試論會計電算化下財務系統的內部控制

【摘 要】 本文探討了會計信息系統應用中存在的問題，強調必須加強會計電算化系統的內部控制，以保證財務實行電算化后的系統正常、安全、有效的運行。

【關鍵詞】 會計電算化 內部控制

1. 會計電算化系統內部控制的變化

1.1內部控制的組織形式發生了變化，控制范圍擴大在電算化會計環境下，授權控制是最主要的組織原則。內部控制的形式已經由原來的制度控制轉變為制度控制和程序軟件控制。

1.2內部控制的數據處理方式發生了變化在電算化會計環境下，只需錄入原始數據或通過外部系統轉入機制憑證并在計算機財務軟件的指導下進行會計分錄，通過憑證的審核、修改、確認，由計算機自動完成打印輸出，科目匯總、借貸平衡等工作均由計算機自動完成，同時可以根據需要生成會計報表。大大降低了財務人員的工作量，也避免了計算加總等工作出現的錯誤。

1.3數據記錄方式和保存介質的變化帶動內部控制的變化在電算化會計工作環境下，數據保存介質是“磁盤”，磁性介質。磁性介質的采用節約了數據的保存空間，也使數據的存取方便了許多，同時通過數據拷貝、轉入等方法避免了手工記錄中出現重復記錄的現象。磁性介質的保存除了需要紙介質保存所需的部分工作外，還要進行防病毒、防磁化等工作。由于磁盤存在著物理易損性，需要對磁盤進行備份工作。

2. 會計信息系統內部控制存在的問題

2.1職務相分離，職權不相容原則的重要性下降，電算化后，“職務相分離，職權不相容”原則的重要性下降甚至得不到遵循。

由于系統操作的高度集中，許多崗位可以合并，許多手續合并到計算機統一執行，會計工作人員大大減少，從而使一些不相容的職務得不到分離，降低了工作人員相互牽制的效力。

2.2會計電算化系統授權存在安全隱患

傳統手工會計授權下，對于每一項業務的每個環節都有相應工作人員的簽名或印章。簽名或印章的仿寫、仿造具有一定的難度。但會計電算化系統授權方式是口令授權，因而稍懂計算機知識的財務人員可以繞過財務軟件的相關控制措施，通過打開計算機財務數據庫進入財務報表等系統。

2.3會計電算化系統數據執行主體和保存介質存在安全隱患

會計電算化系統數據執行主體是計算機。計算機系統由硬件和軟件構成。一旦硬件系統出現故障或因停電等其它非人為原因，將導致數據不能被處理，會計工作不能進行，如軟件質量出現問題將會影響到數據處理的準確和速度：若程序中出現嚴重的病毒，將會嚴重危害系統的安全，若不能及時排除病毒很有可能擴大損失。會計數據主要保存在計算機的磁盤或者外在軟盤、光盤中，一旦磁介質由于受熱、受潮、折損等原因出現損壞，保存的會計數據將會丟失。

2.4網絡環境下會計電算化系統的內部控制出現新的問題網絡環境是一個開放的環境，在這個環境下，任何信息在理論上都有可能被訪問到。會計電算化系統下，會計信息通過物理通信線路傳輸存在著很大的安全隱患。

2.5會計電算化系統下差錯的重復性和蔓延性傳統手工會計系統下，由于數據處理環節相對分散，一個環節數據出現錯誤，下一個環節還可以發現并更正。但是，會計電算化系統數據處理集中化、自動化，數據可以轉入、拷貝，因此一個業務的數據錯誤往往會重復出現幾次，從一個環節蔓延至其它環節，導致整個系統數據失真，使得錯誤的嚴重性加大。

3. 加強和完善會計電算化系統內部控制的若干對策

會計電算化系統的內部控制是內部審計工作的一部分，內部控制的好壞成敗將決定著企業經營管理的得失成敗。在我國，會計電算化系統尚處于初級階段，加強和完善會計電算化系統將是十分重要和必要的。

3.1加強和完善會計電算化系統的內部控制制度

3.1.1加強會計電算化系統業務人員組織控制在會計電算化系統環境下，要對手工系統環境下的結構作出調整，對各類會計崗位進行重新的劃分，在授權過程中運用內部審計，按照權、責、利相結合原則建立崗位責任制。對財務軟件的開發人員、維護人員和會計業務操作員、出納員進行合理的崗位分工。形成三類工作崗位：系統設計與維護崗位、賬務處理崗位和專業核算崗位，堅持不相容崗位相分離原則。

3.1.2加強會計電算化系統操作和維護控制會計電算化系統操作和維護控制主要是通過制定一套完整而嚴格的操作和維護規程來實現的。規程應包括操作的具體流程，各環節的主要分工和職責，注意事項，維護的時間和方面，維護的程序等內容。

3.1.3加強會計電算化系統檔案管理會計信息系統檔案主要是指打印輸出的各種賬簿、報表、憑證、存儲會計數據和程序的軟盤及其他存儲介質。會計電算化系統在處理業務時所產生的各種賬簿、報表、憑證均應由專人管理，并制定相應的管理制度。磁性介質必須及時進行備份，并做好防止計算機病毒侵襲的工作。

所有財務檔案均應做好放火、防潮、防塵、防盜等工作，并定期盤點整理。磁性介質還要進行防磁工作。

3.1.4加強會計電算化系統工作人員的職業道德建設會計電算化系統的實施主體是“人”，因此，道德規范、行為準則、能力素質的建設應直接納入內部控制結構的內容。企業管理者應當重視對財務工作人員的選用與培養，增強財務工作人員的職業道德水準和業務水平，達到會計電算化系統的主體誠信。

3.2加強會計電算化系統業務操作的控制會計電算化系統業務操作主要包括數據的輸入、數據的處理和數據的輸出。

對數據的輸入、處理、輸出過程的控制是保證會計核算系統有效的關鍵。只有經過核準的會計業務經過正確的輸入，進行恰當的處理和運行，并及時地輸出，會計核算系統才能實現自身的目標。

3.2.1加強會計電算化系統輸入控制會計電算化系統輸入控制的重點在于建立適當的授權和審批機制，并對輸入數據的準確性進行校驗。通過設立專門的審核人員對系統每筆業務進行合法性和準確性的審核，從源頭上防止錯誤和舞弊行為的發生，避免因錯誤或舞弊導致的連環性、重復性錯誤。采用編碼制度，會計科目統一編碼，不僅提高了錄入的速度和準確性，而且規范了行業管理。

3.2.2加強會計電算化系統處理控制會計電算化系統處理控制的重點在于處理過程的適應性控制、數據溢出性檢測、重大錯誤糾正控制。建立系統處理的適應性控制，允許軟件用戶在一定限度內自由制定或改變會計政策，適應企業自身的規模和環境；建立數據溢出性檢測以保證數據超出計算機容量而產生的數據損失，避免因數據溢出所造成的數據信息失真；操作過程中的失誤是在所難免的，因此，系統應對用戶的某些操作做出再判斷和再確認設計，以防止系統數據被執行重大錯誤操作。

3.2.3加強會計電算化系統輸出控制會計電算化系統輸出控制的重點在于輸出檢查控制和輸出文件的使用權限控制。定期或不定期的核對輸入信息與輸出信息的一致性。通過對憑證、賬簿、報表數據的查詢、打印，并進一步的核對、檢查可以有效地預防利用計算機犯罪。系統輸出的會計資料中，有些資料屬于機密文件，未經批準授權任何人不得接觸機密文件，并應建立嚴格的文件保管和登記制度，以防止惡意竊取和損壞重要機密的會計數據。

電子計算機技術、網絡技術的不斷發展，將使會計電算化系統不斷更新和完善。會計電算化系統替代傳統的手工會計系統是必然趨勢。目前，會計電算化系統已經在各個企事業單位、政府部門廣泛應用。加強和完善會計電算化系統的內部控制，將成為各個企業在財務工作中以及在整個企業經營管理工作中必須考慮的一個問題，內部控制的好壞將直接影響到企業的管理和效益。

（作者單位：哈爾濱鐵路局哈爾濱車輛段）