礦建施工企業(yè)提升人事檔案管理質(zhì)量問(wèn)題探討

【摘 要】 人事檔案是滿足企業(yè)人才需求、實(shí)現(xiàn)員工職業(yè)發(fā)展和享受社會(huì)保障的重要依據(jù)。本文從礦建施工企業(yè)的特殊性出發(fā)，闡述了人事檔案管理工作的地位、作用和存在的主要問(wèn)題，并就改革完善企業(yè)人事檔案管理工作進(jìn)行了思考。

【關(guān)鍵詞】 人事檔案 人力資源管理 礦建施工

人事檔案是企業(yè)人力資源管理工作的重要內(nèi)容，對(duì)于企業(yè)實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、科研開(kāi)發(fā)和改革發(fā)展目標(biāo)具有重要意義。國(guó)有礦建施工企業(yè)的特點(diǎn)，要求全面審視人事檔案管理中存在的問(wèn)題，高度重視人事檔案的地位和作用并不斷提升管理質(zhì)量和效能，更好地促進(jìn)企業(yè)和員工的共同發(fā)展。

1. 國(guó)有礦建企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀

礦建項(xiàng)目施工線長(zhǎng)分散、流動(dòng)頻繁、環(huán)境艱苦，而且勞動(dòng)強(qiáng)度高、安全風(fēng)險(xiǎn)大、工資待遇低，從業(yè)人員需求量大但招工難、流失多，企業(yè)人事檔案管理的特點(diǎn)也明顯區(qū)別于其他行業(yè)。

1.1主要特點(diǎn)。一是種類多樣：國(guó)有礦建施工企業(yè)職工主要有五類，即原國(guó)家煤炭部所屬企業(yè)員工、集團(tuán)內(nèi)部交流領(lǐng)導(dǎo)人員、大中專畢業(yè)生、外部招聘人員、擇優(yōu)留轉(zhuǎn)的技校生和農(nóng)合工。從業(yè)人員文化程度、工作經(jīng)歷、專業(yè)技術(shù)不一，決定了人事檔案的多樣性。二是注重實(shí)用：礦建施工勞動(dòng)密集的特點(diǎn)突出，施工一線更強(qiáng)調(diào)實(shí)際操作，比如項(xiàng)目經(jīng)理必須具備二級(jí)以上建造師職業(yè)資格，這就要求人事檔案除了教育培訓(xùn)、工作經(jīng)歷、黨團(tuán)等材料外，還要有職業(yè)資格、專業(yè)技術(shù)、技能鑒定等反映實(shí)踐能力的材料。三是部分滯留：熟練的技術(shù)、管理人員流失多，在礦建施工企業(yè)一直比較突出。但部分民營(yíng)、私人企業(yè)只注重引進(jìn)人員的實(shí)際操作能力，很少提出調(diào)檔要求而出現(xiàn)“死檔棄檔”、“人檔脫節(jié)”，原企業(yè)未轉(zhuǎn)出檔案越來(lái)越多。

1.2主要問(wèn)題。一是信息失真：首先是內(nèi)容前后不符，出生年月、參加工作、入黨（團(tuán)）時(shí)間不一致，常用姓、字混用；其次是考核鑒定片面，只有優(yōu)點(diǎn)和成績(jī)，沒(méi)有缺點(diǎn)和差錯(cuò)；再次是身份證登記姓名、出生年月等信息與人事檔案記錄不一致。二是材料不全：首先是個(gè)人履歷表、年度考核表、學(xué)歷、職稱、工資等材料缺乏或不完整；其次是材料收集不及時(shí)，人員調(diào)離時(shí)應(yīng)歸檔材料未及時(shí)歸檔；再次是臨時(shí)借閱、單位撤并調(diào)整、人員調(diào)動(dòng)時(shí)，傳遞、交接不規(guī)范導(dǎo)致遺失。三是多頭管理：企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層人事檔案由上級(jí)組織部門(mén)或人力資源部門(mén)管理，中層以上管理人員和黨員人事檔案由本單位組織部門(mén)或人力資源部門(mén)管理，中層以下人員和非黨職工人事檔案由本單位勞資部門(mén)管理。四是使用狹窄：由于人事檔案材料不完善，不能客觀反映全貌，導(dǎo)致檔案利用價(jià)值相對(duì)較低；另一方面由于企業(yè)強(qiáng)調(diào)人事檔案保密性，除了技校生、農(nóng)合工擇優(yōu)留轉(zhuǎn)和員工入黨、提拔、調(diào)動(dòng)、辦理退休手續(xù)時(shí)才調(diào)閱外，多數(shù)人事檔案幾乎很少被利用。五是管理滯后：人事檔案數(shù)量逐年增加，但管理還基本處于傳統(tǒng)、原始的手工操作階段，加上管理人員身兼數(shù)職、缺乏責(zé)任或調(diào)整頻繁等原因，自然導(dǎo)致管理質(zhì)量低下，無(wú)法實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化。

2. 正確認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作的地位和作用

人事檔案是記述和反映成長(zhǎng)經(jīng)歷、學(xué)習(xí)工作過(guò)程和表現(xiàn)并以個(gè)人為單元?dú)w檔整理、保管、備考的信息載體，是個(gè)人成長(zhǎng)的歷史見(jiàn)證。科學(xué)、規(guī)范地管理人事檔案，對(duì)于促進(jìn)礦建施工企業(yè)和員工的共同發(fā)展具有重要意義。

2.1為促進(jìn)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)發(fā)展提供人才信息。礦建項(xiàng)目施工技術(shù)復(fù)雜、安全管理標(biāo)準(zhǔn)高，需要大量的機(jī)電、通風(fēng)、防治水、土建、安裝、冷凍等專業(yè)技術(shù)和安全、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理人才。科學(xué)管理和使用人事檔案，利于全面、歷史地掌握員工面貌、特點(diǎn)及專長(zhǎng)，更好的發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和使用人才。如果人事檔案信息不全、間斷甚至片面，就不能反映真實(shí)情況，一方面使領(lǐng)導(dǎo)層擔(dān)心青黃不接、出現(xiàn)“人才饑荒”，另一方面又使部分員工感到懷才不遇、產(chǎn)生抱怨心理，最終影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和改革發(fā)展。因此，人事檔案管理在促進(jìn)企業(yè)和員工共同發(fā)展中具有重要的信息保障作用。

2.2是企業(yè)科學(xué)選才用人的重要手段。優(yōu)秀人才不僅局限于工作能力，其背景、品行、以往工作實(shí)績(jī)等都是考察要素，而人事檔案是人才信息的縮影，是各類人才社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的原始記錄，是德、能、勤、績(jī)等方面的綜合反映，管理規(guī)范、實(shí)力強(qiáng)大的企業(yè)都非常重視人事檔案的利用。礦建施工企業(yè)近年來(lái)發(fā)展迅速，各類專業(yè)技術(shù)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)人員的需求量不斷增加。盡管目前人才交流的形式和渠道不斷豐富，但完整、翔實(shí)的人事檔案可以增加企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)應(yīng)聘、擬提拔人員的信任度。所以，人事檔案仍是多數(shù)企業(yè)決定是否錄用、如何使用人才的重要依據(jù)。

2.3是企業(yè)預(yù)測(cè)人力資源需求的重要依據(jù)。礦建施工企業(yè)的人力資源需求一直是動(dòng)態(tài)變化的，隨著項(xiàng)目數(shù)量的增減、結(jié)構(gòu)布局的變化，需要根據(jù)實(shí)際及時(shí)調(diào)整人員的數(shù)量、結(jié)構(gòu)和分布情況。系統(tǒng)分析人事檔案，可以掌握企業(yè)各類人才數(shù)量、結(jié)構(gòu)、文化程度、專業(yè)素質(zhì)、崗位分布等信息，為領(lǐng)導(dǎo)層準(zhǔn)確預(yù)測(cè)人才需求提供可靠依據(jù)，利于制定科學(xué)合理的人才培養(yǎng)計(jì)劃，確保各類人才的選、育、用、留滿足企業(yè)需求。所以，企業(yè)要加強(qiáng)人事檔案管理，以確保各類人才的可持續(xù)供應(yīng)為目標(biāo)做好需求預(yù)測(cè)工作。

2.4是確保員工享受社會(huì)保障的根本保證。這直接關(guān)系到企業(yè)員工的切身利益。在職期間，人事檔案主要反映員工的崗位職級(jí)變化、薪酬結(jié)構(gòu)和水平、“五險(xiǎn)一金”基數(shù)調(diào)整標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，員工退休年齡因男女性別、崗位（工種）而不同，養(yǎng)老金水平也因工齡、養(yǎng)老金繳納、技術(shù)職稱等而存在差異，人事檔案就成了確定退休時(shí)間、享受養(yǎng)老金水平的唯一依據(jù)。礦建施工企業(yè)之特殊，在于存在法定可以折算工作年限、提前退休的特殊工種。所以，必須堅(jiān)持實(shí)事求是、嚴(yán)格界定標(biāo)準(zhǔn)、準(zhǔn)確把握政策，通過(guò)提高人事檔案管理質(zhì)量，確保員工合法享受社會(huì)保障權(quán)益。

3. 國(guó)有礦建施工企業(yè)提升人事檔案管理質(zhì)量的對(duì)策

結(jié)合多年的人事檔案管理工作，筆者認(rèn)為，要從根本上提升人事檔案管理質(zhì)量，更好地服務(wù)于企業(yè)和員工的共同發(fā)展，應(yīng)該從以下方面著手：

3.1提高管理人員綜合素質(zhì)。人事檔案管理質(zhì)量的高低，很大程度上取決于檔案管理人員。首先要強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)。充分認(rèn)識(shí)人事檔案的地位和作用，堅(jiān)持原則、遵守紀(jì)律、保守秘密，防止失誤、及時(shí)歸檔，體現(xiàn)人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性。其次要提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。通過(guò)自學(xué)、培訓(xùn)掌握科學(xué)管理原則，熟悉人事檔案管理基本要求，把握材料鑒別、分類方法，確保人事檔案管理更科學(xué)、更實(shí)用，提供真實(shí)、全面的人力資源信息。

3.2完善人事檔案管理制度。要堅(jiān)持有章可循、有規(guī)可依、按章辦事，做到“四個(gè)確保”：一是明確歸檔范圍和要求，主動(dòng)收集材料，全面反映情況，確保嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)；二是遵循“取之有據(jù)，舍之有理”原則，及時(shí)鑒別、更新、補(bǔ)充歸檔材料，確保準(zhǔn)確完整；三是健全完善借閱制度，確保及時(shí)收回；四是規(guī)范檔案使用，延長(zhǎng)使用壽命，確保檔案安全。

3.3人事檔案內(nèi)容體現(xiàn)差異性。礦建施工企業(yè)從業(yè)人員多，對(duì)不同專業(yè)、領(lǐng)域人員的需求變化快。由于崗位責(zé)任、素質(zhì)要求、考核評(píng)價(jià)等不同，不同人員人事檔案的內(nèi)容要有所側(cè)重；而同一人的人事檔案，有的內(nèi)容可以作為公共信息，有的卻只能高度保密。所以，應(yīng)該根據(jù)各人情況增加反映個(gè)性特點(diǎn)的資料，使人事檔案內(nèi)容更加貼近實(shí)際、更能適應(yīng)需求，從而提高人事檔案的實(shí)際價(jià)值和利用效率。

3.4提高信息化管理水平。信息化管理可以提高人事檔案管理效率和質(zhì)量，也是大勢(shì)所趨。針對(duì)人員變化快、種類多、數(shù)量大的實(shí)際，企業(yè)應(yīng)建立以人事檔案信息為基礎(chǔ)的員工信息系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化。一是通過(guò)電子掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等多媒體設(shè)備，將人事檔案內(nèi)容數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向全文本電子檔案轉(zhuǎn)變。二是健全完善相關(guān)措施，防范電子文檔容易修改的問(wèn)題，確保檔案內(nèi)容的原始、真實(shí)和完整。

3.5建立人檔分離管理體制。人事代理制度成本低、效果好，利于人事管理事務(wù)的社會(huì)化、專業(yè)化、規(guī)范化。企業(yè)應(yīng)將“死檔棄檔”、“人檔脫節(jié)”人員（包括改制破產(chǎn)單位置換身份人員）人事檔案統(tǒng)一移交人事檔案管理中心，改革目前的“人檔合一”模式。對(duì)企業(yè)而言，可減輕人才引進(jìn)、職稱評(píng)審、檔案管理等大量事務(wù)性工作；對(duì)各類人才而言，個(gè)人不再是“單位所有”，流動(dòng)更加方便，利于保障個(gè)人權(quán)益。

礦建施工企業(yè)以最大限度激發(fā)員工創(chuàng)造力、實(shí)現(xiàn)最佳經(jīng)濟(jì)效益、促進(jìn)企業(yè)和諧發(fā)展為目標(biāo)，但人才是企業(yè)發(fā)展的核心要素。只有不斷提升人事檔案管理質(zhì)量，將靜止的人才信息動(dòng)態(tài)化，有效開(kāi)發(fā)和管理人力資源，形成具有企業(yè)特色的人事檔案管理體系，才能更好地服務(wù)于企業(yè)和員工的共同發(fā)展。

作者簡(jiǎn)介：袁婷華（1972-），女，江蘇沛縣人，管理學(xué)學(xué)士，中煤第五建設(shè)有限公司經(jīng)濟(jì)師，主要從事人力資源開(kāi)發(fā)與管理研究。

朱曉光（1972-），男，江蘇徐州人，本科，中煤第五建設(shè)有限公司第一工程處人力資源科，主要從事人力資源開(kāi)發(fā)與管理研究。

（作者單位：中煤第五建設(shè)有限公司）