淺談人防工程中做好檔案工作的重要措施

摘 要：人防工程檔案是人防規(guī)劃、建設(shè)、管理，戰(zhàn)時(shí)布置防空襲、組織人員掩蔽、物資儲(chǔ)存的重要依據(jù)，為人防事業(yè)發(fā)展儲(chǔ)備了大量的信息資源。隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展以及人防事業(yè)的改革創(chuàng)新，人防工作職能不斷得到拓展。人防工程特別是結(jié)合民用建筑建設(shè)的防空地下室也日益增多。為適應(yīng)新的形勢(shì)，進(jìn)一步提高城市總體防護(hù)能力，在搞好人防工程建設(shè)的同時(shí)，必須擁有全面準(zhǔn)確的人防工程檔案信息資源，促進(jìn)人防工程建設(shè)。

關(guān)鍵詞：人防工程；檔案管理；措施

1 對(duì)人防工程檔案管理理念的更新

在我國經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展速度逐步提高，發(fā)展范圍不斷拓展，其中以人防工程的建設(shè)發(fā)展尤為明顯。近年來，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的調(diào)整下，人防建設(shè)工程已逐步由過去的單一式的國家統(tǒng)一投資轉(zhuǎn)變?yōu)閲摇⒓w、外資、民營、合資等多種經(jīng)濟(jì)投資發(fā)展渠道的模式；在工程建設(shè)的管理上也逐步打破了傳統(tǒng)體制下投資者即為管理者和受益者的原則，轉(zhuǎn)變?yōu)槟壳暗娜朔啦抗芾韲彝顿Y建設(shè)的工程部分，其余均有各個(gè)投資者進(jìn)行自行管理。隨著人防工程施工建設(shè)的不斷加大，檔案管理工作的任務(wù)也隨之逐步加重，原先所采用的“集中突破”的做法已不適應(yīng)用于現(xiàn)代人防工程的建設(shè)發(fā)展需求，各種矛盾逐步顯現(xiàn)，例如：一項(xiàng)一項(xiàng)的對(duì)建設(shè)進(jìn)行掌控難免會(huì)顧此失彼；不利于工程建設(shè)與管理工作全面有效的展開，權(quán)力分散容易產(chǎn)生各自為政的局面，過去強(qiáng)調(diào)自身的特點(diǎn)和特殊性，忽視對(duì)整體性、全局觀念的重視。因此，為更好的進(jìn)行人防工程的檔案管理工作，首先應(yīng)當(dāng)采取必要的措施改進(jìn)上述模式中的弊端，將檔案管理工作納入到統(tǒng)一的規(guī)劃管理中去，將檔案材料的收集、整理、保護(hù)、簽訂、檢索、記錄、編號(hào)、入冊(cè)、歸檔等工作行成為一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作鏈條，分門別類，有序儲(chǔ)存，強(qiáng)化管理工作的組織性、科學(xué)性和標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)施制度化的管理。

2 建立健全切實(shí)可行的人防工程檔案管理機(jī)制

首先，嚴(yán)格按照國家相關(guān)法律法規(guī)和檔案行政管理、人民防空部門的檔案管理規(guī)定和要求對(duì)人防工程建設(shè)材料進(jìn)行及時(shí)收集，建立成冊(cè)歸檔，待工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收之后，將項(xiàng)目工程檔案及時(shí)向各級(jí)人民防空主管部門進(jìn)行移交。

第一，強(qiáng)化人防工程檔案收集整理的完整性。人防工程施工建設(shè)前期的準(zhǔn)備階段與開工建設(shè)階段中的相關(guān)材料在工程檔案建立中占有十分重要的作用，因此需加強(qiáng)重視。為保證工程檔案的完整性，應(yīng)將自項(xiàng)目建設(shè)審批至竣工驗(yàn)收階段過程中各項(xiàng)材料統(tǒng)一收集管理，首尾相接，避免缺失。

第二，強(qiáng)化經(jīng)濟(jì)手段在人防檔案管理中的作用性。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展運(yùn)作下，在各項(xiàng)工作的開展前，雙方經(jīng)過協(xié)商都有其一明確的標(biāo)準(zhǔn)和要求即合同，合同是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下的產(chǎn)物，對(duì)工作的順利開展具有十分重要作用。通過在合同中明確預(yù)留一定的資金來達(dá)到強(qiáng)化對(duì)檔案工作重視的目的，實(shí)現(xiàn)檔案的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性。

第三，重視對(duì)工程項(xiàng)目質(zhì)量保證資料的控制工作。在人防工程的檔案管理工作中，工程項(xiàng)目的質(zhì)量保證資料既是施工單位質(zhì)量情況和檔案情況的反應(yīng)，也是保證工程完工保證戰(zhàn)時(shí)正常交付使用的重要依據(jù)，此外其還承擔(dān)者為工程質(zhì)量修補(bǔ)和數(shù)據(jù)參數(shù)的考察提供查詢服務(wù)的重要手段。因此，為保證工程的質(zhì)量安全，應(yīng)對(duì)工程質(zhì)量資料進(jìn)行完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性的收集與審查，特別是對(duì)于隱蔽工程和關(guān)鍵部位的施工資料與驗(yàn)收記錄的收集保存。

第四，提高對(duì)工程建設(shè)核心階段的檔案管理工作的重視力度。人防工程的施工建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而復(fù)雜的工作，自工程項(xiàng)目的可行性報(bào)告分析研究開始，到最后的竣工驗(yàn)收階段，檔案材料呈現(xiàn)出周期長(zhǎng)、種類多、科技含量高、數(shù)量大的特點(diǎn)，在一定程度上增加了人防工程檔案收集與管理工作的難度性，在這種情況下就要求工程檔案的管理工作實(shí)行嚴(yán)格的程序化管理和監(jiān)督，在竣工驗(yàn)收前建設(shè)單位的負(fù)責(zé)人應(yīng)會(huì)同技術(shù)人員和檔案管理人員，采用圖文對(duì)照等方法，對(duì)竣工圖的編制與整理進(jìn)行全面徹查、審核，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，以確保工程檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。

其次，實(shí)現(xiàn)對(duì)人防工程檔案信息利用的四個(gè)轉(zhuǎn)變。

第一，思維有分散式向整體性轉(zhuǎn)變。受其工程自身的特殊性影響，在新的時(shí)代背景下，工程項(xiàng)目的檔案管理在強(qiáng)調(diào)平戰(zhàn)結(jié)合的基礎(chǔ)上，注重各體系之間的整體效能。

第二，開拓工程檔案的領(lǐng)域范圍和收集渠道，打破單一模式轉(zhuǎn)向科技檔案等方面的延伸。

第三，轉(zhuǎn)變處理方式，最大程度的挖掘檔案資源所存在的潛能，逐步向服務(wù)增值方向發(fā)展，以獲取最大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

第四，實(shí)現(xiàn)檔案信息利用的可持續(xù)發(fā)展原則，既要滿足眼下需要，又要兼顧長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

3 提高人防工程檔案的保密機(jī)制

3.1 處理好人防工程檔案的保密與利用之間的關(guān)系

由于受到人民防空工程其所具有的特殊性影響，在傳統(tǒng)的意識(shí)形態(tài)中往往存在著對(duì)工程檔案重保密、輕使用的觀念，從而喪失了工程檔案的利用價(jià)值。主要表現(xiàn)在以下幾方面：人防辦機(jī)關(guān)內(nèi)部人員在進(jìn)行檔案信息的檢索過程中，存在著“數(shù)據(jù)保密，不對(duì)外提供”的濃厚意識(shí)，即使在編演相關(guān)的材料中時(shí)也會(huì)顧慮檔案卷宗中信息的秘密等級(jí)而不進(jìn)行引用，長(zhǎng)久以往使得人防工程檔案被束之高閣，成為一處可望而不可即的地帶，導(dǎo)致其資源的浪費(fèi)；人防辦領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息情況了解不及時(shí)，不全面，失去了檔案信息利用的有效性，檔案管理人員的管理價(jià)值也無形中被抹殺。因此，應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，正確對(duì)待人防工程檔案的保管期限與保密期限之間的關(guān)系，在嚴(yán)守保密制度的基礎(chǔ)之上，充分挖掘和利用工程檔案信息的利用價(jià)值，從而更好的完善工作職能。保密并不應(yīng)使用保密的真正意義和檔案的價(jià)值，在時(shí)間、范圍和地點(diǎn)允許的范圍內(nèi)進(jìn)行有效的利用，兼顧保密與利用二者之間的關(guān)系。

3.2在保密和利用的同時(shí)，還應(yīng)進(jìn)一步完善檔案的解密工作

依據(jù)我國《保密法》的規(guī)定。保密等級(jí)被劃分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)，保密程度逐級(jí)遞減。檔案保密等級(jí)的確定，，就是為了讓人防工程檔案管理工作人員根據(jù)不同的密級(jí)采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。另一方面，要做好人防工程檔案開放前的基礎(chǔ)工作。提高開放人防工程檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量。利用原有基礎(chǔ)，進(jìn)行系統(tǒng)整理，達(dá)到分類科學(xué)、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求；建立健全檔號(hào)。要適應(yīng)開放后檢索與管理的要求；編制檢索工具。一是基礎(chǔ)性檢索工具，如《開放檔案目錄》；二是骨干性檢索工具，如《開放檔案卡片目錄》；三是文字?jǐn)⑹鲂詸z索工具，如《開放檔案全宗介紹》、《全宗卷》等，使開放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主，以基礎(chǔ)性檢索工具為輔，以敘述性檢索工具為必要補(bǔ)充的檢索工具體系，實(shí)現(xiàn)檢索途徑的多元化。

4 結(jié)束語

總之，人防工程檔案管理工作千頭萬緒，人防工程檔案保密工作又事關(guān)國家核心利益和國防安全，必須以認(rèn)真的態(tài)度，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，科學(xué)的管理機(jī)制認(rèn)真做好人防工程檔案管理工作，確保人防工程檔案管理在國家法律法規(guī)的框架內(nèi)，充分發(fā)揮人防工程檔案應(yīng)有的作用，為人防工程建設(shè)事業(yè)的發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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