電子化背景下檔案管理的創新思維與發展

摘 要：檔案的管理在社會發展的各個領域中均有著非常重要的作用。在科學技術迅猛發展的今天，檔案的管理也要與時俱進，在管理意識上與管理方式上不斷創新，才能獲得更佳的管理效果。文章主要論述了電子化背景下檔案管理的現狀與創新途徑，以期能夠為相關的實踐提供些許理論參考。

關鍵詞：電子化時代；檔案管理；現狀；創新發展

電子化時代背景下，檔案管理工作也要逐漸實現現代化的管理模式，借助電子信息技術，搜集與整理檔案信息并進行分類的整理，利用專門的管理工具，建立和完善電子化檔案信息資源庫，進一步提高檔案管理工作的效率。

1 電子化背景下檔案管理創新的重要意義

在電子化背景下進行檔案的創新管理具有重要的意義，主要體現在以下幾個方面：

一方面傳統的檔案信息管理大部分都使用單純的紙質文件進行歸檔處理，總體的工作量比較大，內容包括對檔案目錄分類管理、裝訂案卷、抄寫文件目錄等，因而工作時間也相對較長，同時還由于組卷和擬寫案卷標題等的人為因素，容易給立卷質量帶來偏差。所以檔案實現電子化管理非常必要，不僅可以降低檔案管理人員的勞動強度，大大縮短了工作時間，還可以直接利用計算機完成檔案信息加工、著錄項目，組成檔案機讀目錄數據庫，完成自動編制案卷目錄、分類目錄等繁瑣工作，工作效率得到了顯著提高。

另一方面檔案實現電子化管理還有助于提高檔案檢索的工作效率，增強檔案的實際利用率。檔案信息實現全面的數字化管理后，便可以通過簡單的輸入編輯工作隨時調取自己所需要的數據信息，速度快，使用起來非常便捷。通常情況下檔案的管理業務主要包括檔案的統計、鑒定、借閱、催還及參考資料編研工作的，在這一過程中，相關管理人員要對檔案的基本情況、檔案借閱歸還情況做定期或者不定期的記錄與管理，以便發現超期檔案進行督促歸還的處理。檔案管理實現電子化管理還能擴大檔案資源共享的空間和領域，這是因為檔案管理的電子化不但具有能夠提供資料的隨時存取和快捷服務的能力，還能進行不同單位和地區的信息互通，與國內外網絡都可以相連。這就使得不同地區的不同用戶可以享受到各種文獻數據庫的信息、檢索服務和咨詢服務，最大限度地實現了檔案資源的共享，也有利于促進學術和信息的交流與互動，提高檔案信息平臺的利用率。

2 電子化背景下檔案創新管理的有效途徑

檔案信息全面實現電子化管理是一項長期的工作，不是一蹴而就的，從內在的意識方面和外在的方式上都要進行思維的創新，以實現檔案管理工作的高效發展。

首先要增強電子化管理的意識，采用現代化的管理手段。檔案電子化管理工作是建立在一定的現代化設備和管理技術的基礎之上，這是實現電子化的硬件設施，也是不斷提高檔案管理技術的關鍵所在。現階段，通常根據檔案管理部門的管理設備與管理技術手段來判斷其管理工作是否達到了現代化管理的標準，因為一個設備陳舊與技術落后的檔案管理部門是不能夠肩負起實現檔案的現代化管理的歷史使命的。管理理念再先進若沒有技術做支撐，一切也就等于“空中樓閣”。所以相關的檔案信息管理部門必將用電子化的信息設備和技術代替過去傳統的管理手段，以便為檔案信息實現電子化的管理提供足夠的技術支撐。

其次要建立相關的管理標準。對檔案管理的相關制度進行標準化和統一化的制定，可以使檔案管理工作有章可循。檔案的電子化管理的首要條件就是要實現檔案工作的標準化，否則現代化管理就會出現混亂無章的局面。檔案管理制度的標準化也有助于在實踐中建立最佳檔案的管理秩序，實現經濟效益和社會效益的完美統一，管理制度的標準化在一定程度上也能促進檔案管理理論的進一步研究和探索。標準的制定需要建立在相關學科知識的基礎之上，對管理標準要有充分的認識才能不斷充實和發展檔案管理學，同時在積極借鑒別的地區或國家的先進的管理制度和標準的時候，也要結合本地區的實際情況創造出適宜該區的檔案管理標準。

再次要提高管理人員的素質。管理工作的最后實踐者就是管理人員，管理人員的素質在很大程度上決定著管理工作效益的實現程度。檔案的電子化管理對科技水平的要求比較高，相應地要求管理人員也要具備較高的業務素質。況且檔案部門要配備既懂檔案業務又掌握檔案電子化管理知識的復合型人才不僅是檔案管理事業發展的需要，也是時代大勢所趨。培養檔案管理人員的綜合素質的工作就顯得非常必要。檔案管理工作者不僅要提高政治素質，還要及時掌握檔案現代化建設需要的新科技知識，并增強現代化管理的責任感。目前檔案管理的種類和載體越來越多樣化，檔案管理人員相應地就可以從業務知識、科學技術知識、管理操作能力等各方面來提高自身素質。

最后要不斷拓寬資源共享渠道。電子化管理的最主要特征就是信息網絡化的管理。檔案的現代化管理中，可以依據安全、科學、適用等原則逐漸完善內部局域網的建設，積極穩妥地建立與國際互聯網相連接的檔案信息網站，通過四通八達、方便快捷的檔案信息網絡，不斷拓展檔案信息資源共享的空間，加強檔案部門之間、檔案部門與社會之間的聯系，使檔案網站能夠為人民大眾提供更多更有效的服務項目，以實現檔案信息利用功能的最大效益。在這一信息共享的過程中，還要處理好信息安全的問題。相關管理人員一定要有高度的保密意識，正確處理開發檔案信息資源與保守國家檔案機密的關系，對檔案信息的密級程度和開放范圍要認真細致地審查與管理，及時發現問題迅速解決問題，將損失降到最小限度。

3 結束語

綜上所述，在電子化背景下進行檔案信息的管理不僅是檔案管理行業的發展需求，同時也是時代不可逆轉的潮流。在管理意識上要進行革新，運用現代化的管理方式，利用計算機信息技術建立完善的電子化管理體系，以促進檔案管理的可持續發展。

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