小企業(yè)存貨管理存在的問題及對策

【摘 要】 存貨管理控制是企業(yè)內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)，是企業(yè)實現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)，貫徹經(jīng)營方針的決策，維護(hù)流動資產(chǎn)安全與完整，保證財務(wù)收支合法、會計信息真實性的一種內(nèi)部自我協(xié)調(diào)、制約和監(jiān)督的控制系統(tǒng)。存貨占用資金比重較大，對企業(yè)的資產(chǎn)的損益有很大的影響，因此，完善的加強企業(yè)存貨管理體系越來越重要。

【關(guān)鍵詞】 存貨管理 內(nèi)部控制存貨管理模式

存貨管理一方面是保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的需要，防止存貨的不足；另一方面加速存貨參與周轉(zhuǎn)，縮短存貨周轉(zhuǎn)時間，從而避免占用過多的資金，實現(xiàn)存貨成本與存貨效益的最佳組合。現(xiàn)從企業(yè)的存貨管理的計量與管理這二個方面存在的主要問題進(jìn)行分析。

1. 存貨的計量問題

1.1存貨計量不合理，造成實際價值不準(zhǔn)確。發(fā)出存貨計價方法的選擇不夠合理。對于發(fā)出的存貨，采用不同的計價方法對財務(wù)狀況和經(jīng)營成果會產(chǎn)生不同的影響。比例長期采用先進(jìn)先出法計價，在價格持續(xù)上漲的情況下，會虛增企業(yè)利潤，從而多交企業(yè)所得稅。存貨計價的隨意性會帶來以下影響：影響資產(chǎn)負(fù)債表的真實性，使會計報表的使用者無法真正了解企業(yè)擁有或控制的；影響損益表的真實性，利用這樣的損益表無法真正了解企業(yè)實現(xiàn)的利潤與發(fā)生的虧損情況，無法正確評價企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績；使會計資料的使用者造成錯誤的分析、決策。

1.2隨意領(lǐng)取，難以核實存貨數(shù)量。在存貨管理過程中，許多企業(yè)各部門按各自所需提取貨物，沒有經(jīng)過統(tǒng)一的規(guī)劃，也沒有規(guī)定限制企業(yè)各部門每期允許提取存貨的數(shù)量，往往只是口頭上的敘述，沒有正規(guī)的領(lǐng)用單據(jù)，經(jīng)常出現(xiàn)貨已發(fā)出，而財務(wù)方面卻未做出相應(yīng)的會計處理，容易引起賬實不符。例如對于已銷售的貨物，倉庫未能及時辦理出庫并上報財務(wù)部門，不僅對收回該貨款會有一定的影響，甚至?xí)o企業(yè)造成損失。雖然許多企業(yè)有設(shè)置倉庫主管的職務(wù)，但由于該主管身兼數(shù)職，難以管理到位，同時，企業(yè)的員工可以經(jīng)常隨意進(jìn)出倉庫，導(dǎo)致原材料經(jīng)常丟失，卻無法追究責(zé)任，給企業(yè)造成不必要的損失。

2. 存貨的管理問題

倉儲部門負(fù)責(zé)采購與保管，財務(wù)部門進(jìn)行核算，內(nèi)部控制制度不完善，職權(quán)劃分不清。

2.1保管員即要負(fù)責(zé)材料的驗收入庫和生產(chǎn)所需的發(fā)料和退料，又要負(fù)責(zé)完工的產(chǎn)成品和半成品的出入庫管理，以及月末月初的盤庫和報賬工作，倉庫主管除負(fù)責(zé)組織安排生產(chǎn)外，又同時兼任倉庫核算員，要統(tǒng)計倉庫的材料領(lǐng)用和耗用，以及產(chǎn)品的驗收登記，每月初還要提供上月倉庫材料領(lǐng)用統(tǒng)計報表，這就缺乏權(quán)限的相互制約，容易使內(nèi)部人員，特別是倉庫主管利用存貨獲取個人利益，給企業(yè)造成不必要的損失。

2.2采購計劃安排不合理，市場變化趨勢預(yù)測不準(zhǔn)確，造成庫存短缺可積壓，可能導(dǎo)致企業(yè)停滯或浪費資源，供應(yīng)商選擇不當(dāng)，容易造成采購員與供應(yīng)商之間勾結(jié)，讓采購員賺取“回扣”。

2.3許多倉庫主管在管理方面的知識較為豐富，而對原材料質(zhì)量知識卻比較欠缺，在原材料驗收這個環(huán)節(jié)，只是單純從數(shù)量上進(jìn)行驗收，對于質(zhì)量方面是否符合要求也只能從表面上觀察，只有在產(chǎn)品設(shè)計和投產(chǎn)時發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題時才要求跟供應(yīng)商退貨，這在很大程度上阻礙了生產(chǎn)的正常進(jìn)行，甚至?xí)绊憸?zhǔn)時交貨的時間。

2.4由于企業(yè)沒有規(guī)范的采購計劃，而是根據(jù)訂單量的大小，臨時發(fā)出采購需求，運輸成本高。

2.5存貨管理不科學(xué)，保管環(huán)境差，造成原材料損壞許多企業(yè)存貨擺放紊亂，把原材料與產(chǎn)成品混淆在一起。同時，不注意倉庫環(huán)境的改善，在潮濕的天氣不注意室內(nèi)除濕，或不經(jīng)常清理倉庫，致使一些長期堆放的貴重原材料變質(zhì)和損壞。

2.6驗收的時間過長，無定期盤點部分企業(yè)對原材料的驗收時間，不利企業(yè)的生產(chǎn)。企業(yè)沒有安排專門的人員與時間對倉庫里的原材料與產(chǎn)成品進(jìn)行定期盤點，檢查賬實是否相符，對發(fā)生質(zhì)量問題的產(chǎn)成品不能做出及時的處理，對于數(shù)量不符的情況，不能有效的追究責(zé)任。

3. 建議與對策

3.1建立健全內(nèi)部控制

3.1.1企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立存貨業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確內(nèi)部相關(guān)部門的崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理存貨業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約的監(jiān)督。起到有效科學(xué)的管理存貨。

3.1.2明確審批人對存貨業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)方式、程序和相關(guān)控制措施的權(quán)限責(zé)任，不得越權(quán)審批；明確經(jīng)辦人員的職責(zé)范圍和工作要求，對于超越權(quán)限的業(yè)務(wù)有權(quán)拒絕辦理，并向上級報告；嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的機構(gòu)人員辦理存貨業(yè)務(wù)。明確存貨的取得、驗收與入庫、倉儲與保管、領(lǐng)用發(fā)出與處置等環(huán)節(jié)的控制要求，做好相應(yīng)的記錄與憑證保管。

3.2建立存貨的采購與出入庫制度

3.2.1企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)各種存貨間隔的當(dāng)前庫存，考慮企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃、市場供求等因素，充分利用信息系統(tǒng)，合理確定采購周期和數(shù)量，確保存貨處于最佳庫存狀態(tài)，以免大量資金積壓在存貨上。采用現(xiàn)代存貨管理手段，及時了解追蹤存貨量的變化，詳細(xì)分析并盡量以能使存貨的存儲成本、存貨不足引起的短缺成本、訂貨、裝運和提貨成本三者之和為最低時，確定企業(yè)合理的進(jìn)貨批量和進(jìn)貨時間，要盡量在各種存貨成本與存貨效益之間作出權(quán)衡，達(dá)到兩者的最佳結(jié)合。

3.2.2對采購環(huán)節(jié)建立完善的管理制度，確保采購過程的透明化，實行物資招標(biāo)比價采購。根據(jù)業(yè)務(wù)特點編制存貨年度、季度的月份的采購、生產(chǎn)、存儲、銷售預(yù)算，并按照預(yù)算對實際執(zhí)行情況予以考核。

3.2.3存貨的入庫應(yīng)清楚登記存貨的類別、編號、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、計量單位，并定期與財會部門核對。檢查訂貨合同、入庫通知單、合格證等原始單據(jù)與待入庫貨物之間是否相符。

3.2.4倉儲部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)經(jīng)審批的通知單發(fā)出貨物。存貨發(fā)出責(zé)任人應(yīng)當(dāng)及時核對有關(guān)票據(jù)憑證確保其與存貨品名、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格一致。詳細(xì)記錄存貨入庫、出庫以及庫存情況，做到存貨記錄與實際庫存相符，并定期與財務(wù)部門、存貨管理部門進(jìn)行核對。

3.3建立驗收與保管制度

企業(yè)應(yīng)當(dāng)采用先進(jìn)的存貨管理技術(shù)的方法，規(guī)范存貨驗收程序的方法，對入庫存貨的質(zhì)量、數(shù)量、技術(shù)規(guī)格等方面進(jìn)行查驗，驗收無誤方可入庫。重點關(guān)注合同、發(fā)票等原始單據(jù)與存貨的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等核對一致。建立存貨保管制度，定期對存貨進(jìn)行檢查，加強存貨的日常保管工作，嚴(yán)格限制未經(jīng)授權(quán)的人員接觸存貨。健全防火、防洪、防盜、防潮、防病蟲害的防變質(zhì)等管理規(guī)范。結(jié)合企業(yè)實際情況，加強存貨的保險投保，保證存貨安全，合理降低存貨意外損失風(fēng)險。企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確發(fā)出領(lǐng)用的審批權(quán)限。

3.4實施盤點控制，定期對存貨進(jìn)行檢查，確保及時發(fā)現(xiàn)存貨損壞、變質(zhì)等情況。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立存貨盤點清查制度，結(jié)合企業(yè)實際情況確定盤點周期、盤點流程等相關(guān)內(nèi)容，核查存貨數(shù)量，及時發(fā)現(xiàn)存貨減值跡象。盤點清查中發(fā)現(xiàn)的存貨盤盈、盤虧。毀損、閑置以及需要報廢的存貨，應(yīng)當(dāng)查明原因、落實并明究責(zé)任，按照規(guī)定權(quán)限批準(zhǔn)后處置。

3.5注重對員工的培養(yǎng)

注重企業(yè)管理人員的培養(yǎng)，提高其綜合素質(zhì)。企業(yè)可定期對員工進(jìn)行培訓(xùn)或輪崗，讓他們到各個部門或崗位去豐富工作經(jīng)驗，擴大對企業(yè)各個工作環(huán)節(jié)的了解，以使他們對公司的經(jīng)營管理或其它崗位的職責(zé)有更全面的了解，對提高工作的分析能力和內(nèi)部的溝通協(xié)調(diào)能力都十分有幫助。

只要科學(xué)的改進(jìn)存貨管理，有效控制成本，加速資金周轉(zhuǎn)，必然會給企業(yè)帶來源源不斷的財富。

（作者單位：東陽市益特貿(mào)易有限公司）