寫字樓物業管理系統的系統分析

【摘 要】寫字樓物業管理系統是面向寫字樓的物業管理，資料管理等業務處理工作，是利用計算機進行集中管理而開發的系統。該系統是力求與實際相結合具有查詢、管理等功能，旨在達到使寫字樓的管理和運營趨于計算機化，使之更加方便、快捷以提高工作效率。

【關鍵詞】物業管理；管理系統；系統分析

1.寫字樓物業管理信息系統的開發背景

隨著社會經濟不斷地發展，人們的生活水平也日益得到提高。他們對生活質素的要求也相應不斷地提高，作為第三產業的物業管理行業，它正逐步走上社會化、專業化、規范化、市場化的軌道。有人形容，物業管理是一項永遠吃力不討好的工作。許多物業公司，一直在抱怨成本太高，虧本經營。業主也常常會抱怨，服務不到位。究其原因，我認為主要有以下幾方面：

1.1優勝劣汰的競爭意識尚未形成

在物業管理行業中，多是開發商自己的物業公司管理自己開發的寫字樓，幾乎沒有競爭，更談不上“公平、公開、公正”的競爭機制，尤其在我們西部地區，開發商與物業企業之間的這種“父子”關系由為明顯，物業企業完全沒有憂患意識，更無企業意識、經營意識，使企業缺乏活力，缺乏市場競爭力。

1.2業主委員會不規范，未能發揮應有的作用

業委會本身是業主、又是業主的代表，他們應該是主人，但在現實中，許多業委會不是受制于物業管理企業，就是僅僅把自己當作業主，對物業管理的概念不清，無法用正確的態度看待物業管理。以至于，在日常工作中不能很好地發揮其作用。

1.3個別物業管理企業服務意識不強，尚未從過去的“管理者”角色轉換過來，未能形成“在管理中服務、在服務中管理”的機制，個別物業管理服務人員缺乏應有的業務素質，在服務過程中存在著操作不規范、服務不到位、處理問題不恰當等諸多問題

高效的電腦系統能夠協助寫字樓物業有效地加強市場競爭能力、降低成本、提高效益，改善對業主服務的水準，完善寫字樓物業對外形象及維系重要的生活質量。寫字樓物業管理信息系統可以稱其為寫字樓物業的“大腦”，是寫字樓物業管理的信息中心、指揮中心、服務中心。寫字樓物業管理信息系統投入實際運營以后將發揮至關重要的作用。

2.寫字樓物業管理系統的可行性分析

寫字樓物業管理信息系統的可行性研究是指項目開發的必要性和可行性。可行性的研究應以管理、技術和經濟三個方面考慮。

（1）技術可行性，即進行技術風險評價，從開發者的技術實力，問題的復雜性等方面出發，判斷系統開發在時間、費用等限制條件下成功的可能性。

（2）管理可行性，指管理人員開發應用項目的態度和管理方面的條件。改變原有傳統的經營方式，改革管理機制，采用更加科學和有效的管理方法。

（3）經濟可行性，從經濟角度判斷系統開發是否“合算”。首先，在費用支出方面要考慮開發時的費用和將來系統投入運行后的常規費用。寫字樓物業本身沒有管理信息系統，所以無論從硬件費用、軟件費用還是從各方面人員的花費來考慮，所需要的開銷比較大。但是從經濟效益來考慮，一方面是直接經濟效益，應用酒店管理信息系統可以加快流動資金周轉，提高原有的工作效率，減少資金的成本，減少人員費用。另一方面是間接經濟效益，可以為用戶提供更快捷、更舒適、更高質量的服務和產品，樹立寫字樓物業的良好形象，增強寫字樓物業的潛在競爭力。

3.需求分析

當前單位制社區中的物業管理存在的問題主要有：業主委員會有名無實或者根本就難以建立業主委員會：物業管理機構的管理水平遠遠達不到專業化的標準；物業管理的績效難以衡量等，而本人認為，目前單位制社區物業管理中除了存在上述一些問題外，還有一個重要的問題是物業管理的服務供給極不充分，商戶需求的表達缺乏專門的代言機構，這兩方面的原因使得單位制社區中的物業管理的供給遠遠小于需求，也就是說，單位制社區的物業管理機構提供的物業管理服務遠遠小于社區中商戶對服務的需求，為了對這一問題進行比較深入的研究，找到出現問題的原因和解決問題的對策，應該從公共經濟學中有關公共產品的理論出發，結合物業管理的產權理論以及公共選擇理論對單位制社區中物業管理的供給小于需求的原因作了分析和研究，并提出了單位制社區物業管理的發展對策。

圖1 寫字樓物業管理系統頂層數據流程圖

此寫字樓物業管理系統將是面向寫字樓的各項事務，包括物業管理，資料管理等業務處理工作，是利用計算機進行集中管理而開發的系統。該系統是基于MDI窗體以VB自帶的JET引擎連接ACCESS數據庫進行開發的寫字樓物業管理系統，力求與實際相結合具有查詢、管理等功能，旨在達到使寫字樓的管理和運營趨于計算機化，使之更加方便、快捷以提高工作效率。主要包括三大管理模塊：登錄系統： 對系統的安全性進行管理。其中包括添加用戶為系統新用戶設置用戶名及口令功能和修改密碼用于操作員更改自己的系統口令。基本資料管理：主要介紹商戶、房產等基本資料。其中包括商戶資料介紹寫字樓商戶的姓名、工作單位等基本資料和房產資料介紹寫字樓中房屋的一些房型、面積等基本資料。物管中心：對寫字樓各項常見業務的管理。其中包括物業設備維修管理提供社區設施、設備清單、設備維修情況登記等資料。儀表數據管理提供寫字樓商戶日常生活中水表、電表等數據資料。停車場管理記錄寫字樓用戶車輛位置、停車用戶等資料。收費管理記錄寫字樓商房日常生活中所繳水費、電費等數據資料。用戶投訴管理記錄投訴人資料、投訴內容及處理過程等資料。用戶報修管理記錄用戶報修項目及處理的情況等資料。用戶維修管理記錄寫字樓用戶維修項目及處理的情況等資料。寫字樓物業管理系統頂層數據流程圖如上圖所示。

【參考文獻】

[1]鄺孔武等.信息系統分析與設計[M].北京：清華大學出版社，2002.

[2]葛世倫等.企業管理信息系統開發的理論和方法[M].北京：清華大學出版社，1998.