人事檔案管理在學校人力資源管理中的作用初探

摘 要：人事檔案管理是學校人力資源管理的重要組成部分，只有做好人事檔案管理，發揮人事檔案的作用，才能確保學校人力資源管理的有效進行。本文結合實際的工作經驗，分析了人事檔案管理在學校人力資源管理中的作用，探討了當前人事檔案管理存在的不足，最后提出了改進人事檔案管理的措施。

關鍵詞：人事檔案管理 學校 人力資源管理

中圖分類號：G64 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）01（a）-0232-01

人事檔案是記錄和反應個人的學習和工作情況以及德才表現得情況，學校的人事檔案由學校人力資源管理部門進行收集、整理和保管，以備查閱。在現代化的人力資源管理中，人事檔案是人力資源管理活動的信息基礎，同時是人力資源管理的重要組成部分。

1 人事檔案管理在學校人力資源管理中的作用

1.1 信息的保存和提供

人事檔案的首要目的既是對學校人力資源管理提供信息的記錄和保存。人事檔案記錄著學校教職工的基本信息，如職稱、專業、學歷、年齡、履職情況、健康狀況等，還記錄著教職工教學活動的教學成果、科研成果、獎懲情況、福利待遇、職位變動等教學信息。這些基本信息一方面可以幫助人力資源管理部門根據其基本信息進行行政職務的評定，一方面可以幫助可以進行教學科研技術性職務的評定。完整的人事檔案，不論是對于人事部門、教師管理部門和科研部門，都可以為其人才管理提供基本的、完整的、可靠的信息。

1.2 人事關系變更的憑證

人事檔案，還是學校人員流動時重要的人事關系變更憑證。當學校的教職工出現工作的變遷時，需要把人事檔案同時帶到新的單位，人事檔案的傳遞是保證流動人員工資等待遇關系的重要依據。人事變動時，新的工資待遇等關系的落實，都需要以人事檔案所記錄的時間、年齡、單位和工作年限等信息為依據，是關系到流動人員切實利益的重要文件，如果出現人事檔案丟失或者不完整的現象，新的單位就無法兌現對流動人員的工作職責和待遇，直接對教職工產生很大的影響。

1.3 人員素質的證明

學校人力資源管理具有學校的特殊性，學校招聘教師、輔導員、職工，特別是招聘學院院長、新專業的帶頭人、技術性強的專業教師等，是學校人力資源管理的常規任務。學校招聘對人員的素質要求很高，在進行人才的選擇時，人事檔案既是重要的依據。如在招聘專業的技術人員時，在經過考試等選拔后選出初選名單，但對于一個人是否具有職業素養、責任心等很難考察，這就需要人力資源管理部門根據人事檔案記錄的任職情況、教學情況、科研成果、獲獎證書以及原單位領導的評價等情況進行判斷。人事檔案雖然存在一定的弄虛作假成分，但還是可以較為準確的反應一個人員的素質水平，是學校選人用人的重要依據。

1.4 教職工信息的核實

在高效的人力資源管理中，常需要進行教學評價、職務晉升和資格評定等任務，這些人力資源管理活動都對教職工的年齡、工作時間、學歷等要求嚴格，常會出現有的人因為記憶不清楚、填寫錯誤、人員流動頻繁甚至故意的弄虛作假，導致檔案在年齡、教學科研成果等環節與實際的情況不相符。做好人事檔案管理，既是對這些信息進行確認和鑒別，保證教職工信息的準確性，為人力資源管理提供有效、可靠的管理信息。

1.5 人事檔案有助于學校進行人力資源的科學預測

有效的人事檔案管理可以為學校的人力資源管理提供科學數據的支持，可以分析學校當前的人力資源結構是否合理，人力資源的引進和培養等是否符合學校的教育改革與發展。通過人事檔案的分析，可以對學校當前的人力資源結構做出全面的了解，對人才的需求進行預測，從而加強相關人才的引進和培養，制定科學的人力資源計劃，優化學校的人力資源結構。

2 當前學校人事檔案管理存在的問題和改進措施

2.1 單一性向多元性轉變

人事檔案是對人力資源進行評價的重要的依據，其收集的信息不僅要包括教職工的姓名、年齡、工作經歷等基本信息，還要包含有有助于人力資源開發和利用的多元化信息。如收集其個人才能、價值取向、學術觀點等，為學校進行人才錄取、崗位設置和競爭上崗等提供信息支持。在現代學校建設發展的環境下，傳統的人事檔案內容以難以滿足形勢的需要，學校要根據不同的教職工崗位進行認識檔案的編制。如對教學人員，要注重對其教學成果的記錄；對于教輔人員，要注重對其管理水平的記錄；對于科研人員，要注重對其科研項目、科研成果的記錄。此外，多元化的人事檔案甚至可以包括對教職工能力特長、思想心理活動等方面信息的記錄，滿足新時期的學校人力資源管理。

2.2 人事檔案信息化管理水平低

隨著信息技術的發展，人事檔案管理信息化也成為現代人力資源管理的有效手段。傳統的人事檔案管理靠紙質的檔案和檔案室等進行管理，工作重復、效率低、容易出現人為操作失誤。信息化的人事檔案管理，可以實現將人事檔案的數據化處理，對于人事檔案的保存、檢索、轉移等提供高效可靠的服務。現代化的人事檔案信息管理系統，還可以對學校的人力資源結構和需求在大量的數據基礎上做出分析和預測，為高校人力資源管理提供有力的數據支持。

2.3 人事檔案管理制度有待加強

人事檔案在學校人力資源管理中起到重要的作用，直接關系到教職工的切身利益，但在實際的工作中并沒有收到足夠的重視，人事檔案管理制度不完善，出現了檔案造假、錯誤、泄露甚至丟失等問題。因此，要完善人事檔案管理制度，完善人事檔案的收集、整理、編目和保存制度，建立檔案保護、借閱和保密制度，建立檔案的分類、統計制度，標準化的檔案管理制度是發揮人事檔案在人力資源管理中作用的有效保證。

3 結語

人事檔案管理是學校人力資源管理的重要部分，其改革要與學校的教育改革等同步進行，才能在新形勢下發揮人事檔案的作用，促進人事制度改革和人力資源管理，為學校的發展提供堅實的基礎。

參考文獻

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