關(guān)于應(yīng)用ERP系統(tǒng)提高物資管理效率的有關(guān)問題探討

【摘 要】 ERP系統(tǒng)在現(xiàn)代許多企業(yè)中都是一種常用的管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)對于提高公司的物資管理水平和物資管理效率有著很大的作用，也有利于企業(yè)精細化管理的實施，促進企業(yè)經(jīng)濟水平和管理水平的提高。所以本文中就針對ERP系統(tǒng)在提高物資管理效率相關(guān)方面的問題做簡單的介紹。

【關(guān)鍵詞】 ERP系統(tǒng) 物資管理效率

前言：

ERP系統(tǒng)是企業(yè)資源管理系統(tǒng)的英文縮寫，該系統(tǒng)是一種及現(xiàn)代信息化技術(shù)和先進管理水平為一體的新型管理系統(tǒng)，主要以財務(wù)為核心部分，以項目管理作為載體，而物資和設(shè)備的管理則是系統(tǒng)實施的地方，再加上銷售等環(huán)節(jié)的配合，這就是ERP系統(tǒng)的整體構(gòu)架。ERP系統(tǒng)在現(xiàn)代好多企業(yè)的管理中都起到了積極的作用，尤其是它的一些控制功能對于流程的管理和規(guī)范以及庫存的管理方面都起到了不可替代的作用，但是ERP系統(tǒng)也存在著一些不足之處，需要進一步的深化和探索。

1. ERP系統(tǒng)在提高物資管理效率方面所起的作用

ERP系統(tǒng)在企業(yè)的物資管理方面有著很重要的作用，具體來講可以分為一下幾個方面：

1.1規(guī)范物資管理工作的具體流程

物資管理工作流程復(fù)雜和混亂對于物資管理水平帶來了很大影響，阻礙了物資管理效率的提高。通過對于物資管理業(yè)務(wù)工作流程的調(diào)整和規(guī)范，可以大大提高物資管理工的效率，具體的可以根據(jù)企業(yè)內(nèi)部控制管理上的額權(quán)責(zé)分離和實際操作規(guī)范等方法來進行調(diào)整，但前提一定要遵循有關(guān)管理工作的基本原理和規(guī)定，在原有基礎(chǔ)之上進行有效地調(diào)整和規(guī)范，達到提高管理效率的效果。

1.2規(guī)范物資編碼的使用

物資編碼的使用對于提高物資管理效率帶來了很大的飛躍，物資編碼可以改變原來靠單一的手工業(yè)務(wù)或者是小范圍的信息系統(tǒng)所帶來的不便，但是物資編碼使用的不規(guī)范也會帶來適得其反的效果，在物資編碼使用過程當(dāng)中出現(xiàn)了一物多碼甚至是計量單位的不統(tǒng)一等現(xiàn)象，所以加大物資編碼的規(guī)范使用也是必不可少的工作。

1.3事前對于財務(wù)工作實行控制

企業(yè)的物資管理工作中必不可少的會遇到許多的財務(wù)工作方面的問題，對于所有財務(wù)工作實行事前控制就會提高管理的效率，縮短管理時間。在整個ERP系統(tǒng)的管理中，不管是項目管理還是設(shè)備的管理，只要涉及到物資需求方面的都做到提前預(yù)算、提前報銷、提前控制，這樣就能在物資管理的工作中大大減少財務(wù)管理工作的時間，對于提高物資管理工作的效率有很大的作用。

1.4對于零庫存物資管理問題的解決

對于企業(yè)的物資管理來說，庫存量的多少往往是一個很難掌握和解決的問題，為了解決庫存的問題現(xiàn)在許多企業(yè)采取了代儲代銷和超市化等零庫存模式的經(jīng)營管理的方法，而在ERP系統(tǒng)中則是以供應(yīng)商寄售物資的形式來對物資的儲量進行管理，因為寄售物資并不是企業(yè)自己的物資，也不會影響企業(yè)的庫存積壓，企業(yè)也就不會出現(xiàn)庫存量大占用企業(yè)資金等問題，從而有利于企業(yè)資金的周轉(zhuǎn)和物資管理效率的提高。

1.5實時掌握庫存材料的成本

對于企業(yè)來說，一般不可能只有一種或是幾種材料的購買，通常涉及到材料的采購種類比較多，從而就產(chǎn)生了許多的采購費用和與其相關(guān)的其他費用。因為不同的費用都由不用的開票單位，各種開票單位繁多，對于企業(yè)掌握庫存材料成本來說比較麻煩，而ERP系統(tǒng)針對不同單位的開票金額根據(jù)采購合同的入庫量為標準，統(tǒng)一在財務(wù)采用了“事后借記”的項目，財務(wù)系統(tǒng)就會自動的將各種冗雜的費用追加到庫存材料的成本上去，這樣企業(yè)就可以做到實時掌握庫存材料的成本。

2. 現(xiàn)代ERP系統(tǒng)在物資管理方面存在的問題

隨著RP系統(tǒng)在物資管理方面應(yīng)用范圍的不斷擴大，該系統(tǒng)也給企業(yè)創(chuàng)造了更高的利益，但是其也存在著一些問題和不足。因為對于RP系統(tǒng)來說，其信息應(yīng)用效果的好壞不直接取決于信息技術(shù)和資金投入等因素，其系統(tǒng)實施的成敗管教要看“軟件問題”，其中包括企業(yè)實施主體對ERP作用和實施過程的認知程度，實施團隊中人員的素質(zhì)、經(jīng)驗和能力，項目實施流程是否有科學(xué)的規(guī)范和標準，ERP項目前中后期各個階段的評價方法和相應(yīng)的監(jiān)控措施，ERP項目實施效果綜合評價方法等等。

目前，物資管理中主要存在下列問題：一是效率不高。由于需要從不同的角度對廢舊物資的采購、銷售、入庫、出庫、日周月報等進行統(tǒng)計匯總，因此同一份單據(jù)需要計算多次，重復(fù)工作多，花費時間長，且易出現(xiàn)錯誤。二是時效性不強。無法及時或得到相關(guān)信息（詳細的及統(tǒng)計的信息）。目前僅能做到周報。三是無法共享數(shù)據(jù)。連接客戶/用戶-經(jīng)營銷售-生產(chǎn)車間-倉庫的最主要的單據(jù)就是稱重檢斤單和驗質(zhì)單，目前各單位無法共享同一套稱重檢斤單和驗質(zhì)單上數(shù)據(jù)。四是缺乏規(guī)范的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)定義及管理機制。綜合利用處的倉庫大且分散，由于多方面條件限制，短期內(nèi)很難將各生產(chǎn)車間、倉庫、機關(guān)等單位的計算機聯(lián)網(wǎng)。這對后期的管理信息化造成了不利影響。正因為存在上述問題，我們分析一些關(guān)鍵技術(shù)未能很好解決。一是在數(shù)據(jù)同步方面要集中解決由于廠內(nèi)業(yè)務(wù)經(jīng)人工操作會有一定的延遲，當(dāng)前記錄在案的數(shù)據(jù)只是臨時存儲，等到最后確認不再改變后才能存儲到數(shù)據(jù)庫永久保存；在記錄和最后確認提交的過程中要有一個時間段的設(shè)置，用來同步數(shù)據(jù)共享，這個功能的實現(xiàn)要可以依靠現(xiàn)成的組件技術(shù)，也可以靠開發(fā)人員自己編寫一個功能類來實現(xiàn)。二是關(guān)于數(shù)據(jù)標準化和規(guī)范化問題，要設(shè)計邏輯清晰的數(shù)據(jù)字典和數(shù)據(jù)表，達到對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理。

3. 針對ERP系統(tǒng)在物資管理方面存在問題的解決措施

3.1系統(tǒng)功能模塊的改善

系統(tǒng)功能模塊要根據(jù)需求來設(shè)立，物資管理系統(tǒng)共需要進行嚴格的功能模塊設(shè)計，這些功能模塊要詳細的說明各個用戶界面所要實現(xiàn)的功能以及作用，使用戶在使用之前有一個清晰的印象。一般的物資管理系統(tǒng)模塊需要有：購貨管理（購貨合同管理、進貨統(tǒng)計報表）、庫存管理（入庫管理、出庫管理、庫存統(tǒng)計報表）、銷售管理（銷售合同管理、銷售統(tǒng)計報表）、基礎(chǔ)信息維護（商家信息管理、產(chǎn)品信息管理）；根據(jù)企業(yè)的需求增加不同特色的功能。

3.2加強物資管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)規(guī)范化研究

物資管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)規(guī)范化具體要做到數(shù)據(jù)元素標準化、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)標準化、數(shù)據(jù)存儲標準化、輸入輸出標準化等四個方面。

數(shù)據(jù)元素標準化就是數(shù)據(jù)元素是數(shù)據(jù)處理的最小單位，數(shù)據(jù)元素標準化是數(shù)據(jù)規(guī)范化的基礎(chǔ)。這里需要在企業(yè)數(shù)據(jù)庫建立之前對數(shù)據(jù)進行分解。

數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)標準化可以理解為，如果說數(shù)據(jù)元素是貨物，那么數(shù)據(jù)庫就是存儲貨物的柜子，而數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)標準化就是定義柜子里抽屜的布局。

數(shù)據(jù)存儲標準化具體又分為編碼標準化、存儲格式標準化兩個不同的內(nèi)容。編碼標準化。電子數(shù)據(jù)信息都用一定的編碼格式保存，常見的有GB2312、UTF-8、BIG5、ISO-8859-1等等，在實際的使用中，可以根據(jù)企業(yè)數(shù)據(jù)的閱讀對象決定使用編碼。存儲格式標準化。企業(yè)數(shù)據(jù)電子信息一般有特定的軟件產(chǎn)生，這些軟件又具有自身特定的格式，如微軟Office系列產(chǎn)生的格式有doc、xls、ppt等等。

輸入輸出標準化，數(shù)據(jù)的輸入輸出標準化是為了保證數(shù)據(jù)的可讀性，兩者在一定程度上相似，需要遵循最簡化原則、步步校驗原則、穩(wěn)定原則。

結(jié)語：

對于企業(yè)的物資管理來說涉及到的內(nèi)容比較多，其中存在的問題也比較多，所以提高物資管理水平和物資的管理效率就成了現(xiàn)在企業(yè)發(fā)展中必不可少的工作。各個企業(yè)在提高物資管理效率問題上也在嘗試采取不同的管理辦法，但是一直效果都不是十分顯著，ERP系統(tǒng)的出現(xiàn)卻給企業(yè)物資管理效率的提高帶來了很大的便利，這也一下變成了所以企業(yè)物資管理方面紛紛采取的方法和模式，雖說其中存在一定的問題，不過經(jīng)過不斷的努力和創(chuàng)新，一定會有更高的進步和發(fā)展。

參考文獻：

[1] 金志峰.ERP物資管理中的問題及對策工作的影響.中國機械工業(yè)出版社.2010.

[2] 徐志煒.ERP系統(tǒng)在物資管理中存在問題探討.包頭職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報.2011.02.

（作者單位：黑龍江省電力科學(xué)研究院）