加強電力企業檔案管理之我見

摘 要：檔案管理作為電力企業經營管理工作中不可或缺的一個重要環節，對企業的發展起舉足輕重的作用。科學化、規范化的檔案管理可以有效提升供電企業的工作效率、工作效能。當今社會和經濟處于快速發展時期，電力企業檔案管理面臨前所未有的挑戰，加強管理，提高工作人員素質，應用現代化管理手段等，是目前提高檔案管理效率的重要任務。文章主要對如何加強電力企業檔案管理進行了探討。

關鍵詞：電力企業 檔案管理

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）01（a）-0178-01

檔案是人類活動的記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據。借助檔案，能夠更好地了解過去、把握現在、預見未來。檔案是對歷史負責、為現實服務、替未來著想的一項基礎工作。下文對如何加強電力企業檔案管理進行探討，可供同行交流。

1 強化管理，優化檔案隊伍建設

一是思想認識到位。檔案工作關系到社會、企業的發展，對于我們電力企業這一基礎行業來說，更是有著特殊的重要性，電力企業應該高度重視檔案管理工作，將之作為一項重要的基礎工作統籌開展。構建公司總經理親自抓，辦公室負責人直接管，檔案室和各科室具體負責的三級管理網絡。檔案室應配備一名具有助理館員的專責檔案人員，各部門設有兼職檔案員。電網公司每年應定期檢查檔案完成情況，公司主管領導定期聽取檔案工作匯報，及時研究解決問題，積極推動檔案工作的發展。

二是管理規范到位。規范管理是檔案管理的本質要求，要使檔案工作規范化，必須按照檔案工作的法規的要求，結合工作實際，制定檔案管理的一系列規章制度，由這些制度覆蓋檔案工作管理全部過程。電力企業要將檔案管理工作納入到公司的整體工作中，給予高度重視。應成立檔案管理工作領導小組，明確公司經理為檔案管理工作的第一責任人，各部門負責人為成員的檔案工作領導小組。企業每項工程項目開工、檢查、中間驗收、竣工驗收時，專職或兼職檔案員都參與進去，保證所形成的檔案完整、系統、準確。

三是監督指導到位。加大對單位檔案業務的指導力度，每年定期組織人員到各部門及項目參建單位進行業務指導。每個新建工程立項之初，公司檔案管理部門應根據國家行業標準向各參建單位下發檔案歸檔指導意見書，做到事前介入，事中控制，事后驗收把關，做好指導工作，從而有效地控制檔案的歸檔質量。

2 加強檔案管理的具體措施

2.1 發揮檔案人員的創新作用

2.1.1 觀念更新

檔案人員的創新意識、創新精神、創新能力是改變檔案工作局面的關鍵所在。特別是在機構改革、人事制度改革的今天，隨著各部門工作人員的減少，工作量的增加，檔案工作將面臨更大的壓力。因此，檔案人員有必要進行相應的調整和重新定位，在埋頭苦干、默默奉獻的同時，不妨多一些敏捷和睿智，多一些膽魄與果斷，從根本上轉變觀念；通過開拓與創新，使檔案工作產生一定的經濟效益，提高檔案工作的自身價值，發展檔案事業。

2.1.2 練就過硬的業務技能

檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。這就要求從事檔案工作的檔案人員，既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。知識經濟的挑戰和網絡信息時代的沖擊，以及出現的許多新型載體的檔案和全新的管理手段及方式，給檔案人員提出了更高的要求。為此，檔案人員首先要適應新形勢，敢于向傳統觀念挑戰，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統的條條框框和管理模式，在檔案業務上有所創新，有所突破。其次，檔案人員不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務實基礎上促進創新，努力使檔案人員成為一名掌握科學的、先進的工作方法，一專多能的檔案工作人才。

2.1.3 拓寬視野、豐富知識

創造積極向上的學習氛圍非常重要，檔案人員要把學習作為生活中的第一需要，把終身教育作為一種必然選擇，努力學習，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現由單一專業型向多樣復合型轉變。同時可以制訂相應的制度，提出具體要求，以促進檔案人員在其位、謀其事，努力去多思考，多研究，營造一種銳意進取、積極向上的創新氛圍。

2.2 規范檔案管理機制，強化工作責任

建立科學的企業檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，是檔案管理的關鍵。隨著科學技術的發展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應的科學的檔案管理體系，明確職能，將各個門類、不同載體的檔案統一管理，使檔案管理與企業工作同步考核、同步發展。加強制度建設，建立良性運行機制是開展企業檔案工作者繼續教育的關鍵和保證。首先，要建立和健全繼續教育的管理制度，如登記、統計、考核、評估、獎勵制度；其次，要建立繼續教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以促使檔案管理工作者產生緊迫感和危機感，主動地參加定期的繼續教育，更新知識，提高業務能力和水平。

2.3 加強電子檔案管理。

2.3.1 加強電子文件全過程管理

電子文件的收集、積累的方法和要求不同于紙質文件。草稿文件由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果出于保留文件重要修改過程的目的，則應對原稿進行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，應及時收集和整理，并與其相應的紙質文件之間建立標識關系。

2.3.2 采取切實可行的信息保護措施

信息安全技術對于維護電子檔案數據的原始性和真實性至關重要。電子檔案上網后必須從入口、傳輸、使用三個方面采取安全保護措施。目前，為防止檔案信息被竊取、刪除和修改，常用的保護技術有簽署技術、加密技術、身份驗證、防寫、檔案備份、專機專用、設置防火墻、安裝殺毒軟件等。這些技術措施對于證實電子檔案內容的真實、可靠，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密，防范對電子文件的非法訪問和隨意刪改，都具有很好的效果。

2.4 加強對檔案管理人員的培養

強化培訓，樹立創新意識，增強檔案干部和業務人員的事業心和責任感，進一步提高檔案干部隊伍的政治思想素質和業務素質，電力企業要積極為檔案專、兼職人員創造培訓條件。

檔案事業是維護黨和國家歷史面貌的重大事業。它不但為當前建設服務，還要為子孫后代負責。但是，由于它是一種不出頭露面的“幕后”工作，處于配角地位，因而常不為人們重視、理解和支持。所以作為檔案工作者必須要熱愛本職工作，自覺地到肩負的歷史重任，排除一切干擾，甘當無名英雄，高興安心地做好平凡工作。

3 結語

我們要充分認識檔案工作對促進企業發展的重要作用，切實增強做好企業檔案工作的使命感和責任感，進一步明確檔案工作是各級領導義不容辭的責任和義務；領導的重視是做好檔案工作的重要保證。解放思想，與時俱進，進一步加強和改進企業檔案工作，努力采用現代化科技手段，不斷提高服務質量，努力建設法規制度完備、管理體制科學、基礎設施健全、信息化技術普及、服務功能齊全的現代化企業檔案管理體系。