高職院校學生檔案管理創新工作探略

摘要：新時期下，高職學校學生檔案管理工作還存在許多不足，不能滿足社會快速發展的需要，從合理利用檔案資源、加強信息化建設、提高檔案資源的質量、提高管理人員的能力以及完善相應的制度體系等方面來加強檔案管理建設。

關鍵詞：學生檔案管理；創新；探略

[中圖分類號]：G271 [文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139(2013)-2--01

一、總括

檔案管理是管理中的一項重要內容，檔案管理不僅僅體現在一個良好的制度方面，更是要求在復雜的形勢下，尤其在經濟、社會快速變化的情況下，需要我們把握好檔案管理工作的時代性特點，不斷的發現檔案管理工作中的不足與失誤，并緊跟社會發展的步伐，不斷創新。提高學生檔案管理工作水平，為高職院校的長遠發展提供更優質的服務。隨著高校擴招政策的推行，辦學規模逐年擴大，在校學生人數不斷增加，給高職院校的學生檔案管理工作帶來很多問題和挑戰，在新形勢新要求下，傳統的手工管理模式已經體現出諸多弊端，這需要我們應用現代化的信息技術手段進行學生檔案的數字化管理。

二、高職院校學生檔案管理存在的問題

（一）學生檔案管理體制不完善

高職院校通常上只設立檔案室，沒有按有關政策成立檔案館。檔案工作的層次很難隨學校的發展而提高，由于人員配置問題，檔案管理人員基本限制在對檔案收集、整理、歸檔、利用等工作中；學生檔案數量多、收集分散，學生檔案管理人員多認為將學籍材料歸檔移交便完成任務，因此高職院校學生檔案管理經常處于被忽視的狀態。由于高職院校逐年擴招，學生人數不斷增加，大量的檔案材料如果不規范入檔，必然導致學生檔案不完整，無法全面反映學生在校表現。

(二)學生檔案管理程序漏洞多

由于學生檔案的形成涉及面廣，內容多數量大，部門之間協調困難，高職院校在學生檔案管理模式上多采用分散管理，學校學生部門有學生檔案室，但經常由于檔案管理人員專業知識欠缺，而導致學生檔案歸檔不規范，學生學籍歸檔移交過程中會出現班級混亂，丟檔等現象，影像材料的收集和歸檔質量，容易出現檔案收集不齊全，檔案移交不及時，隨意歸檔。雖然加大了在人力物力上的投資，但在不同程度上出現統一性欠缺，效率低下等問題。

（三）學生檔案管理信息化存在不足

現代化管理是以管理的集合為特征的，任何一項管理制度幾乎都以獨自發揮效應。而檔案管理信息化建設的落后導致了檔案管理整體效率的降低，大部分檔案管理單位到現在還是有手工錄入、手工查檔、手工登記，這導致檔案管理工作量的增加，也降低了檔案管理的整體效率。檔案管理被認為是一項不能創造效益的工作，這種偏見導致檔案管理工作沒有足夠的經費來支撐，檔案管理工作人員也較少經過培訓，很少有工作人員能了解和利用信息管理，更加導致了檔案信息化程度的低下。要實現學生檔案管理信息化，一般需要學校根據自身情況自行開發或者購買使用管理平臺，學生人數多，流動性大，因此學生檔案信息化工作量巨大，學生各項檔案很難融合成完整電子版學生檔案。而檔案信息管理人才欠缺，因此學生檔案無法實現全面信息化，即便有些院校的學生學籍檔案信息化，但日常學習思想表現、社會實踐以及活動等仍無法全面信息化。信息化檔案仍不能很好地應用于高職院校學生檔案管理的過程中，大多數院校的學生畢業前仍要用紙質打印放入檔案移交用人單位，信息化真正意義無法落到實際應用當中。

三、改進高職院校學生檔案管理工作的方法

針對高職院校學生檔案管理中存在的種種問題，以及高職院校管理要適應信息化時代的需要，當前高職院校檔案管理工作應更新觀念，科學管理，充分利用現代信息技術手段，做好以下幾方面工作。

（一）改善相應的檔案管理制度體系

制度是運行的保障，要做好高職院校學生檔案工作，首先要強化檔案管理意識，提高檔案管理工作的地位，應建立高職院校檔案管理小組，各部門設立相應的兼職檔案員，使全校檔案管理形成網絡，形成領導負責、組織落實、分工明確、責任到人的檔案管理體系，把檔案管理工作落到實處。應把檔案現代化管理工作納入學校工作計劃和議事日程中，重視學生檔案管理，為學校檔案部門提供良好的工作條件。

（二）加強學生檔案檔案信息化建設

改變收集、整理、進庫、取卷等繁瑣低效的學生檔案管理模式，將豐富的檔案信息予以數字化，及時有效地將學生各項信息轉變為高效的網絡化服務，高職院校檔案管理工作對管理科技化、信息化的水平越來越高。從現有發達國家檔案管理的情況看，他們普遍的建立起了完善的檔案數據庫，借助科技信息優勢，形成了強大的高職院校檔案信息檢索能力。

（三）加快高職院校檔案管理工作信息化進程

高職院校要多方面籌措資金，加強高職院校的檔案相關硬件和數據庫建設，加速學生檔案的數字化、網絡化和檢索自動化建設。高職院校應根據本校檔案工作性質和特點，抓住當前高職教育大發展的有利時機，有重點、有步驟地進行檔案信息化建設。當前，許多高職院校都建設了方便快捷的校園0A網絡系統，既可以利用網絡快速、及時、準確地收集和整理學校各部門之間的文件、檔案等信息，甚至還可以實現檔案資料查詢和檢索自動化。這樣的系統更有利于提高學生檔案的管理。

高職院校學生檔案管理是一項長久而細致的工作，學生檔案管理工作應結合實際管理經驗和技術，更新理念，優化管理模式，不斷提高學生檔案管理水平，更好地服務于教育事業。

參考文獻：

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