淺議人防部門檔案管理的現狀問題與解決措施

摘 要：人防工程檔案是人防檔案的重要組成部分，是做好人防工作的重要基礎和依據。本文結合多年的實際，對人防部門檔案管理中問題及解決措施進行了詳細的探討。

關鍵詞：人防部門；檔案管理；問題；措施

1 人防檔案管理現狀

從人防部門的檔案管理情況來看，各級人防部門基本上實現立卷歸檔操作規范化，及時收集、整理各種人防工作資料，檔案載體齊全，能按照《檔案法》的要求，系統、完整、準確地進行檔案管理。但仍存在如下問題：

1.1 人防檔案管理意識的欠缺。在人防辦內部沒有專職人員進行工程檔案的管理，即時單位經費充足，信息化水平有較大發展，但是忽略人的因素而實時計算機管理仍然存在著諸多的弊端。

1.2 負責領導對檔案管理缺乏有效的認識與重視。主要表現為一些責任領導干部對我國《檔案法》內容要求知之甚少，在實際的管理過程中普遍存在重業務、輕管理的思想，從而導致檔案管理相關設施設備的陳舊落后，管理人員專業性不強的問題，降低了檔案管理工作開展的有效性。

1.3 保密意識過于濃厚。對于劃分了保密的等級的相關檔案材料，往往被納為重中之重的保護材料，基本上處于“束之高閣，無人問津“的狀態。

2導致人防檔案管理工作滯后的因素

2.1 組織管理機構不健全，制約了人防檔案管理工作的有效開展。在機構改革過程中，人防辦一方面被納入降格為政府辦的內部結構，另一方面大量的工作人員被分流處理，導致人員緊張，嚴重制約了人防檔案管理工作的開展。

2.2 受到辦公條件簡陋狹小的限制，檔案管理工作很難實現專人專室專管的工作局面。即使在部門地區的人防辦內配置了兼職的工作人員，但由于他們大多不具有專業知識和技能，從而導致了檔案管理工作難以真正落實到實處。

2.3 大部分人防職能部門的工作主動性和積極性不高。在人防職能部門當中等靠思想嚴重泛濫，工作人員缺乏對檔案信息檢索進行必要的著錄準備工作，缺少對戰備時期、80年代軍地管理、組織體制改革等大事記進行收集歸檔處理，造成檔案體系的不完善。

3 針對現狀中的問題可采取的應對措施

隨著改革步伐腳步的不斷加快，人防檔案的管理工作也應隨著時代的發展而不斷進行深化改造，以便于更好的為現代化社會的發展提供服務。

3.1 重視領導作用在人防檔案管理工作中的作用。負責領導的重視程度和檔案管理意識的高低，直接影響著檔案管理工作的好壞，因此要加強領導對檔案管理的重視力度。1.將人防檔案的管理工作提升為領導議事的日程上來，列入為發展規劃和崗位職責中的重點內容，建立健全人防檔案管理工作制度和責任機制。2.加強對《檔案法》的普及宣傳和貫徹落實力度，形成管理主體懂法、知法、守法、執法的全面性和有效性。

3.2 提高人防檔案管理人員的職業素質和業務技能。針對現代人防檔案管理工作的實際特點，對管理人員進行崗位技能和思想政治培訓，提高管理隊伍的專業性，通過公開選拔培養一些年齡結構較低、專業技能較強、思想素質較高的人員充斥到檔案管理工作當中，以提高現階段我國人防檔案管理工作的專業水平和效率。

3.3 加大對現代信息技術的利用程度。隨著信息時代的到來和計算機應用的普及，檔案管理工作也要緊隨時代的發展，加大財力物力和人力的投入，逐步普及信息技術在人防檔案管理中的應用，實現現代化微機管理機制，從而提高檔案管理的服務性和準確性。

3.4 變革城建部門管理人防檔案的工作歷史。在最新出臺的人防檔案管理暫行規定中明確提出：人防的歸檔范圍為人防工程的現狀、規劃、建設、管理、利用以及人民防空工程項目審批、勘察、設計、施工等方面的文件材料。因此，人防檔案的管理工作應脫離城建部門的管理，通過運用科學合理的管理手段和思想體制，逐步夯實人防檔案管理工作開展的基礎。

3.5 逐級逐層的對管理工作進行強化提高。人防部門和各使用單位是目前人防檔案管理工作的主要對象，因此應有針對性的進行工作的開展。

首先，穩步提升人防檔案管理工作的核心地位。人防部門在整個人防檔案的管理工作中起到決定性的作用，因此應首要抓好該項工作。加強對檔案材料的收集、整理和歸檔工作，在嚴格按照我國《檔案法》和《人民防空檔案管理暫行規定》中的相關規定進行的同時，充分結合本地區、本單位的實際情況有針對性的對工作機制進行調整和靈活運用，明確檔案的歸檔范圍和驗收審核標準，將建檔工作與驗收工作納入為同等重要的地位，實現同時開展同時掌控的模式。此外，作為人防檔案的管理部門為更加全面及時的對檔案材料進行收集整理，應主動的與相關部門進行密切配合，對工作的全過程進行實時監控和管理，強化責任意識，降低人為的失誤，提高檔案材料收集全面性、完整性和準確性，對各項材料和數據進行認真核對，做到心中有數。在對人防檔案進行保管工作時，應建立起各自的分檔案室，對各種文件材料進行分門別類的專項存放。

其次，加強各使用單位的工程檔案工作。a.各人防工程使用單位應嚴格按照人防部門的要求和國家相關標準的明文規定進行檔案工作的規范操作，努力提高其自身的業務技能。b.按照全宗理論和人防部門的實際要求，從工作大局出發，對各使用單位進行全宗的劃分以及人防工程檔案的接受范圍與使用期限進行確定。c.對于發生工程改造、維修等事項時，人防工程的使用單位應在使用過程中及時的對相關問題進行上報處理，待人防工程主管部門對相關事項進行審核后確定后，方可實施。待施工單位完成相關工程改造和維修后，應將變動的有關文件材料收集上報主管部門歸檔保存。

3.6 注重對保證措施的提高和穩固。一是人防檔案所涉及的領域和部門內的領導責任人應切實加強對檔案管理工作的領導，將檔案管理工作成效列入為年終總結和考核的重要參照標準。每個單位都應有一名領導分管檔案工作。二是加強指導監督。人防部門檔案管理人員，每年至少要深入人防工程使用單位進行一次面對面的指導工作，使出現問題能及時得到解決。檔案主管部門還要主動與人防部門協調，從專業角度共同加強指導。人防工程檔案管理工作更加規范化、科學化、標準化。三是加強法制管理。建章建制，每個人防工程使用單位，都應按《檔案法》和《人民防空檔案管理暫行規定》的要求，結合自身實際，制定管理辦法和實施細則。要落實責任制，人防部門和人防工程使用部門都應實行檔案工作崗位責任制，把檔案工作落到人頭上。要完善設施。檔案管理需要的必要的物質條件，要以保證檔案安全為前提，保證起碼的辦公用房和裝具。四是考慮到人防部門的特殊性，還應注意保密，劃分好保密等級。這就需要檔案管理人員不斷提高保密意識，熟悉保密知識，正確把握好保密尺度。必須遵守檔案管理規定，妥善保管，嚴格履行借閱制度，執行審批手續。做到既保護好又利用好。

總之，人民防空檔案管理是人民防空工作的重要組成部分。記錄和反映人防的各項法規、城市防空建設、防空襲預案的形成、組織指揮演練、人防工程現狀以及防空警報的網絡組織等，需要人防檔案管理人員及時、完整、準確地收集，它不僅是歷史的見證，而且是現實的反映，更重要的是人防領導正確決策的依據，要以此夯實人防檔案的管理基礎。

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