錄入登記，不但效率低，準確性差，而且不能實現信息共享，零備件管理信息的滯后對設備的高速、高效運行形成了潛在的阻礙。二是現在使用的ERP NC系統主要側重于備品備件的賬務管理，在實際運行中與實物存貨管理形成脫節。因此，開發一套實用、高效的備件管理信息系統勢在必行。

備品備件管理是指從計劃編制到報廢的全過程，涉及到的主要活動包括備件需求計劃編制、備件采購、到貨檢驗、入庫、出庫、使用、維修及報廢，也包括對備件信息、供應商信息、操作人員信息及貨位信息的管理。而備件管理信息系統還會涉及到用戶權限設置，各類信息的查詢及報表生成。在備件管理信息系統中引入當前成熟的條碼與無線技術，采用條形碼作為標識，以條形碼為數據源，使用數據采集終端掃描條碼標識，進行數據采集，實現對備件到貨檢驗、入庫、出庫、移位、庫存盤點、使用追蹤等各個作業環節數據的自動化采集，保證備件管理各個作業環節數據輸入的準確性，提高工作效率。同時，與OA協同辦公系統實現對接，避免用戶在不同系統重復審批，提高系統可操作性。

1、系統模塊

備件管理信息系統主要包含八個功能模塊：

（1）系統管理模塊。實現對系統用戶的管理，可以對用戶權限，用戶狀態進行設置，可以進行增加、刪除編輯等操作。用戶登陸系統后可以修改密碼。管理人員可以通過系統發布通知或公告。

（2）基礎數據管理模塊。對備件進行編碼，為每一類備件生成唯一編碼，可以在數據庫中對備件進行添加、刪除、編輯和導入EXCEL表等，可以打印備件條碼。

對備件庫貨位進行編碼，為每一個貨位指定唯一編碼，可以在數據庫中進行添加、刪除、編輯和導入EXCEL表等操作，可以打印貨位條碼。

對供應商進行編碼，為每一個供應商指定唯一編碼，可以在數據庫中進行添加、刪除、編輯和導入EXCEL表等操作。

（3）備件領用申請模塊。維修人員通過系統提交領用申請。

（4）出入庫信息管理模塊。備件到貨后，系統自動生成相對應的條形碼標簽，通過條碼打印機打印標簽并給備件貼上條形碼標簽。

入庫信息管理：掃描條碼入庫，庫存自動增加。可以對入庫信息進行查詢、統計及導入EXCEL等操作。

出庫信息管理：當有領用申請時，掃碼出庫，庫存自動減少，可以區分正常使用出庫，退貨出庫及報廢出庫等不同的出庫方式。可以對出庫信息進行查詢、統計及導入EXCEL等操作。

盤點管理：可隨時盤點倉庫，檢查帳，物，卡是否相符。

庫存上、下限報警：當庫存數量超出某一范圍的時候，系統報警。

（5）換件確認模塊。機長對本機臺領用的備件進行使用確認，同時增加短信提醒功能，確保確認的及時性。

（6）回收管理模塊。對廢舊備件進行分類回收。

（7）查詢模塊。生命周期查詢：統計價值較高的備件的平均使用周期、平均庫存周期、平均生命周期，并可以將查詢結果生產相應報表。

及時庫存查詢：可以根據備件基本信息查詢備件的實時庫存情況，并將查詢結果生成相應報表。

庫存變化查詢：可以查詢一定時間范圍內的庫存量、庫存金額變化情況、并將查詢結果生成相應報表。

（8）報表結轉模塊。按月結轉庫存數據。生成月度出庫報表。生成月度報廢報表。

2、項目效果

（1）系統通過對數據采集器上傳的數據進行實時記錄、匯總、統計及追溯，并通過計算機網絡及時準確地反映給相關工作人員，破除信息孤島，實現信息共享。

（2）通過對備件生命周期的跟蹤，實現了備件使用情況統計，為備件計劃、采購、保養提供數據支持；通過系統提交備件領用申請及短息提醒換件確認，堵塞管理漏洞，縮短維修時間，為生產服務提供有效保障。

（3）引入條碼技術，實現備件管理各個作業環節數據的自動化采集，提高工作效率，為合理控制和保持零備件庫存提供事實支撐。

（4）通過對業務流程實行重組，使備件管理流程更加合理化，為減少不必要的崗位及人員提供決策依據。

3、項目思考

（1）通過運行系統以來，需要進一步延伸到備品備件供應商，確保入庫時具備信息化支撐性數據。

（2）加強信息數據的應用，使其真正發揮對設備管理的指導作用。