淺談企業檔案對企業文化建設的作用

摘 要：現代企業檔案工作和企業文化建設關系密切，作為企業文化積累之一的企業檔案，因其所具有的真實性、多元性和潛在的創造性，為弘揚企業精神，推進企業文化建設，塑造企業形象起積極的作用，因而，企業檔案工作是現代企業文化建設中的重要組成部分。就企業檔案對企業文化建設的促進作用及如何使其得以發揮進行探討。

關鍵詞：企業；檔案；文化建設；企業發展

中圖分類號：C93 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2013）01-0214-02

改革開放以來，隨著社會主義市場經濟體制的不斷完善，經濟與文化融合發展的趨勢越來越明顯。胡錦濤總書記在黨的十七大報告中指出：“當今時代，文化越來越成為民族凝聚力和創造力的重要源泉。”現代企業產品的文化內涵和文化附加值，正在成為經濟增長的手段和追求的目標，經濟競爭正在悄悄演變為更隱蔽的文化建設的競爭。企業檔案是企業生產經營和企業文化建設歷史真實面貌的記錄，是企業文化儲存的主要形式。可以說，企業文化植根于企業檔案，企業檔案是企業文化建設的源泉和動力。充分開發和利用企業檔案，為企業文化建設服務，是發展企業先進文化和促進企業經濟效益的重要途徑，也是推動企業檔案工作自身發展的客觀要求。

一、企業檔案與企業文化的關系

企業文化是企業經營過程中創造的物質文化和精神文化的總和。企業文化作為一種管理理論和管理方法，內容十分豐富，主要包括企業精神、企業經營哲學和企業行為文化等。企業檔案是在企業的各項活動中直接形成并保存備查的各種文獻載體形式的歷史記錄。而企業檔案工作是企業管理基礎工作的有機組成，其主要職責是維護企業的經濟利益、合法權益和歷史真實面貌，同時也要為企業的正常運轉提供信息保障。

企業檔案和企業文化均產生于企業的生產經營過程，兩者之間存在著緊密的內在聯系。一方面，企業文化植根于企業檔案，并通過企業檔案記載的內容體現出來。企業文化是從客觀真實地記載企業文化活動的企業檔案中，經過加工、提煉、升華的內在文化現象。企業文化的傳播與記載依賴于企業檔案，企業檔案可以直接服務于企業文化建設；另一方面體現在企業檔案本身具有的文化特性。就企業檔案的內容而言，記載著企業發展的歷史與寶貴的精神財富，是企業文化的沉淀，可以應用于企業文化建設。

可見，企業檔案與企業文化之間具有內在本質的聯系，企業檔案管理工作是企業文化建設工作的重要組成部分。企業檔案管理部門對企業各類文件材料進行集中統一的收集、整理、保管過程，就是企業文化建設不斷積累不斷發展的過程。企業檔案的提供利用過程，就是企業文化的宣傳與推廣過程，也就是企業文化建設的傳遞過程。

二、企業檔案對企業文化建設的作用

1.企業檔案是企業文化建設的直接信息依據

企業檔案的本質屬性是原始記錄性，它是企業文化建設最可靠、最真實的第一手信息資料。對企業而言，它具有針對性、唯一性。只有利用好企業檔案，才能幫助企業依據自身特點來建設具有特色、目標、環境、宗旨和優勢的優質企業文化，才能更好地為企業發展服務。可以說企業檔案是企業文化不斷進步的源泉，亦是促進企業發展的原動力。

2.企業檔案是弘揚和培育企業精神的必備需要

企業檔案信息是連接歷史與現實的紐帶。企業文化的核心是人，企業文化、企業精神、企業形象的諸多方面都是由人來體現的。企業采取各種措施教育職工，調動職工的積極性和創造性，而企業檔案在教育職工中具有獨特的作用。企業檔案記錄著企業的創業史，它以第一手原始資料見長，翔實地記錄了企業創辦初期的艱辛、困難時期的堅持和巔峰時期的輝煌，形象生動地反映了包括企業文化等各個方面的狀況，具有不可抗拒的說服力和感染力。通過組織員工參觀企業創立以來各類載體的檔案，如榮譽稱號、證書、證明、錦旗、獎牌、獎杯、相冊、圖片、裝裱的領導人和名人題詞、題字、金屬匾、捐贈品以及其他有紀念意義或歷史價值的物品，既可增進員工對企業的了解，又可以鼓舞員工的士氣，增強員工對企業和企業文化的歸屬感和認同感。

3.善用企業檔案，有助于樹立良好的企業形象

企業形象是社會公眾對企業及其行為產生的各種感知、看法、認識、感情的綜合印象，是企業以體貌特征等圖像形式表現出來的企業文化。樹立良好的企業形象對于企業的生存與發展都具有重要保障作用。而企業檔案為開展企業形象宣傳提供基礎條件，是企業形象宣傳具有原始性、權威性與可靠性的資料來源。重企業檔案信息資源的開發利用，可以塑造良好的企業形象，提高企業的社會效益與經濟效益。如科技檔案室企業檔案的主體，是樹立企業良好形象的核心。一個企業形象的好壞，在很大程度上取決于這個企業科研成果或產品開發水平的高低和質量的優劣。樹立良好的企業形象，就要不斷開發出能滿足消費者需求的新產品，而開發新產品又離不開科技檔案資料。因為科技檔案是在科學技術活動和原有產品開發活動中形成的原始記錄，如科技圖紙、圖表、數據、實驗記錄等，最能反映一個企業科研成果和原有產品的狀況，可以為本企業的科技開發、技術改造、產品更新換代提供借鑒、憑證和參考。

三、新的形勢下企業檔案如何在企業文化建設中發揮作用

企業檔案工作是促進企業文化建設的一項重要事業，只有做好這一工作，才能為企業留下一份文化遺產，企業文化建設和發展才能源遠流長。在當前市場經濟條件下，如何挖掘檔案的內涵，充分發揮檔案在企業文化建設中的作用，使企業能夠更好地宣傳自己，打造自己的品牌，以良好的形象走向市場，這是值得企業領導和檔案管理工作者深入思考的問題。筆者認為，可從強化企業檔案的文化屬性，完善企業檔案工作制度，積極參與企業文化宣傳等方面入手，實現企業檔案的文化價值。

1.強化企業檔案機構的文化屬性

企業檔案機構是企業文化建設的根據地，同時也是企業員工自覺接受企業文化學習和教育的根據地，承擔著為企業、社會積累和保存歷史文化財富，維護歷史真實面貌，延續企業文化的任務。強化企業檔案機構文化屬性，要求轉變傳統的“庫房管理”的思想意識，成為兼具檔案收集、整理、保管、提供利用與為企業提供市場競爭中所需要的信息的企業檔案管理機構，通過從本質上發揮企業檔案部門的文化屬性，成為企業文化建設的重要組成部分。

2.完善企業檔案工作制度

在企業發展進程中，只有建立一套完善、健全的企業檔案工作制度，才能使企業檔案管理各項內容有章可循，有據可查。企業應當把檔案工作制度納入企業管理的各項制度中，與企業文化建設有效地結合起來，確保企業檔案資源齊全完整、有效利用和權屬專有。

加強企業檔案工作制度建設，作為加強企業管理制度的重要體現之一，在一定程度上也體現了對企業文化建設的重要意義。加強對企業檔案工作的制度建設，是以制度促文化，以文化促管理，積極推動企業文化建設和經營管理的順利發展。

3.利用檔案文化資源的優勢，積極參與企業文化的宣傳

企業檔案工作應當主動參與企業文化建設的全過程，掌握和了解企業文化建設的進展，并找準檔案管理和企業文化的契合點，搞好檔案用戶教育，面向企業內外積極進行企業文化的宣傳。

總之，現代企業文化的塑造和弘揚都離不開企業檔案。企業檔案是企業的寶貴財富，它不僅僅是企業技術儲備的一種形式，而且也是企業文化儲備的一種形式。企業檔案是企業基礎管理不可缺少的子系統，只有進一步強化和發展企業檔案工作，才能適應企業管理現代化和企業文化建設不斷提出的新要求。

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[責任編輯 王曉燕]

收稿日期：2012-11-06

作者簡介：張靜（1966-），女，河北撫寧人，資料檔案館員，中級館員，從事檔案管理研究。