在PDM中管理的產品技術文件的編號

摘要；在產品設計工作中會產生除圖紙以外的其它技術文件，如設計任務書、計算書、試驗報告等。目前多數單位已經或將要采用PDM（product data management-產品數據管理）系統來管理這些文件，以實現網上起草、審批文件、給文件編號、存檔，達到無紙化辦公，且便于查詢、調閱、統計的目標。本文探討如何通過簡化產品技術文件的編號來達到上述目標的技術文件計算機管理的方案，以提高工作效率、減少人力、物力資源的耗費、降低辦公費用。

關鍵詞：技術文件；計算機管理；高效；低成本

1、概述

在汽車產品的設計活動中，除產品圖紙外，還會輸出設計活動中產生的其它一些文件（如設計任務書、計算書、試驗報告等），隨著計算機和網絡技術在企業中的普及，使我們有可能將這些文件放在計算機中起草、會簽、審批、存檔，且在日后的工作中可以借助企業的內部網絡來查詢、閱讀這些文檔，或在某個項目實施到某個節點時，快捷地統計出該項目的哪些文件已經完成，或統計一年中產生了哪些文件。這樣做的另一個益處是：可以提高工作效率，減少紙張的使用，逐步實現無紙化辦公，減少日常性工作的費用。

實際工作中需要標準化工作人員考慮好本單位技術文件在計算機中管理的方案，然后由軟件工程師按標準化工作人員的方案，對現有的PDM系統做二次開發，以適應本單位的實際需要。

本文主要探討如何考慮好技術文件在計算機中管理的方案

2、產品設計文件在PDM中的管理

筆者所在的單位是汽車生產企業，本單位的產品設計文件是指在產品研究、試制、試驗、評審、驗證、定型（鑒定）過程中產生的各種設計文件，但不包括產品圖紙、明細表、修改通知單、產品標準等。常用的技術文件見表1。

在未用PDM管理之前，技術文件的編號規則分兩種情況：

在編號中不需要表明發文單位時，技術文件編號的構成：

例如：

SBll0022 換擋拉索斷裂試驗報告 （SB-試驗報告，11-2011年，0022-11年第22個試驗報告）

PS070010 08款前風窗下橫梁評審報告 （PS-評審報告，07-2007年，0010-07年第10個評審報告）

在編號中需要表明發文單位時，技術文件編號的構成：

單位代碼：

10發動機設計室，11產品規劃室；

12車型設計室，13車身設計室；

14道路試驗室，15底盤設計室；

16技術檔案室，17電器設計室；

18變速箱設計室，19車橋設計室

20空調設計室，21金屬材料室；

22非金屬材料室，23標準化室

24工藝規劃，25生產準備；

25總成試驗室，26專用車設計室

例如：車：身設計專業2011年第一份技術問題處理通知書的編號為：工程13字11000l號

常用的文件都備有電子模板，起草人在模板中寫入內容，打印成紙質文件，經過簽字、審批、編號后，將復印件發給相關單位，底稿歸入檔案室，登記存檔。對于不需要表明設計單位的文件，由標準化員統一登號。對需要表明設計單位的文件，由發文科室自行登號，每個單位有自己發文編號登記本，底稿由發文單位或個人保存。

按照ISO/TS9000～ISO/TSl6949的質量管理體系編寫的企業管理程序文件的規定，上述文件中，有些文件有保存期限的要求，如果嚴格執行保存期限的要求，文件管理單位需要定期清理、銷毀已過期的文檔。

在PDM中給技術文件編號的方案

方案一：

將上述非計算機管理的模式移植到PDM中來，但在實施中發現，用2個字母來表達文件的類別，并且要這2個字母與文件類別名稱中某2個漢字拼音字母相關，當文件的種類較多時（表1中是常見的文件，梳理中發現本單位在汽車產品開發流程中，設計部門用到的文件有50多種），2個字母已不夠用，因為類別過多，不小心可能會引起重復、混淆；將來每增加一類文檔時，還需要標準化員新給一個“文件類別代碼”，要軟件人員加到PDM中。

方案二：

曾考慮過采用的2個字母與“文件類別名稱”無關，將現有的文件類別名稱全部列出來，按順序給每類文件名稱分配2個字母，如：

可用的2個字母組合有：從、AB、…hZ：BA、BB、…BZ：……zA、zB、…zz）；如果不用字母0，理論上可用的代碼有625個。

這個方案中，代碼字母的選擇與“文件類別名稱”不關聯，“代碼”只是一個順序號，從代碼上看不出是什么文件，失去了方案一中代碼的作用。

方案三：

討論中，有同事認為：用“代碼”來識別文件的類別（名稱），是在人工管理文件時便于檔案人員分類存放和查詢、調閱。現在如果用計算機管理，我們可以在起草文件時，給每個文件填寫相應的“屬性”信息來達到相應的目的，而不需要再用“代碼”來分類。既然“代碼”已不需要，那就干脆不用。順著這個思路，我們給出了文件編號方案：

年代號（2位數字）+順序號（5位數字）

此方案的文件編號中只有7位數字，沒有“文件類別名稱”代碼，也沒有“發文單位代碼”，比起前2個方案要簡單些。但因為是用計算機管理，它可以包含前述兩個方案的功用。

具體實施的方法是：

1）將需要在PDM系統內編寫的文件模板的名稱和相應的模板放到系統中，系統后臺有一個文件模板清單，列出系統中所有文件模板的名稱和模板，并給每個模板一個編號，如：統后，通過要編寫的文件模板名稱中的關鍵詞（如：輸入關鍵詞“報告”），可以找出模板名稱中含有該關鍵詞的一個或幾個文件的模板（系統會列表顯示：設計計算報告、試驗報告、風險評審報告）。選中你需要的模板（試驗報告）、填寫文件的屬性（如：文件標題、文件簡要描述、編制單位、編制人、版次、所屬項目、項目階段、所屬平臺、車型等等。系統自動給出的屬性有：文件模板編號、編制日期）、編寫文件的內容。

文件編寫完成后，編寫人發起文件網上會簽、審批流程。

文件經會簽、審批定稿，由編寫人確認之后，系統給文件編號（如這份試驗報告是13年在PDM中生成的第51分文檔，編號是1300051），由編寫人歸檔（歸入系統中的電子文件庫）、上傳、發布。

3）文件的查詢/統計：查詢時可以借助文件的編號、文件名稱中的關鍵詞、文件編寫單位、編寫人的姓名、編寫日期、所屬項目、所屬平臺等找到要看的文件。

統計、輸出時，可以通過項目代號找出該項目下已發布的所有文件，輸出文件的名稱、編制人、編制日期。

對于有保存期限的文件，可以按日期由計算機找出過期的文件，予以刪除或另外存放。

3、結束語

方案三思路的主要特點是突破了由文件編號來識別文件的種類和發出單位。而是將這些信息由文件的起草者寫入PDM中，讀者想要知道這些信息時可以在PDM中看到。

方案三與前兩個方案相比，省去了文件類別代碼和發文單位代碼，使文件編號只由數字構成，—方面減少了編號的長度和復雜程度；同時也減少了以后需要新增文件種類時的工作量，當要增加新種類時，不需要標準化員給新文件賦予類別代碼，而只要由程序管理員給文件的模板一個編號，將模板加到PDM中即可。

文件的編號處理成流水號，用2位數的年代號開頭，以實現每年一個循環，5位數流水號，可以給10萬份文件編號。也可按本單位每年可能需要編寫文件的份數來選擇順序號的位數（4位、5位、6位……）。