淺析人力資源管理的信息化

【摘 要】文章通過對中企時代公司人力資源信息化的問題分析，提出了人力資源信息化的相應的建議，建設適合自身的人力資源信息系統，建設數據庫及用并持續改進。

【關鍵詞】人力資源管理信息化；人才數據庫；知識庫；持續改進

人力資源管理信息化主要包括三個層面：一是數據電子化，即把各類人力資源信息以電子數據的形式保存起來，供人隨時查詢。二是流程的電子化，即把企業已經規范化的一些流程以軟件程序的方式固定下來，使流程所涉及崗位員工的工作更加高效、規范。三是管理的電子化，即對企業的人力資源管理進行優化控制和戰略分析，從而為企業管理和決策提供支持。

一、信息化在人力資源管理中的作用

（1）信息化在人力資源管理中的地位越來越重要。在以互聯網為代表的信息技術飛速發展的今天，信息化已經深入到人力資源管理的各個層面，人才的網上招聘、異地人員網絡的協同辦公、人才的網絡培訓（如財務人員、系統集成項目經理、安防技術人員的網絡繼續教育等等）、人力資源的薪酬管理、人才數據庫的應用、日常的考勤管理、績效考核管理等等。人力資源管理人員越來越依賴于各種人力資源管理信息系統。企業可以通過網絡和互聯網的互聯，穿越時空利用單位內外部的人力資源解決各種問題，從而降低人力資源成本，增加人力資源組織有更多的柔性，增強單位或部門的競爭力或適應性。（2）信息化為人力資源管理提供了有力工具。考勤工作、工資獎金發放、單機核算、基礎信息管理等工作作為人力資源管理的日常性事務，要占用人力資源管理人員的大量時間，手工操作不僅效率低下，而且容易出錯。同時，因為缺乏有效的技術手段，一些基礎性的人力資源信息收集和分析工作顯得十分繁雜，并且收集到的信息不能有效的共享。人力資源管理信息化，首先減輕了人力資源管理人員的繁瑣重復的手工勞作，提高了工作效率；其次可使上級的有關信息和資料直接傳遞到基層，有利于管理和政策的實施。另外，人力資源管理信息化有助于企業迅速、有效地收集各種信息，加強內部溝通，加強對全系統人力資源管理的實時監控，有力于人力資源管理人員去關注人力資源管理工作的更深層次管理——人力資源的深度挖潛，有利于提高內部員工的滿意度。通過建立人力資源的數據庫（如人力資源檔案管理系統），簡化了人力資源的管理的復雜程度、提高了人力資源信息的準確性、可重復使用性等。（3）信息化使人力資源管理深入到組織管理的各個層面。在企業中，由于信息化的實施，可以對人力資源的績效管理，從產品的原材料供應、到產品的生產加工、到產品的投入使用、到產品的報廢的整個生命周期都可以追溯到上一“生產者”，實現了上一節點人員的跟蹤、考評。在橫向上可以實現員工效率、效益、工作量等的統計分析，實現自動化的績效考核等。使得企業人力資源管理實現了多元化管理，從而實現全員的人力資源管理。（4）信息化改變了人力資源管理人員的理念。傳統的人力資源管理是自上而下的人力資源管理，是被動的管理。實現人力資源的信息化，可以實現各個方向的人力資源管理，實現全員在組織內部的主動管理、互動管理，實現全員參與的人力資源管理。

二、人力資源信息化現狀

中企公司是從事IT技術的公司，在人力資源信息化方面存在以下幾方面的問題。（1）軟件問題。工資管理系統沒有升級，功能不足：中企公司做工資采用的是2001年信發公司開發的工資管理系統，此系統缺少對保險、福利、歷史數據的單獨管理及統計分析等功能，已不能滿足人力資源管理的需求。應用中宏景的HR系統，在應用過程中也存在一些問題，基礎信息利用的不好，一旦需要填報或統計員工的相關信息的時候，都需要每個人按各種各樣的表格重新去填寫，造成員工一定程度上不滿意，也造成了一定程度上的人力資源的浪費。上報給“中電投勞定*表”的軟件，經常出現數據錯誤或者程序運行中止等問題，系統的穩定較差。（2）人力資源管理信息化有漏項。沒有人力資源績效考核信息化系統。每年公司都制定或修訂工資分配辦法、員工考核辦法等，但執行起來要花費很多時間，特別是績效考核實施，還不能及時掌握要考核的準確的信息，如要實現對每個IT技術服務人員的考核，還需要進行手工的統計分析，確認技術人員服務的總體評價，浪費很大的人力。（3）需要改變人力資源管理信息化理念。有很多人認為人力資源管理是人力資源管理人員的事情，更不要說讓他參與了。人力資源的培訓，許多人認為我多少年沒有出去培訓了，其實，我們每時每刻都在學習，更可以借助互聯網來學習，互聯網上的http：//www.yingxiaozhe.com/可以學習各種管理課程，露天煤業局域網絡上有各類的企業內外部培訓課件可以學習。人力資源管理信息化可以實現每個人的自我管理，信息的更新、績效的查詢等。（4）信息化投入不足。中企時代公司在人力資源管理信息化上投入的不足，表現有兩個方面：一是人力，中企有軟件開發人員，可以對軟件進行二次開發或日常運行維護，甚至是獨立開發一套適合自己公司集人力資源系統與一體的ERP系統；二還是人力，中企時代人力資源管理只有一人，忙于統計分析填制各種報表等業務；三是財力投入不足，中企還是以發展外部市場為主，還沒有足夠的資金讓軟件人員做企業內部ERP系統的開發。

三、人力資源信息化建議

通過對現有軟件功能的分析，利舊的同時，開發中企時代公司自己的人力資源系統，建立人才數據庫，建立核心技術資料數據庫，建立知識庫等。（1）建設適合自身的人力資源信息系統。通過對工資管理系統、宏景世紀HR系統等的分析，如果可以利舊，更新、完善，否則重新開發。開發的人力資源管理系統，包含人力資源管理各項基礎功能模塊。同時重點開發崗位分級評價系統（通過對各崗位的內部分級，實現工資的差異化）。開發績效考核系統，通過對員工的日常工作的統計分析，實現員工工作量的確認；通過服務質量的綜合評價，要實現全員的考核。通過薪酬管理系統的建立，使每個員工都可以對自己進行評價，實現員工的自我管理、自我激勵、自我成功，實現企業的目標。（2）建設人力資源管理信息化數據庫。建立三個數據庫：人才信息數據庫、企業核心技術數據庫、知識庫。人才信息數據庫：建立人才信息數據庫，不但要對內部人才的管理、培育，構建自己的核心技術人員，同時要對外部專家進行人才信息管理，以便于技術問題的咨詢、協作等。可以建立企業外部人才數據庫，實現軟件開發的外部專家團隊，實現異地軟件開發，實行異地的技術指導等。企業核心技術數據庫：對公司軟件開發資料、系統集成資料等資料進行整理、歸集，納入到核心技術數據庫，以便于企業的持續發展。知識庫：根據公司的業務分類，對軟件開發基礎資料、技術文檔、工程管理、技術服務等成功的案例進行分類、歸集，形成中企時代公司技術支持數據。通過知識庫，可以實現新入職員工的入門級培訓，使其在短的時間內熟悉所從事的工作；通過知識庫，可以實現技術服務的遠程協助，如一臺財務電腦打印憑證出現問題“不能分頁打印”，電話打到2351999，熱線人員可以直接在知識庫中輸入關鍵詞進行查找，找到這個問題的解決辦法，可以通過電話直接指導用戶操作，或指導他人操作，完成此次的技術服務工作。（3）用而后持續改進。人力資源管理信息化不是樣板工程，是為了解決人力資源管理中存在的問題，讓廣大員工滿意，提升企業員工的效率、效果，節約人力資源管理成本的，要堅持用，要用好。用而后知不足，只有使用熟練了，才能發現問題，提出合理的解決問題的建議。發現軟件問題后就需要持續改進，進行完善或軟件系統的升級。（4）培養自己的維護團隊。為更好的發揮人力資源管理信息系統的作用，必須培養自己的維護人員或者維護團隊。其優點是：本地化服務，便捷、有效率。

四、結語

信息化在人力資源管理中的作用越來越重要，企業的人力資源管理信息化還存在一些問題，人力資源管理信息化是一個循序漸進的過程，是系統不斷完善、功能不斷擴展的過程，只有用，才能體現體價值，才能持續改進。