試論會(huì)計(jì)電算化下財(cái)務(wù)系統(tǒng)的內(nèi)部控制

【摘 要】 本文探討了會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)應(yīng)用中存在的問題，強(qiáng)調(diào)必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制，以保證財(cái)務(wù)實(shí)行電算化后的系統(tǒng)正常、安全、有效的運(yùn)行。

【關(guān)鍵詞】 會(huì)計(jì)電算化 內(nèi)部控制

1. 會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的變化

1.1內(nèi)部控制的組織形式發(fā)生了變化，控制范圍擴(kuò)大在電算化會(huì)計(jì)環(huán)境下，授權(quán)控制是最主要的組織原則。內(nèi)部控制的形式已經(jīng)由原來的制度控制轉(zhuǎn)變?yōu)橹贫瓤刂坪统绦蜍浖刂啤?/p>

1.2內(nèi)部控制的數(shù)據(jù)處理方式發(fā)生了變化在電算化會(huì)計(jì)環(huán)境下，只需錄入原始數(shù)據(jù)或通過外部系統(tǒng)轉(zhuǎn)入機(jī)制憑證并在計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件的指導(dǎo)下進(jìn)行會(huì)計(jì)分錄，通過憑證的審核、修改、確認(rèn)，由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成打印輸出，科目匯總、借貸平衡等工作均由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成，同時(shí)可以根據(jù)需要生成會(huì)計(jì)報(bào)表。大大降低了財(cái)務(wù)人員的工作量，也避免了計(jì)算加總等工作出現(xiàn)的錯(cuò)誤。

1.3數(shù)據(jù)記錄方式和保存介質(zhì)的變化帶動(dòng)內(nèi)部控制的變化在電算化會(huì)計(jì)工作環(huán)境下，數(shù)據(jù)保存介質(zhì)是“磁盤”，磁性介質(zhì)。磁性介質(zhì)的采用節(jié)約了數(shù)據(jù)的保存空間，也使數(shù)據(jù)的存取方便了許多，同時(shí)通過數(shù)據(jù)拷貝、轉(zhuǎn)入等方法避免了手工記錄中出現(xiàn)重復(fù)記錄的現(xiàn)象。磁性介質(zhì)的保存除了需要紙介質(zhì)保存所需的部分工作外，還要進(jìn)行防病毒、防磁化等工作。由于磁盤存在著物理易損性，需要對(duì)磁盤進(jìn)行備份工作。

2. 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制存在的問題

2.1職務(wù)相分離，職權(quán)不相容原則的重要性下降，電算化后，“職務(wù)相分離，職權(quán)不相容”原則的重要性下降甚至得不到遵循。

由于系統(tǒng)操作的高度集中，許多崗位可以合并，許多手續(xù)合并到計(jì)算機(jī)統(tǒng)一執(zhí)行，會(huì)計(jì)工作人員大大減少，從而使一些不相容的職務(wù)得不到分離，降低了工作人員相互牽制的效力。

2.2會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)授權(quán)存在安全隱患

傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)授權(quán)下，對(duì)于每一項(xiàng)業(yè)務(wù)的每個(gè)環(huán)節(jié)都有相應(yīng)工作人員的簽名或印章。簽名或印章的仿寫、仿造具有一定的難度。但會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)授權(quán)方式是口令授權(quán)，因而稍懂計(jì)算機(jī)知識(shí)的財(cái)務(wù)人員可以繞過財(cái)務(wù)軟件的相關(guān)控制措施，通過打開計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫進(jìn)入財(cái)務(wù)報(bào)表等系統(tǒng)。

2.3會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)執(zhí)行主體和保存介質(zhì)存在安全隱患

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)執(zhí)行主體是計(jì)算機(jī)。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)由硬件和軟件構(gòu)成。一旦硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障或因停電等其它非人為原因，將導(dǎo)致數(shù)據(jù)不能被處理，會(huì)計(jì)工作不能進(jìn)行，如軟件質(zhì)量出現(xiàn)問題將會(huì)影響到數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確和速度：若程序中出現(xiàn)嚴(yán)重的病毒，將會(huì)嚴(yán)重危害系統(tǒng)的安全，若不能及時(shí)排除病毒很有可能擴(kuò)大損失。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)主要保存在計(jì)算機(jī)的磁盤或者外在軟盤、光盤中，一旦磁介質(zhì)由于受熱、受潮、折損等原因出現(xiàn)損壞，保存的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)將會(huì)丟失。

2.4網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制出現(xiàn)新的問題網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是一個(gè)開放的環(huán)境，在這個(gè)環(huán)境下，任何信息在理論上都有可能被訪問到。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下，會(huì)計(jì)信息通過物理通信線路傳輸存在著很大的安全隱患。

2.5會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下差錯(cuò)的重復(fù)性和蔓延性傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)下，由于數(shù)據(jù)處理環(huán)節(jié)相對(duì)分散，一個(gè)環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤，下一個(gè)環(huán)節(jié)還可以發(fā)現(xiàn)并更正。但是，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理集中化、自動(dòng)化，數(shù)據(jù)可以轉(zhuǎn)入、拷貝，因此一個(gè)業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤往往會(huì)重復(fù)出現(xiàn)幾次，從一個(gè)環(huán)節(jié)蔓延至其它環(huán)節(jié)，導(dǎo)致整個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)失真，使得錯(cuò)誤的嚴(yán)重性加大。

3. 加強(qiáng)和完善會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的若干對(duì)策

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制是內(nèi)部審計(jì)工作的一部分，內(nèi)部控制的好壞成敗將決定著企業(yè)經(jīng)營管理的得失成敗。在我國，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)尚處于初級(jí)階段，加強(qiáng)和完善會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)將是十分重要和必要的。

3.1加強(qiáng)和完善會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度

3.1.1加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)業(yè)務(wù)人員組織控制在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)環(huán)境下，要對(duì)手工系統(tǒng)環(huán)境下的結(jié)構(gòu)作出調(diào)整，對(duì)各類會(huì)計(jì)崗位進(jìn)行重新的劃分，在授權(quán)過程中運(yùn)用內(nèi)部審計(jì)，按照權(quán)、責(zé)、利相結(jié)合原則建立崗位責(zé)任制。對(duì)財(cái)務(wù)軟件的開發(fā)人員、維護(hù)人員和會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)操作員、出納員進(jìn)行合理的崗位分工。形成三類工作崗位：系統(tǒng)設(shè)計(jì)與維護(hù)崗位、賬務(wù)處理崗位和專業(yè)核算崗位，堅(jiān)持不相容崗位相分離原則。

3.1.2加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)操作和維護(hù)控制會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)操作和維護(hù)控制主要是通過制定一套完整而嚴(yán)格的操作和維護(hù)規(guī)程來實(shí)現(xiàn)的。規(guī)程應(yīng)包括操作的具體流程，各環(huán)節(jié)的主要分工和職責(zé)，注意事項(xiàng)，維護(hù)的時(shí)間和方面，維護(hù)的程序等內(nèi)容。

3.1.3加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)檔案管理會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)檔案主要是指打印輸出的各種賬簿、報(bào)表、憑證、存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和程序的軟盤及其他存儲(chǔ)介質(zhì)。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)在處理業(yè)務(wù)時(shí)所產(chǎn)生的各種賬簿、報(bào)表、憑證均應(yīng)由專人管理，并制定相應(yīng)的管理制度。磁性介質(zhì)必須及時(shí)進(jìn)行備份，并做好防止計(jì)算機(jī)病毒侵襲的工作。

所有財(cái)務(wù)檔案均應(yīng)做好放火、防潮、防塵、防盜等工作，并定期盤點(diǎn)整理。磁性介質(zhì)還要進(jìn)行防磁工作。

3.1.4加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)工作人員的職業(yè)道德建設(shè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的實(shí)施主體是“人”，因此，道德規(guī)范、行為準(zhǔn)則、能力素質(zhì)的建設(shè)應(yīng)直接納入內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)的內(nèi)容。企業(yè)管理者應(yīng)當(dāng)重視對(duì)財(cái)務(wù)工作人員的選用與培養(yǎng)，增強(qiáng)財(cái)務(wù)工作人員的職業(yè)道德水準(zhǔn)和業(yè)務(wù)水平，達(dá)到會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的主體誠信。

3.2加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作的控制會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作主要包括數(shù)據(jù)的輸入、數(shù)據(jù)的處理和數(shù)據(jù)的輸出。

對(duì)數(shù)據(jù)的輸入、處理、輸出過程的控制是保證會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)有效的關(guān)鍵。只有經(jīng)過核準(zhǔn)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)經(jīng)過正確的輸入，進(jìn)行恰當(dāng)?shù)奶幚砗瓦\(yùn)行，并及時(shí)地輸出，會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)自身的目標(biāo)。

3.2.1加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)輸入控制會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)輸入控制的重點(diǎn)在于建立適當(dāng)?shù)氖跈?quán)和審批機(jī)制，并對(duì)輸入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性進(jìn)行校驗(yàn)。通過設(shè)立專門的審核人員對(duì)系統(tǒng)每筆業(yè)務(wù)進(jìn)行合法性和準(zhǔn)確性的審核，從源頭上防止錯(cuò)誤和舞弊行為的發(fā)生，避免因錯(cuò)誤或舞弊導(dǎo)致的連環(huán)性、重復(fù)性錯(cuò)誤。采用編碼制度，會(huì)計(jì)科目統(tǒng)一編碼，不僅提高了錄入的速度和準(zhǔn)確性，而且規(guī)范了行業(yè)管理。

3.2.2加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)處理控制會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)處理控制的重點(diǎn)在于處理過程的適應(yīng)性控制、數(shù)據(jù)溢出性檢測(cè)、重大錯(cuò)誤糾正控制。建立系統(tǒng)處理的適應(yīng)性控制，允許軟件用戶在一定限度內(nèi)自由制定或改變會(huì)計(jì)政策，適應(yīng)企業(yè)自身的規(guī)模和環(huán)境；建立數(shù)據(jù)溢出性檢測(cè)以保證數(shù)據(jù)超出計(jì)算機(jī)容量而產(chǎn)生的數(shù)據(jù)損失，避免因數(shù)據(jù)溢出所造成的數(shù)據(jù)信息失真；操作過程中的失誤是在所難免的，因此，系統(tǒng)應(yīng)對(duì)用戶的某些操作做出再判斷和再確認(rèn)設(shè)計(jì)，以防止系統(tǒng)數(shù)據(jù)被執(zhí)行重大錯(cuò)誤操作。

3.2.3加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)輸出控制會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)輸出控制的重點(diǎn)在于輸出檢查控制和輸出文件的使用權(quán)限控制。定期或不定期的核對(duì)輸入信息與輸出信息的一致性。通過對(duì)憑證、賬簿、報(bào)表數(shù)據(jù)的查詢、打印，并進(jìn)一步的核對(duì)、檢查可以有效地預(yù)防利用計(jì)算機(jī)犯罪。系統(tǒng)輸出的會(huì)計(jì)資料中，有些資料屬于機(jī)密文件，未經(jīng)批準(zhǔn)授權(quán)任何人不得接觸機(jī)密文件，并應(yīng)建立嚴(yán)格的文件保管和登記制度，以防止惡意竊取和損壞重要機(jī)密的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。

電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，將使會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)不斷更新和完善。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)替代傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)是必然趨勢(shì)。目前，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)已經(jīng)在各個(gè)企事業(yè)單位、政府部門廣泛應(yīng)用。加強(qiáng)和完善會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制，將成為各個(gè)企業(yè)在財(cái)務(wù)工作中以及在整個(gè)企業(yè)經(jīng)營管理工作中必須考慮的一個(gè)問題，內(nèi)部控制的好壞將直接影響到企業(yè)的管理和效益。

（作者單位：哈爾濱鐵路局哈爾濱車輛段）