信息化在檔案管理中的應(yīng)用

摘 要： 隨著業(yè)務(wù)的快速發(fā)展，紙制檔案越來越多，其占用庫房多，管理困難，并且不利于檔案的利用，因此檔案信息化建設(shè)迫在眉睫。本文主要對船級社檔案信息化建設(shè)提出一些建議，希望能對相關(guān)單位的檔案管理和信息化建設(shè)有所幫助。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；信息化；建設(shè)

中圖分類號：X921 文獻標識碼：A

1 前言

檔案是一個單位在各項工作中，形成的具有保留價值的各種形式和載體的歷史記錄，是領(lǐng)導決策的依據(jù)之一，也是經(jīng)驗總結(jié)、分析創(chuàng)新和科學研究的可靠基礎(chǔ)資料。對從事技術(shù)研究的單位而言，檔案管理工作尤為重要。中國船級社（簡稱：CCS）是國家的船舶技術(shù)檢驗機構(gòu)，中國唯一從事船舶入級檢驗業(yè)務(wù)的專業(yè)機構(gòu)，是中國船舶檢驗的主力軍，在國內(nèi)外設(shè)有逾60家檢驗網(wǎng)點，形成了覆蓋全球的服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。隨著CCS船舶檢驗業(yè)務(wù)的蓬勃發(fā)展，檔案作為船檢業(yè)務(wù)信息、歷史記錄的重要載體，其數(shù)量也日益龐大。如何緊跟CCS業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，對總部和各分支機構(gòu)的檔案進行有效管理和利用，大力推進CCS的檔案信息化建設(shè)的重要性和緊迫性也逐步凸顯出來。本文對檔案信息化建設(shè)提出一些建議，僅供參考。

2 CCS檔案信息化建設(shè)主要內(nèi)容

根據(jù)CCS組織結(jié)構(gòu)及船舶檢驗業(yè)務(wù)的特點，當前CCS檔案信息化建設(shè)需要從四個方面入手去做工作。

1）加強檔案管理平臺建設(shè)，推進服務(wù)機制創(chuàng)新，促進檔案信息資源的公開、共享和再利用，全面提升檔案信息資源開發(fā)利用水平和能力；

2）推動數(shù)字檔案資源的建設(shè)，全面整合不同種類的檔案資源；

3）推進檔案信息化標準規(guī)范建設(shè)，避免形成信息孤島現(xiàn)象；

4）以檔案信息化人才隊伍為依托，加快優(yōu)化檔案信息資源開發(fā)利用工作的保障環(huán)境，建立長效發(fā)展的機制。

其中，檔案管理系統(tǒng)建設(shè)是條件，標準、系統(tǒng)規(guī)范建設(shè)是手段，信息資源是核心，保障體系建設(shè)是保障，信息利用是目的，各項建設(shè)內(nèi)容相輔相成，不可或缺。CCS檔案信息化建設(shè)關(guān)聯(lián)圖，見圖1。

3 推進檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

檔案管理系統(tǒng)建設(shè)是以檔案行業(yè)標準和CCS船舶檢驗業(yè)務(wù)的特點為開發(fā)依據(jù)，實現(xiàn)對船檢業(yè)務(wù)檔案信息的可視化管理，具有一定的靈活性和可擴充性；要有合理的編目功能，有較高的數(shù)據(jù)管理和檢索性能；具有安全保密功能，以滿足檔案信息的安全性和可靠性；同時，還要注重數(shù)據(jù)的相對獨立性和可遷移性；

4 推進檔案信息化標準規(guī)范建設(shè)

由于缺乏統(tǒng)一標準和規(guī)范，制約了信息交流的程度和范圍，直接影響了檔案信息化建設(shè)的步伐。所以相關(guān)標準體系的建設(shè)尤其重要，迫切性尤為突出。

檔案信息化的標準體系，應(yīng)當包括覆蓋文件和檔案管理的完整流程，通過加強頂層設(shè)計，對業(yè)務(wù)流程、生命周期、信息技術(shù)和資源描述等多重視角把握檔案信息化建設(shè)標準，做到框架合理、體系完整，能夠覆蓋電子文件和檔案管理的全過程。

5 推進數(shù)字檔案資源建設(shè)

數(shù)字檔案是現(xiàn)代信息技術(shù)有機結(jié)合的產(chǎn)物，是新型文件和檔案管理信息化的必然結(jié)果。與傳統(tǒng)檔案館相比，數(shù)字檔案館具有信息多媒體化、管理計算機化、信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化和存貯多載體化等一系列特點。數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用完善并發(fā)展了檔案的職能，妥善解決了各種檔案原件保護與利用的矛盾，使珍貴的檔案原件能夠保存得更加長久；數(shù)字檔案檢索系統(tǒng)方便、快捷，不僅極大地滿足了利用要求，而且利用者可以不受時間、地點的局限，隨時隨地實現(xiàn)檔案的異地查找。利用網(wǎng)絡(luò)的交互方式，數(shù)字檔案能夠向利用者提供更加專業(yè)、更具特色的檔案咨詢服務(wù)，改變了檔案信息“孤島”的形象，改善了檔案服務(wù)的落后面貌。數(shù)字檔案為檔案工作創(chuàng)造了前所未有的有利條件，將從根本上提高檔案服務(wù)質(zhì)量，大大強化檔案的信息需求。

數(shù)字檔案資源建設(shè)是CCS檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，有序推進傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化進程，充分利用信息化手段，對檔案資源進行數(shù)字化加工和數(shù)據(jù)資源整合，推進電子文件中心和數(shù)字檔案建設(shè)。

6 檔案信息化保障體系建設(shè)

檔案信息化保障體系建設(shè)主要包括以下三個方面內(nèi)容：

1）檔案信息化建設(shè)規(guī)劃

規(guī)劃不僅需要滿足當前應(yīng)用需求，更要具有針對未來發(fā)展的前瞻性部署思維。

2）檔案信息化人才隊伍建設(shè)

人才是檔案信息建設(shè)的關(guān)鍵，檔案信息化建設(shè)要 樹立大人才觀，針對在具體管理中對人才的評價標準，立足于“人人皆才”、“人人皆可才”的觀念，在具體的人才建設(shè)中樹立整體觀念和動態(tài)觀念，這樣人才資源 才不至于成為無源之水，人才管理才可能取得人盡其才、才盡其用的效果。其次是通過各種渠道，加快加強檔案信息人才的培養(yǎng)工作。

3）檔案信息化建設(shè)的服務(wù)體系

規(guī)范CCS業(yè)務(wù)相關(guān)的電子文件歸檔、管理、接收工作，完善和健全電子檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度。重視風險管理，注重檔案信息安全保障，包括檔案信息系統(tǒng)安全和檔案信息內(nèi)容安全。

7 小結(jié)

從上述分析不難看出，CCS檔案信息化建設(shè)任重而道遠，上述內(nèi)容的信息化建設(shè)是檔案管理和利用的重點工程，必須有序推進，只有這樣，才能和CCS船檢事業(yè)進步的需求保持同步發(fā)展。